制造型企業資產管理系統選型探討

宋小其

制造型企業資產管理系統選型探討

宋小其

企業資產管理系統是近年來在外資制造型企業里普遍應用的工具，它以資產設備和工具等為基本管理對象，覆蓋資產生命周期的每個環節，以達到降低修理費用、提高資產使用效率的目的。在中國國內，成熟使用此系統的制造企業并不多，但隨著對外資企業管理經驗的學習，越來越多的內資企業開始逐漸實施此系統，在此背景下，筆者作為在某外企（以下簡稱H公司）中有著多年工作經驗的財務人員，有意與諸位同仁探討所在企業資產管理系統的選型原則、選型因素和選型過程，以期能給內資企業帶來一定借鑒。

企業資產管理系統；選型原則；實施要素

一、問題和背景

H公司是美國霍尼韋爾公司于1996年在中國投資的一家中型制造型企業，其在實施資產管理系統前所存在的問題和其他內資企業相比具有一定的代表性，主要的問題有：

1.設備實物信息不完整，不統一。公司成立數年來，由于產線產品的變化，于不同時期，購買了諸多生產設備且型號復雜，在購買之初，未納入統一的信息管理，也沒有設備臺賬，現有的信息中缺少位號、廠商信息、備件信息等設備管理關鍵信息，給實際管理造成了極大的不便，甚至影響到設備的穩定運行。

2.設備維護維修記錄不完善，維修作業管理不善。這主要表現在維護維修作業檔案和知識庫缺失；設備出現故障往往不能及時通知到維修人員，造成設備停機時間過長，影響了生產效率，此外維護作業安排也是被動式安排，往往出現問題才派工維護，維修人員的工作時間和績效也難以記錄和考核。

3.資產缺乏生命周期管理。首先，備采購流程不明確。前期在設備申請和采購過程中不區分一般物料和固定資產，因而資產設備在申請和請購過程中缺少工程維修部和財務監控審批，有些設備作為易耗品購入使用，有些設備到了現場并投入使用，但工程維修部和財務部卻未進行登記入賬。其次，現場設備損壞沒有嚴格的上報流程，經常有設備損壞后拆除修理，但卻未在設備臺賬上更新，造成賬實不符。

二、選型原則

2008年，根據美國總部戰略規劃，這個工廠被賦予了更重要的戰略地位，更多的產品將轉移到這個工廠生產，現有的資產管理方式已經不能符合戰略發展的要求，所以，H公司決定實施資產管理系統。由于H企業資產管理面臨的上述問題和實施資產管理系統的復雜性，H企業在選擇具體資產管理系統時遵循了下述原則：

1.功能與技術并重原則。技術過低的企業資產管理軟件是沒有生命力的，但技術過高對中小企業不適用；功能較弱則僅能滿足部分要求，功能過多卻不可避免的會出現有些功能閑置的現象，且會增加采購成本。H企業準確的把握了二者的結合點，且堅信只有適合企業的軟件才是最好的軟件，而不盲目追求高技術。

2.信息集成原則。鑒于企業資產管理系統內部各模塊之間的信息高度集成，為了實現數據統一管理，軟件設計時需要預留字段及接口，以備企業將來根據業務需求變化時系統進一步升級優化之用。

3.易操作性原則。優秀的資產管理軟件能夠將系統管理的理念和國人的操作習慣和操作邏輯有機的結合起來，所以此類軟件容易操作、界面架構清晰、便于上手和接受。

4.關注后續服務原則。H企業的員工多數年輕，經驗不足，所以H企業特別注重實施此系統的后期服務，通常包括：培訓、維護、升級、二次開發等，對其所涉及到的具體內容、實現的方式方法、達到的程度和費用在選型時也進行了審慎的評估。

5.注重將來需求原則。H公司根據自身的戰略規劃，特別強調了此軟件的使用周期，在使用期間內，企業不希望有軟件過多的更新換代，所以希望現有產品能有一定的前瞻性，即可以滿足未來產品升級、復雜技術的需求。

三、選型因素

1.軟件質量。這主要考慮了軟件采用的IT技術構架及整體性能兩個層次，在技術方面，高質量的企業資產管理軟件一般具備以下特性：符合主流技術、采用先進的系統技術架構、兼容性好，能夠整合不同軟硬件、采用標準化軟件結構、二次開發工具強大、軟件內部的集成水平高。在功能方面，主要考量與其他系統的集成性及擴充性兩方面。在易用方面，主要考慮企業資產管理系統實施方面的易用性以及操作流程簡單明了、操作界面具有較好親和力等。

2.軟件供應商的綜合實力。企業資產管理系統的實施必然是一個長期持續的工程，所以必須考慮各候選供應商的綜合實力。

3.現有ERP系統和未來的資產管理系統的兼容性的。在此基礎上H企業又對自己的需求在高低兩個層次進行了深入分析。

4.成本和預期效益。H企業在選型時對企業資產管理系統的成本和預期收益進行了綜合評估。這些成本主要包括軟件價格、項目咨詢費用、教育培訓費用、維護費用以及配套的基礎設施費用等。

四、選擇過程

1.現狀與需求分析。設備管理信息化建設的根本落腳點和出發點就是了解目前企業設備管理方面的瓶頸問題進而明確具體的信息化應用目標和需求。在選型過程中，H企業對自身的設備管理現狀與需求進行了現狀分析，并按重要性提出了4大類18條具體需求。

2.確定項目預算。在進行企業資產管理選型時，H企業要對總投資進行了規劃和預算。只有明確的預算，在選擇企業資產管理功能模塊時才能對于哪些功能模塊目前就上，哪些功能模塊可以后補添加做出科學的判斷和決策。既不能過于計較成本而影響工期和質量，也不能不計成本盲目投入。

3.成立選型機構。在明確了需求和項目預算之后，H企業成立了專門的企業資產管理項目小組。這個小組成員包括需求部門、IT技術人員、財務人員、高層管理者等關鍵部門和人員。

4.比較多家供應商。各種軟件有各自專注的領域和行業，其設計理念存在一定差異性。在選擇這些供應商時，首先排除了不符合本企業所在行業特點，或者綜合實力較弱的供應商，然后評估了供應商的實施團隊和特點以及規模、行業特色、業界中的聲譽、價格等。

5.系統演示比較。企業資產管理系統供需雙方都正確的理解需求含義及實現手段的最好方式是進行系統展示。H企業將自己典型業務樣本提供給企業資產管理供應商，讓企業資產管理供應商用企業的數據進行演示，根據企業的實際流程當場演示各部門操作，以確定演示結果是否滿足企業需求。

6.最后決策及實施前的準備。根據多輪選型的結果，H企業選擇了國內某軟件公司開發的系統。此后，資產管理系統項目小組圍繞不影響生產且能促進生產為目的開始為此系統的實施做準備。

［1］劉莉莉.ERP實施工程的建模仿真方法的研究［D］.南京：南京航空航天大學，2013，21-22.

［2］張學軍.ERP軟件選型的過程和方法研究［J］.內蒙古大學學報（自然科學版），2006，1：5-5.

（作者單位：山特維克礦山工程機械（中國）有限公司）