汽車流通企業（4S店）內部控制的研究

陳宏展

汽車流通企業（4S店）內部控制的研究

陳宏展

本文結合我國汽車流通企業（4S店）內部控制的主要特征分析了汽車4S店內部控制的現狀，并在此基礎上提出了如何完善4S店內部控制的有關對策。

4S店；汽車流通企業；內部控制

一、我國汽車流通企業（4S店）內部控制的主要特征

一是及時準確地反映4S店運營狀況。4S店單車價值從幾萬到幾百萬價值等，僅整車采購及銷售業務的資金流動量就非常大，企業良好的內部控制可促使4S店經營狀況、財務成果及現金流量完整、準確地反映在企業財務報表上，有利于管理層及時發現利潤波動情況和各項業務的盈利能力。

二是完善的內部控制有利于4S店各部門加強溝通和協作，降低企業整體運營成本。4S店各部門內部控制的效果最終體現在資金的使用效益和日常的增收節支方面，4S全員在管理層的領導下認真執行內部控制制度有利于切實提升企業經營效益。

三是4S店各部門崗位職責權限明晰。以汽車4S店財務部門為例，其組織結構一般由財務經理、銷售會計、售后會計、結算專員、出納等構成，他們分工明確崗位職責權限清晰。

二、汽車流通企業（4S店）內部控制現狀

（一）汽車4S店管理層內部控制意識薄弱

管理層對4S店日常經營過程中的內部控制事項不甚重視，缺乏內部控制意識，直接導致下屬各部門員工在執行內部控制制度時沒有引起足夠的重視。部分4S店內部控制制度僅是為了應付有關部門或單位的檢查或為“裝點門面”，沒有得到有效執行，制度也形同虛設，使得內部控制制度失去了其原有的意義。

（二）關鍵控制點的內部控制存在漏洞

一方面，財務部門對投融資及資本運營等有關活動的現金流動有關的風險認識不足，導致企業資本結構欠缺合理性，財務風險增加，籌集的資本沒有發揮其應有的效益反而可能帶給4S店沉重的債務壓力，盲目籌資擴張使得企業真正遇到機遇時而無力投資，資金鏈條運轉不暢易引發財務困境。

另一方面，部分4S店內部控制組織架構設置不合理，企業內部治理機構設計不甚規范，機構間功能重復和職能交叉，部門間扯皮推諉，人員責任缺失等導致內部控制形同虛設，執行效率低下。

（三）內部控制制度不規范內控監管機制缺失

雖然目前國內4S店針對銷售流程都已制定了一套內部控制制度，但有的4S店管理層不能隨市場形勢的變化和經濟的發展情況對內部控制制度進行完善，而是一味地因循守舊不能正確認識管理過程中涌現的問題，在一定程度上影響著內部控制效果的發揮，如營業過程中頻繁更換銷售人員，無法合理高效地使用人力資源。4S店普遍輕視內控監控機制的建設，內部審計并未發揮實效，內部控制監管機制缺失直接影響了企業內部控制制度體系的構建。

（四）內部控制執行力度有待加強

即使4S店有健全的內部控制制度但如果得不到有效執行也將是形同虛設，不能切實發揮實效。從目前實踐情況來看，部分4S店內部控制的執行力度有所不足，如銷售、收款、售后等關鍵環節不能切實按照企業已經制定的關鍵控制點實施內部控制，內部控制失去了其應有的掌控力，如不相容職位理應分離，但有的4S店財務人員為圖省事對一些資金業務由出納一個包辦，這樣的執行漏洞加大了企業的資產風險。

三、完善汽車流通企業（4S店）內部控制的有關對策

（一）加強管理層內部控制責任意識提升全員綜合素質

首先必須要讓4S店管理層意識到內部控制的重要性，繼而帶領企業全員落實內部控制，防范舞弊腐敗現象的發生，實現4S店價值最大化目標。此外，4S店還應通過員工教育與培訓等途徑拓展企業全員的綜合素質，提升其內部控制的執行能力，加強企業文化建設和績效評估，促使企業全員按規范的內部控制嚴格要求自己，不斷提升自我綜合素質，為4S店的長遠發展貢獻力量。還可考慮從店外招聘一些優秀人才，為企業補充一些專業知識強、操作水平高的新鮮血液，提升4S店的整體水平。

（二）進一步細化4S店內部控制管理制度

首先，新車銷售環節關鍵控制點包含：①銷售價格管理。關鍵控制點在于限制銷售指導價格和審批銷售折扣，關鍵控制活動有逐級審批銷售指導價格，未經授權不得隨意變更價格，價格錄入人員與復核人員應嚴格分離等；②銷售合同管理。關鍵在于保證合同的真實有效性并遵守公司各項政策規定，非格式合同要經法務部審核并得到妥善保管，關鍵控制活動包含制定銷售業務審批制度，逐級會簽審批；③開票。應保證在收齊貨款、金額正確、單證齊全的情況下開票，開票與收款職責分離；④開出門證。在發票、收款憑證和訂單齊全并核對相符的條件下開具出門證，證號須連續編號控制；⑤釋放合格證。單證齊全且核對相符時發放合格證，整理合格證清單并保障職責分離；⑥交鑰匙。在合同證、出門證和發票相符時交鑰匙并與開合格證等崗位相分離；⑦收款并確認收入。保證開票金額與收款相符，做到賬實相符，大額現金及時交付銀行，每月編制余額調節表，財務不相容崗位相分離；⑧整車庫存管理。存貨盤點時進行整車盤點編制報告，監盤人須在報告上簽字確認。

其次，售后業務階段關鍵控制點包含：①維修項目經審批后讓客戶事先確認維修報價；②車間主任復核維修單上的項目及所需配件并簽字確認；③定期核對并及時完成索賠申請，按照規定寄送廠商并保持跟蹤；④按照財務制度審批流程逐級審批銷售價格折扣并進行備案；⑤維修組長和質檢員各自檢查已維修車輛狀況，確保質量過關；⑥收款憑證、發票、維修單等核對相符后開具連續編號的出門證，保證職責分離；⑦由專人分類處理索賠件和非索賠件并按廠家規定郵寄或作其他適當處理；⑧專人盤點庫管情況，在修車領用材料時有效盤點備件庫存管理情況。

最后，針對部分4S店的二手車業務可設置以下關鍵控制點：①制定二手車合同審批制度，逐級會簽審批，保證合同真實有效，合同保管由專人負責并納入公司檔案管理體系；③執行經理對二手車估價進行復核確保價格透明合理；④二手車付款申請須經經理和總經理審批；⑤在合同、發票、收款憑證相符的情況下開具出門證和交鑰匙，制定相應連續編制的控制清單，做到不相容崗位相分離；⑥專人實物盤點二手車庫存，并有專人監盤確保盤點的公正合理性，同時編制盤點報告以便財務進行財務處理。

（三）將內部控制與4S店日常經營管理密切結合

在將日常經營管理活動與4S店內部控制相結合的過程中需要進一步明確業務審批、控制目標的制定、不相容崗位相分離等措施，合理評估4S店經營過程中可能面臨的各類風險，重點制定一套規范可使員工切實遵照執行的詳細內部控制手冊，細化4S店的業務權限與審批體系，包含財務審批、業務審批、人事審批等，并結合4S店實際情況的變更定期或不定期地進行修正。上述內控手冊應盡可能細化和全面，聯系4S店日常經營事項將其融入到企業管理文化中，避免管理層凌駕于內部控制或內部控制脫離4S店日常管理等情況的發生。

［1］瞿曼麗.探討汽車4S店內部控制［J］.現代商業，2013（33）.

（作者單位：紅旭集團股份公司）