關于高校推行無紙化辦公的探索

朱金娟

摘要：高校秘書工作非常繁瑣，需要處理大量的高校事務，傳統的紙質辦公模式會影響秘書工作的效率，而通過推行無紙化辦公可以大大提高秘書的工作效率。本文通過分析高校推行無紙辦公的必要性，論述高校無紙化辦公在高校秘書工作中的具體應用。

關鍵詞：高校 ?無紙化辦公 ?自動化

高校秘書工作的繁瑣性，增加了秘書工作的負擔，尤其是傳統的紙質辦公模式會消耗掉秘書大量的時間，影響秘書工作的效率，隨著現代技術的發展，計算機技術在高校的應用范圍越來越廣，實現高校無紙化辦公室是簡化秘書工作、優化業務流程的重要途徑。

1 高校推行無紙化辦公的必要性

無紙化辦公就是利用現代網絡技術，以計算機等產品為載體實現辦公的自動化，減少傳統以紙張書寫環節，實現了高校業務流程的規范化、程序化。無紙化最大的特點就是信息傳播速度快、便于信息使用者的查閱、維護與攜帶，降低高校辦公成本，提高工作效率。因此推行無紙化辦公對高校秘書工作具有重要的現實意義：一是大大簡化了秘書工作量。為秘書人員節省大量的書寫時間，實現高校信息的查詢等;二是提高了秘書工作效率。傳統的秘書工作主要依靠書寫模式進行信息的登記，這樣必然會影響秘書的工作效率，而實現無紙化辦公后秘書就會在繁重的書寫登記工作中脫離而出，進而為秘書節省了大量的時間。

2 無紙化辦公在高校中的具體應用

2.1 無紙化在高校檔案管理中的應用。無紙化辦公在檔案管理中的應用對于促進檔案管理工作具有重要的作用，首先無紙化辦公取代了以往以紙質材料書寫的形式，檔案管理者只需要將相關信息直接在計算機中輸入，存入高校的數據信息采集中心，而不再需要以往的專門保管;其次由于高校學生檔案數量非常多，傳統的紙質檔案在查閱相關信息時需要在眾多的檔案中查找，而實現無紙化辦公后，只需要在檔案信息采集中心輸入相關的個人信息就可以查閱出相關的檔案信息;最后文件的歸檔是檔案工作的起點也是文書工作與檔案工作的結合點，傳統的文件歸檔周期為一年一次，而實現無紙化辦公后，電子文件可以通過互聯網等途徑傳遞，這樣電子文件可以隨時上傳到高校的電子檔案管理系統，實現了文件歸檔的高密度性。

2.2 無紙化辦公在高校教務管理中的應用。秘書除了要負責日常的行政管理工作外，還要協助學校領導搞好教學規劃安排，而傳統的紙質管理模式，對于教務管理工作而言，具有很大的滯后性，因此推行教務工作無紙化是提高教務工作的必然選擇，這是因為我國高校的發展規模在不斷擴大，高校普遍都建立了分校或者實施了二級管理，基于此，實施無紙化辦公可以優化文件審批流程，秘書在進行文件傳遞時不再跑到相關人員面前進行簽字，而是可以將文件以電子的形式傳遞到相應的電子郵箱內，學校領導通過電子簽名進行審批，這樣不僅可以為高校節省大量的紙張，還可以提高辦公效率，教務人員可以隨時隨地登入文件審批系統，實現網絡辦公，簡化了文件在不同部門傳遞的周期，加快了工作效率。

3 推行高校無紙化辦公的具體對策

3.1 轉變傳統的紙質辦公思想，樹立無紙化辦公意識。目前高校的管理者對無紙化辦公存在認識上的偏見，他們懷疑無紙化辦公的準確性與安全性，因此要想實現高校無紙化辦公，最大的挑戰就是改變高校管理者傳統的紙質辦公思想，高校無紙化辦公改革要經過高校領導小組的集體討論后，在學校的管理階層達成共識，因為無紙化辦公改革是自上而下的過程，學校的管理層實現了無紙化辦公就會帶動整個高校的無紙化辦公。

3.2 高校網絡平臺，為無紙化辦公提供硬件基礎。高校無紙化辦公離不開計算機網絡技術，因為無紙化辦公的實現需要借助互聯網傳播技術實現電子文件的傳遞與保存，因此高校要加強對網絡平臺的建設力度，積極構建快節奏的網絡傳輸系統，通過網絡平臺，高校的工作者進入無紙化辦公系統，實現網絡辦公，高校網絡平臺的形式具有多樣性，比如學校的網站、教育工作者的電子郵箱、微信以及QQ等。

3.3 加強高校無紙化標準的建設。基于高校無紙化辦公的現狀分析，影響高校無紙化辦公的主要因素就是高校的無紙化標準不健全，因此制定完善的無紙化辦公標準是保證高校無紙化辦公的基礎，首先制定與高校無紙化辦公相關硬件、軟件設施的技術標準，規范高校無紙化辦公的流程，保證無紙化辦公的每個環節都有相應的規章制度規定;其次要根據高校的實際發展情況制定嚴格的無紙化辦公信息資源，高校無紙化辦公對于信息資源的要求比較高，因此高校要制定詳細的信息資源技術標準。

3.4 加強人員培訓和信息技術知識普及。高校無紙化辦公屬于系統工程，高校要全面推動無紙化辦公不僅需要提高使用人員的計算機操作能力，還要掌握現代辦公知識，但是高校的管理人員往往缺乏較高的計算機操作技能，結果導致高校無紙化辦公賦予形式化，因此高校要加強對現有人員的教育培訓力度，普及他們的信息技術知識，一是高校要重點培養行政管理人員的計算機網絡操作技能，尤其是教學秘書的計算機網絡應用能力;二是普及無紙化辦公的范圍，通過廣泛的應用無紙化，帶動高校人員的學習激情。

基于高校秘書工作的繁重性，構建高校無紙化辦公是實現高校信息資源發展，提高辦公效率的重要途徑，因此高校要通過樹立無紙化辦公意識、構建完善的網絡平臺、制定無紙化辦公標準、培養專業的操作人員等途徑推動無紙化辦公的順利實施。

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