淺談高校檔案信息化

陳瓊

摘 要：信息化已成為國際競爭的主戰場，而檔案作為“信息資源之源”，是社會信息資源的重要組成部分。高速發展的信息時代，高校檔案工作也必須與時代同步發展。目前高校檔案管理隨著高等教育和信息技術的迅猛發展也正逐步向無紙化、信息化發展，但高校檔案信息化建設總體發展緩慢，且發展不平衡。如何進一步加快高校檔案信息化建設是高校檔案信息工作者需要不斷思考的問題。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設

中圖分類號：G270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）36-0304-02

前言

1993年，現任美國副總統阿爾·戈爾提出了建設信息高速公路的構想，并出臺了著名的國家信息基礎設施計劃（NII）（National Information Infrastructure），俗稱信息高速公路計劃。該計劃的實施給美國帶來了顯著的成效，引起全球的強烈反響，于是各國也開始紛紛效仿。中國也對此作出了積極響應，1995年9月中共中央十四屆五中全會提出了“加快國民經濟信息化進程”的號召。2000年12月，國家檔案局和中央檔案館聯合印發《全國檔案事業發展“十五”計劃》，將檔案信息化建設作為未來相當長一段時間發展的戰略重點。2002年11月，《全國檔案信息化建設實施綱要》出臺，并明確“十五”期間全國檔案信息化建設的總體目標和主要任務，為檔案信息管理工作指明了方向，提供了依據。因此，信息化發展自20世紀90年代以來也漸漸融入到高校檔案中，高校檔案信息化管理是時代發展的必然產物。順應新時代發展的要求，切實考慮高校檔案信息化建設中存在的問題，是新時代高校檔案工作面臨的新挑戰。

一、高校檔案信息化建設的必然性

信息化是現代社會和世界經濟發展的必然趨勢。高校檔案部門擔負著存儲、管理高校黨務、政務信息系統和數字化校園產生的電子文件、檔案信息的職能。

近幾年來，全國各地反腐工作全方位推進，相關工作也在各高校陸續展開，諸如“裸官”清理和財產登記等此類工作需要檔案信息的支持。但目前很多高校仍然停留在紙質材料的收集、查閱以及簡單的電子文檔填寫，并沒有一個動態的網絡環境來實現數據的傳遞與共享，相對復雜和緊迫的任務對高校來講就顯得比較吃力。高校檔案信息資源是國民經濟發展中一項不可或缺的戰略性資源，加強高校檔案信息化建設是將資源共享加以實現的必然趨勢，檔案部門的工作必然將由原來傳統的手工管理模式，走向網絡化數字化管理模式，以適應社會的發展需要。

二、高校檔案信息化建設現狀

隨著計算機技術、多媒體技術的廣泛應用，辦公自動化系統的普及，高校在各項工作中產生了大量的電子文件。檔案的內容和形式已不再是局限于傳統意義上的紙質材料，出現了移動硬盤、光盤、微縮膠片等新的存儲介質，高校檔案管理工作也正在由原來的純手工操作逐步向計算機管理邁進。

檔案信息化工程在各高校已全面展開，但進展情況不一，大體情況如下：

（一）資金投入不足

高校檔案信息化建設的基礎設施主要包括計算機、服務器、存儲器、路由器、掃描儀、交換機、信息安全系統、操作系統及數據庫管理系統等，這些設備大多價格昂貴。對于財政預算主要經費來源的文化事業單位的檔案部門來講，資金缺乏、投入有限。“巧婦難為無米之炊”，硬件基礎直接關系到整體檔案信息化建設的進程。加之，目前中國整個檔案部門信息化建設仍然表現為：有限的投資未合理分配，片面地追求設備的先進程度，而忽視技術的成熟程度，忽視設施與利用能力之間的平衡，造成設備利用率低下。盲目投資，造成配置不合理，也加劇了資金投入不足的問題，制約著高校檔案信息化建設。

（二）檔案信息化程度低

目前多數高校檔案信息化進程仍然只停留在電子文件目錄，而沒有全文信息，檔案信息管理系統沒有融入到學校的整體自動化系統中。計算機只是手工作業的輔助工具，并不是用于處理檔案信息數據。檢索工作主要還是通過查看目錄，然后依靠手翻、眼看、大腦判斷來進行。檔案信息處理過程中未進行OCR識別，只是進行簡單的掃描、上傳，無法實現全文檢索。這種工作模式相對簡單，人人可以勝任，但是檢索速度慢，效率低。在面對任務緊迫、難度大、較為復雜的檢索課題時這種工作模式就難以滿足要求。

（三）專業人才匱乏

中國目前尚處于轉型時期，各方面的專業人才都相對缺乏，高校檔案人員也不例外。高校檔案信息化管理是一項對技術含量和專業知識有較高要求的現代化管理方式，然而，大多數高校的檔案信息管理人員對檔案管理以及可能涉及到的計算機的相關知識知之甚少。目前，人員分布主要有以下兩種類型：一是專業不對口、學歷偏低，對網絡、計算機技術略知一二，但并沒有檔案信息化管理的專業知識和技術水平；二是即將退休的教職工，他們知識相對老化，對計算機的應用相對困難。目前，高校檔案工作人員在知識結構、人才結構和能力結構等方面都還不能適應信息時代檔案事業的發展需要。

（四）機制不完善

雖然部分高校按照《檔案法》以及《電子文檔歸檔管理暫行辦法》等要求，建立了檔案信息化管理的相關制度，加強了對檔案的信息化管理，但關于電子文檔歸檔及安全管理等制度的建設都不夠完善，多數高校缺乏統一的管理標準和相關管理制度，沒有應用統一的軟件，各部門之間相對獨立。檔案部門的相關工作人員崗位職責模糊不清，沒有競爭意識，在工作中缺乏活力，缺乏創新工作的動力。

三、高校檔案信息化建設思考

（一）加大財政支持、合理配置資源

實現高校檔案信息化管理離不開資金支持，高校及相關部門應適當加大對檔案信息化建設的財政支持。從工作需要出發，根據實際情況增加和改善現有的管理設備，引進先進的檔案管理軟件，擴大對數字信息的整理、組織和使用。在設備配置上，要做到不要求最好，適用才好。這樣，一方面可以避免信息化建設的過高投入，另一方面采用能效等級高的信息化硬件設備，可以有效地提高能源的利用效率，更有利于加快檔案信息化建設。

（二）加快數字化館藏進程

高校檔案信息化建設是傳統檔案管理向檔案信息管理的重要變革，數字化工作流程是高校檔案信息化建設的重要組成部分。高校應引進檔案管理軟件，建設局域網與校園網聯結，加快高校檔案目錄級及全文級數據庫的建設，實現紙質檔案與電子檔案同步管理網絡化。對于新接收的電子檔案文件，應盡量掃描成PDF格式，以達到保留原始效果，包括文件紅頭、簽字、公章等，又可以支持選擇、復制、全文檢索等功能，實現“以文本為檢索對象，以原稿圖像為檢索結果”的全文檢索，滿足檔案信息化的要求；對于原先館藏的文本類文檔，也應進行掃描并通過OCR軟件識別，作為檔案的一個電子副本保存，以實現全文檢索為最終目標。

（三）推進高校檔案信息化隊伍建設

高校檔案信息化建設是一項不斷發展、不斷更新的工程，需要檔案工作者具備相應的工作技能和與時俱進的創新精神。各高校應積極引進計算機專業及檔案管理專業人才，借助人才流動、人才培養、在崗培訓、研討交流等方式優化檔案信息化管理隊伍，配備知識結構合理的檔案工作人員。另外，建立完善的考核機制和激勵機制，獎罰分明，讓工作人員有競爭意識，用激勵機制留住人才、吸引人才。通過改善檔案工作人員的福利待遇，改進工作績效評估方式等形式，提高高校檔案工作者的地位，充分調動檔案管理工作人員的工作和學習積極性，逐步培養樂于奉獻和熱情服務學校、服務社會的責任意識。

（四）加強信息化相關管理制度的建設

在建設高校檔案信息化的過程中應當借助于各種規范和制度的制定，為工作提供依據和標準，以便于取得最佳的建設成效。一是積極完善檔案信息資源管理的標準，包括檔案的鑒別整理、分類歸檔、保存遷移到開發利用，并在檔案管理的各個環節中貫徹落實；二是落實責任制度，細化操作規范和標準，保證各項管理工作有條不紊地進行。修訂全校各級工作人員的崗位職責，使得相關人員明確自己的責任和義務，積極參與到校園的電子信息建設，切實加強檔案信息管理；三是加強檔案信息安全管理，制定相關網絡安全規章制度。通過權限設置、安全代理、防火墻等技術防止數據丟失和信息泄露。

總而言之，高校檔案管理信息化發展是時代進步的必然要求。隨著中國全面實施科教興國戰略，高等教育事業迅速發展，社會信息化向高校檔案管理工作提出了更高的要求。高校檔案管理工作可謂機遇與挑戰并存。然而，高校檔案信息化建設并非是一件一蹴而就的事情，而是一項龐大的系統性工程，這就要求高校始終要立足于建設和發展實際，盡快實現檔案信息管理思想的轉變，積極探索檔案信息化建設的模式，并采取行之有效的措施，才能進一步推進高校檔案信息化水平的提升。

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[責任編輯 魏 杰]