基于單據控制視角的高校財務內部控制分析

張 麗 劉英姿

基于單據控制視角的高校財務內部控制分析

張 麗 劉英姿

本文介紹了高校常見的財務單據及應用，闡述了單據控制的合法性、真實性、完整性、準確性、相關性原則，提出了內部表單與外部票據應結合控制，促使單據控制工作規范化的新思路。

單據控制；內部控制；高校財務

一、關于單據控制和內部控制的相關概念

內部控制的概念指單位為實現控制的目標，通過制定一系列制度、實施相關措施和執行相關程序，對經濟活動的風險進行防控。內部控制的目標包括：合理保證單位經濟業務的合法合規、使用有效和資產安全、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效果。內部控制的方法一般包括會計控制、不相容職務相互分離、內部授權審批控制、預算控制、歸口管理、財產保全控制、單據控制、信息內部公開。

單據控制要求單位根據國家相關法律法規和單位的經濟業務流程，在內部管理制度中界定各項活動牽涉的表單和票據，要求相關經辦人員按規定填制、審核、保管單據。

二、高校常用的財務單據

從內部控制的角度來看，單據包括過程價值單據和過程業務單據。過程價值單據是單位經濟活動過程中實施控制的成果證明，會導致經濟利益流出或流入單位。過程業務單據是單位實施具體的業務控制時，形成的表現是否執行了必要控制活動的證明資料；以辦公用品購買為例，辦公用品申請計劃是過程業務單據，過程業務單據表明物品采購形式是否合法合規。辦公用品報銷時提供的驗收單、發票等單據是過程價值單據，標明購買過程中的耗費。差旅費報銷單、費用報銷單是過程業務控制。出納辦理付款手續后的銀行回單，標明經濟利益流出單位，是過程價值單據。

總之，過程業務單據表明業務相關的必要控制點是否執行；過程價值單據反映過程控制活動的執行狀態。傳統會計更多強調過程價值單據，如收據、發票，而過程業務單據的重要性很容易被忽視。

三、高校財務單據的應用現狀

外部票據和內部表單必須結合控制。單據控制是單位經濟業務的痕跡控制，是把支出事項的內部表單控制和支出事項的外部控制票據有機結合起來，構建單據的內外結合控制體系，確保交易真實合法，避免虛假事項。

1.關于內控收款單據的應用

①繳款單。

繳款單注明收款項目名稱、單價、數量、繳款人。

②發票領用登記表。

發票領用登記表包含日期、發票起止號碼、領用人、繳銷日期。

③票據銷號單。

票據繳銷時，應當設立票據銷號單，包括每份票據的入賬憑證號碼，復核人員簽字。

2.關于內控付款單據的應用

①“公務接待審批表”、“公務用車審批表”、“公務外出審批表”等是公務接待管理重要表單，在廉政風險防控方面收到了實效。

②“費用報銷單”用于除差旅費用之外的零星現金支出的報銷（如招待費、零星采購費用、零星勞務支出等）。

③“差旅費報銷單”專用于差旅費用的報銷審批。

④“付款審批單”也叫“銀行付款審批單”，一般用于銀行付款的審批。

⑤“借支單”主要用于零星現金支出。對于小額現金支出，在沒有發票，需要預付的情況下，可采用預借的形式，由經辦人根據領導的指示，向財務辦理借支手續。待取得發票后，通過報銷費用，結清借款。“借支單”也可用于備用金提取。

⑥發票不得直接作為報銷和支付的憑證，必須同“費用報銷單”、“差旅費報銷單”、“付款審批單”等內部表單中的一種同時使用。

⑦對于已經辦理付款或需要掛賬的發票，可由經辦、證明人、部門領導簽字后，交財務審核后進行賬務處理，要求發票與合同、結算內容相符。

⑧對于即付的發票，如為零星支出，且符合現金支付管理規定可以現金支付的，應使用“費用報銷單”；如不符合現金管理規定，需要通過轉賬支付的，應使用“付款審批單”。發票作為報銷或付款的附件。

四、高校財務單據應用中存在的不足

1.外部單據不合法

從外單位取得的發票不符合經營范圍，常見的有：家具超市開具“辦公用品”、照相館開具“辦公用品”、酒店餐費和住宿費含糊成“會務費”、生物科技公司開具“實驗材料費”等等，票據真實但經濟業務事項并不一定發生，存在虛開發票的嫌疑。經辦人、證明人、審批人，簽字在發票上，并沒有明確各自的身份，一旦出現糾紛，很難區分責任。

2.自制單據不完善

內部單據填寫不完整，如電費不填寫數量、單價、金額，實為場地租賃等，導致信息虛假；自制工資表不寫日期、制表人、合計數，不提供領款人銀行卡號，易出現套取資金現象。

3.外部單據與內部單據結合不緊密

外部單據與內部單據沒有結合在一起使用，容易產生金額錯誤現象。比如報賬人員報銷差旅費和餐費，如果不填寫費用報銷單，由會計直接根據發票報賬，會出現不能避免的謬誤，將964元錯看成946元，如果由報賬人填寫費用報銷單算出總金額，會計便于核對，從而確保金額準確無誤。

五、完善單據管理、加強內部控制的建議

加強支出審核控制是業務層面內部控制的核心內容。全面審核各種單據，重點審核單據內容是否真實、完整，單據來源是否合法，單據使用是否準確，過程價值單據與過程業務單據是否關聯。

1.單據應該符合國家法律法規和各項規章制度的規定

原始憑證所反映的經濟事項是否符合有關政策、法令、制度、計劃、預算和合同協議規定等。例如，費用開支是否超標準超范圍；原始憑證本身是否為合法憑證；單位購進商品、材料，購買服務，都必須取得正規的稅務票據；外地企業來本地承辦加工、運輸、建筑安裝等業務，應按屬地原則，到業務發生地稅務局開具發票，不得使用外地發票收款；行政事業單位開具的各類收據，要符合本地財政部門的規定。

2.單據應該反映事項的真實情況

審核原始憑證反映的經濟業務是否同實際情況相吻合，有無真發票假事項的情況，如購進實驗材料的數量、品種、規格是否和驗收單相一致，向學生收取的學雜費是否非稅一般繳款書一致等，有無偽造、變造憑證從中貪污等情況。

3.單據各要素填列應該完整

原始憑證規定的項目必須逐項填列齊全，不可遺漏簡略。具體包括：是否有原始憑證名稱，比如收料單、領料單；填制和接受憑證單位名稱是否完整，如果是開具給外單位的憑證，還應填制接受單位（或個人）的名稱；原始憑證的填制日期是否完整、經濟業務內容的摘要、經濟業務所涉及的購物數量和金額、經辦業務的部門或人員的簽名或蓋章等等都必須填寫完整。

4.單據記載的金額須準確無誤

會計人員應認真審核原始憑證填列的數字是否符合技術要求，包括數量、單價、金額的阿拉伯數字要書寫得準確和清楚；大寫金額數字要按規定要求書寫；數量、單價、金額等的計算要準確無誤；各種原始憑證不能隨意涂改、刮擦和挖補。原始憑證如遇填錯，可用劃線更正法更正并由更正人員在更正處蓋章以示負責，涉及現金、銀行存款的憑證如填寫錯誤，應予作廢重填。

5.單據之間密切關聯環環相扣

任何一項業務都是由多個控制環節組合起來的。比如基建付款業務，從可行性論證、立項、招投標、簽訂合同、工程驗收、支付工程款、支付質保金，不管是外部單據還是自制的單據，均為過程業務接受控制導致經濟利益流動的必要證明，單據貫穿業務活動的事前、事中及事后控制的每個環節，必須妥善保存系列記錄或資料，確保內控建立與實施過程中的可驗證性。

六、結束語

推進內部控制工作的措施多種多樣，而將原始單據作為切入點是一種簡便易行的控制方法，單據審核不嚴和保管不妥善會帶來一定的財務風險。原始單據的設計要體現權責分配及業務流程；原始單據的傳遞要及時，避免單位事業結余波動較大；內部表單與外部票據應結合控制，促使單據控制工作規范化；內部審計部門對原始單據的監督檢查應常態化，確保內部控制扎實有效。

2014年執行的《行政事業單位內部控制規范（試行）》，根據我國行政事業單位的具體情況，提出了單據控制法這一重要舉措。目前財政部正在進行這一制度實施情況調研，希望本文對高校提高內部控制水平起到促進作用。

課題名稱：

本文系2014年中國教育會計學會課題《高校內部控制體系建設問題研究》階段性成果。

［1］財政部.行政事業單位內部控制規范（試行）（財會［2012］21號）［S］.

［2］丘永年.單據控制的原則和防線［J］.中國知網.

（作者單位：湖南農業大學）