信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改革

劉娟

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展帶來了各個(gè)管理領(lǐng)域的信息化發(fā)展，信息化的管理模式在實(shí)際的運(yùn)用過程中，擁有高效、便利的絕對優(yōu)勢。檔案管理信息化發(fā)展同樣帶來了明顯的優(yōu)勢。本文通過闡述檔案管理信息化的內(nèi)涵，分析當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的實(shí)際情形，提出檔案管理信息化發(fā)展的改革措施。

關(guān)鍵詞：信息化；機(jī)關(guān)單位；檔案管理

當(dāng)前，信息化在我國各行各業(yè)均得到了深入的發(fā)展和運(yùn)用，這也是我國整體信息化水平高度發(fā)展和進(jìn)步的標(biāo)志。機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化發(fā)展正歷經(jīng)著持續(xù)的改革和創(chuàng)新突破，隨著信息化進(jìn)程的加快，眾多的社會(huì)管理工作均已建立在信息化的基礎(chǔ)之上。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，也在逐漸由傳統(tǒng)手工登記的方式，向著信息化管理的方式改革。傳統(tǒng)手工登記造冊的檔案管理已不再適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境，信息化帶來了全社會(huì)各行各業(yè)工作效率的極大提升。這就要求檔案管理工作也需要跟上時(shí)代的腳步，實(shí)現(xiàn)信息化與高效性。

1 檔案管理信息化的意義

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。有效的檔案采集、整理、保存和查詢工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展有著積極的促進(jìn)作用。在信息化背景下，檔案管理工作采用了科學(xué)化、信息化的發(fā)展方式，這也是事業(yè)單位檔案管理模式改革的主要方向。而當(dāng)前，我國大部分事業(yè)單位中，檔案管理信息化正面臨著一些問題。比如：檔案并未完全實(shí)現(xiàn)信息化，數(shù)字檔案文書的內(nèi)容并不完善，需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理。而如何更有效的利用信息化的手段，完善單位檔案管理工作是當(dāng)前需要繼續(xù)解決的問題，也是信息化背景下，創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容。

2 檔案管理信息化在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的必要性

（1）有利于工作效率提升

傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙張、照片或者錄像均是分散保存，查詢的過程中，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力，且存在著管理不便、保管時(shí)間有限的問題。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情形，在數(shù)以萬計(jì)的文書中，若是不能采用信息化的管理模式，將會(huì)讓檔案管理工作十分的繁重且效率低下。而檔案管理信息化改革將能夠大大的提升管理工作的效率，節(jié)省諸多的實(shí)際書寫時(shí)間。比如文件的起草、簽發(fā)、跟蹤、歸檔等工作將能夠通過計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，全程的實(shí)現(xiàn)信息化。不僅有效的縮短了流程時(shí)間，還能夠大量的節(jié)省人力、物力和財(cái)力。

（2）利于信息的共享和交流

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存儲、運(yùn)輸和查閱時(shí)均存在極大的不便性，也不利于共享和交流。而信息化的檔案管理解決了這一難題，數(shù)字化的檔案信息能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)便利的查閱、共享和交流。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，查閱檔案文獻(xiàn)不僅款姐而且準(zhǔn)確率高。如此便能很好的實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間的合作和交流，保證了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。

（3）利于檔案保存工作的穩(wěn)定性

紙質(zhì)的檔案容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響，一旦保管出現(xiàn)差錯(cuò)，將會(huì)造成檔案的破壞，若是重要的檔案文獻(xiàn)將會(huì)造成無法挽回的損失。而信息化的電子檔案，在保存時(shí)間和安全性上不會(huì)受到自然環(huán)境的影響。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不僅保存方便，而且使用壽命長，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，節(jié)省了大量的現(xiàn)實(shí)物理空間，在提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效益方面起到了積極的意義。

3 檔案管理信息化在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革路徑

（1）加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作者綜合素質(zhì)的提升

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的過程，也是其整體管理工作改革和創(chuàng)新的過程。將檔案管理信息系統(tǒng)納入到整體的管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率的提升是顯而易見的。注重培訓(xùn)是促進(jìn)檔案管理工作者能力提升的重要手段，也是提高檔案管理工作者基本素質(zhì)的重要方式。這就需要機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作者，精通電腦、懂得如何有效的利用管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效的工作。要想取得檔案管理工作的改革和創(chuàng)新突破，就需要通過各種培訓(xùn)不斷的提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，全面推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展。

（2）完善檔案管理制度

當(dāng)前，在我國檔案管理工作領(lǐng)域，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作尚存在著一些明顯的問題。比如，管理工作存在著一些薄弱的環(huán)節(jié)，甚至還有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作并不重視，管理人員思想落后，主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，相關(guān)制度缺失。這就造成了檔案管理工作有效性較差的現(xiàn)實(shí)。因此，要完善單位的檔案管理工作，就需要建立規(guī)范化的管理制度，完善整個(gè)檔案管理體系，對整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)定期的考核，建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，方能從根本上解決事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范性與系統(tǒng)性的問題，也才能從根本上實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。

（3）完善檔案管理信息化系統(tǒng)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，于檔案管理本身而言，管理者的基本素質(zhì)是軟件，而信息化的管理系統(tǒng)設(shè)備是硬件。因此，想要提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化水平，建立運(yùn)轉(zhuǎn)流暢的檔案管理信息化系統(tǒng)是最重要的內(nèi)容。只有在提高信息化系統(tǒng)水平的前提下，才能充分發(fā)揮檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的效益。檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)用性、便利性和管理有效性，是實(shí)現(xiàn)高效檔案管理工作的前提。只有保障信息化系統(tǒng)的順利運(yùn)行，并能夠方便、安全、高效的檢索和查閱，才符合檔案管理信息化建設(shè)改革的初衷，才能保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作改革的順利進(jìn)行。可見，任何一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位，要想持續(xù)的完善檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，需要優(yōu)先提高硬件設(shè)施的水平。

綜上所述，不斷改革和完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位均應(yīng)充分利用當(dāng)前的信息技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)階段，檔案管理工作均已進(jìn)入全面信息化建設(shè)的階段，積極汲取相關(guān)成功的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，是機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化改革的有效路徑。

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