淺論醫院檔案管理信息化建設

高曉燕　李仁霞

摘 要：如今，全球經濟一體化，信息科學技術的繁榮發展，均使得社會信息化發展有了長遠的進步，而且各類信息技術的普及與應用，也在潛移默化的影響著社會的各個方面，當然醫院發展管理也不例外。以醫院檔案管理工作為例，因時代的發展，人們觀念的轉變，社會對醫院管理，乃至檔案管理都提出了更高更新的要求，為此，新時期，醫院檔案管理工作必須緊隨時代發展腳步，全面展開信息化建設，以此來推動醫院日常管理的現代化發展。故文章就醫院檔案管理的信息化建設提出幾點建議。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化建設

醫院檔案作為醫療衛生系統中的一個重要構成資源，有著重大的開發利用價值，且新時期現代化醫療衛生管理，也需要以信息化檔案管理為前提，反之，信息化醫院檔案管理對推動醫院檔案管理朝著更加規范化、標準化與科學化的方向發展，也起著重要的作用。

1 提高檔案管理認識，明確檔案信息化建設地位

新時期，醫院檔案管理工作要想實現信息化建設，首先就必須從觀念認識中加以變化，提高對檔案管理的認識，明確醫院檔案信息化建設的地位，從而采取相應措施來推動醫院檔案管理的信息化。醫院檔案信息化建設重要性主要表現在：其一，便于醫院檔案信息化管理醫療工作的開展。在醫院眾多工作中，醫療服務是其一個重要內容，而醫院管理信息化的實現，則能很好的迎合醫療工作需求，準確充分發揮出醫院醫療工作作用，最終引導醫院檔案信息開發服務朝著更遠方向發展[1]；而且醫院檔案管理信息化的實現，還能確保患者信息的清晰化，為醫生準確判斷病情提供了有力的依據；其二，便于醫院內部各項管理工作的順利開展。新時期，醫院檔案管理工作水平的提升，對建設良好醫德醫風，杜絕不正風氣，強化醫院內部管理，促進醫院制度化與標準化發展，提高醫院內部各工作人員綜合素質，全面展開績效考核、崗位聘用，制定獎懲措施，均有著重要的推動作用。

2 建立相應規章制度，規范檔案管理信息化建設

第一，制定相應管理制度，以確保醫院電子文件信息的完整性與真實性。通常情況下，受各方面因素影響，電子文件在其形成、處理、管理、利用等一系列環節中時常出現信息丟失情況，故新時期，醫院在積極引信息安全技術的同時，還需就醫院檔案管理工作提出相應的管理制度，以確保信息安全技術能夠得到最大價值利用，從而在推動醫院檔案信息化建設的同時，確保檔案信息的完整性與真實性。如以法律規章制度形式就電子檔案管理利用標準加以明確，讓檔案管理員能“有章可循”，如貫徹落實衛生部的《電子病歷管理辦法》，規范電子病歷管理[2]。同時，為督促醫院內部檔案管理部門能按照各項規章制度做好對電子檔案與電子病歷的管理，還需以立法形式明確其管理制度，確保制度的法律效應與可行性，而且為避免電子檔案在后期管理、利用中因人員疏忽或是不確定文件價值，而導致部分有價值文件被刪除，在電子文件形成初期，相關檔案管理員就需對檔案內容進行備份處理，以此來從整體上確保醫院檔案信息資源的真實性、持久性與完整性[3]。

第二，構建醫院檔案信息化管理規范和標準。首先，制定相應規范和標準，確保醫院內部的一些文書檔案能夠順利轉化為電子檔案，并在具體結合醫院發展情況的基礎上，制定出滿足本院檔案管理工作的《電子文件管理辦法》，具體明確電子檔案的形成、收集與整理、鑒定的標準，規范檔案規范、分類與排列、保存，以此在電子檔案形成初期就基本實現科規范管理，減少后期管理難度[4]；其次，逐步健全醫院相關檔案信息價值的評估標準、文檔信息保密和相關責任制度以及文檔信息轉化為檔案信息的對應技術路線，以此來確保各項管理制度實施的連續性與有效性，從各方面規范醫院檔案的信息化管理；最后，引導、鼓勵醫院檔案管理員在電子文件形成初期，就嚴格落實相關監督指導智能，并將關于電子檔案鑒定、歸檔、保存與利用等管理內容納入到醫院管理信息集成系統中，進而在全面把握系統設計與操作技巧的基礎上，利用專門檔案信息接收管理平臺進一步實現對醫院檔案信息的實效性與可靠性的控制與維護。

3 加大基礎設施建設，構建檔案管理網絡信息化

當前，很大一部分醫院檔案資料，仍采用的是紙質或是照片的形式來保存的，而這種傳統是檔案存儲方式對空間、溫濕度與通風等條件均有著嚴格要求，使得檔案不僅保存時間短，且存在著眾多不確定因素，一旦出現地震或火災等自然災害，極易造成檔案資料的丟失。為此，在醫院檔案管理信息化建設中，首先就需逐步加大對其檔案管理基礎設施的建，加大人力、物力與財力的投入，配置大量檔案信息化管理蘇必須的設備與設施，如數碼攝像機、音視頻數字化采集和轉換設備、存儲設備等現代化設備等，以此來滿足信息化時代中各類檔案資源的采集、整理與管理、利用等需求，逐步推動醫院檔案的信息化管理；其次，構建科學合理的信息檢索體系。新時期，醫院要想實現檔案信息化管理，還必須開發出高效的信息檢索工作，以實現多關鍵詞檢索、模糊檢索與多角度、多范圍檢索，如借鑒知網、萬方等知名觳數據庫模式研發出適合醫院檔案管理的檢索工作，另外，還需積極利用互聯網檢索功能，把相關檔案資源上傳至互聯網，或是借助醫院局域網讓醫院內部員工可隨時隨地查閱相關檔案資料，以最大限度實現各類檔案資源的共享[5]；最后，醫院需積極引進并利用最新網絡信息技術，把醫院檔案管理同醫院辦公自動化有機連接在一起，構建統一網絡平臺，以此來促進各醫院間與各醫院內部對其檔案資源的有效開發與利用，便于醫院檔案信息資源的交流與共享，以免因工作重復而導致大量資源浪費，相對減少檔案管理員的工作量，提高工作效率。如某三級乙等腫瘤專科醫院，共開放500余張床位，有12個臨床護理單位與11個特殊護理單位，而護理人員有370人，該醫院自2012年在護理管理工作中應用電子技術檔案之后，管理效果有了明顯的提升，其中，后期電子檔案更新一次僅需花費（4.56±1.28）h，明顯少于2012年紙質檔案一次更新時間的（15.58±1.75）h，且電子檔案資料保存完整度與患者滿意度分別是98.24%、99.07%，均顯著高于紙質檔案的92.29%、88.97%，可見，電子檔案的形成，可更好的為管理者提供信息，提升檔案管理與護理管理效率。

總之，檔案管理工作在醫院日常管理工作中占據著不可忽視的地位，而逐步提升其管理水平，利用各種先進管理手段，對推動醫院檔案管理信息化發展則有重大的作用。為此，醫院各級領導與檔案管理員需逐步提升對檔案管理的認識，明確檔案管理信息化建設的必要性，進而結合醫院情況制定對應規章制度，規范檔案管理信息化建設，同時，加大基礎設施建設，構建檔案管理網絡信息化，以此來全面實現醫院檔案管理的信息化建設，推動醫院的現代化、信息化管理水平。

參考文獻

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