航天企業(yè)實施知識管理的方法探索

◎北京航天發(fā)射技術(shù)研究所 楊靜 鄭懷芳 李稱贊

航天企業(yè)實施知識管理的方法探索

◎北京航天發(fā)射技術(shù)研究所 楊靜 鄭懷芳 李稱贊

北京航天發(fā)射技術(shù)研究所建所50多年來長期從事武器與運載發(fā)射技術(shù)和地面設(shè)備的研發(fā)設(shè)計工作，逐步形成了軍民品融合的設(shè)備研制與生產(chǎn)多頭并舉、相互促進的發(fā)展格局。多年的發(fā)展歷程積累了海量知識，并成為企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新的原動力。

知識管理為破解當(dāng)今航天企業(yè)普遍面臨的發(fā)展與創(chuàng)新瓶頸提供了一條可行之路，企業(yè)管理的核心逐步集中在對智力資本的管理和運用上。企業(yè)的成功取決于企業(yè)所擁有知識的質(zhì)量，企業(yè)的知識管理水平越高，核心競爭力就越強，直觀反映在企業(yè)應(yīng)對市場需求的快速反應(yīng)能力、綜合決策能力和研發(fā)創(chuàng)新能力上。利用企業(yè)所擁有的知識為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢并保持競爭優(yōu)勢是企業(yè)開展知識管理的第一需求，因此，越來越多的企業(yè)和研究機構(gòu)投入到知識管理的研究與實踐中來。

一、知識管理的現(xiàn)狀及問題

航天企業(yè)屬于典型的技術(shù)密集型企業(yè)，多年的發(fā)展形成了一套相對完備的知識資源管理體系。主要依托于企業(yè)的檔案管理，包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖紙與技術(shù)資料、計算機軟件、經(jīng)管文書、情報、專利、聲像資料、科技報告、科技成果等。這些文件資料的管理按照企業(yè)檔案管理規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法執(zhí)行，完備性好、歸檔存留和歸檔范圍明確而規(guī)范。但這些標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法的制定并不是立足于知識資源的提取與流轉(zhuǎn)，而是對流程的管控和資源的保存。由于歸檔及借閱手續(xù)復(fù)雜、周期較長，知識資源的流動性差、利用率低。

隨著企業(yè)管理信息化程度的提高，各種信息化平臺的使用大力提高了企業(yè)各類知識資源的電子化程度。大量知識資源依托企業(yè)經(jīng)營管理的業(yè)務(wù)流程被上傳到企業(yè)的各類信息化庫中，如綜合管理系統(tǒng)、VSS平臺、OA辦公自動化系統(tǒng)、不同專業(yè)的協(xié)同設(shè)計平臺、局域網(wǎng)共享空間等。這類知識資源依托型號或產(chǎn)品的設(shè)計流程管理且受信息化平臺分級管理限制，僅對區(qū)域范圍內(nèi)具有一定權(quán)限的人員可見。由于不具備分類檢索且查詢功能不足，限制了知識資源的流通和應(yīng)用。

以上知識資源按照屬性劃分，均屬于顯性知識范疇。大量的隱性知識，如經(jīng)驗、方法訣竅、組織慣例、員工主動開展的研制經(jīng)驗總結(jié)提煉等沉睡于員工的頭腦中或者存儲在員工個人的計算機里，缺乏有效的提取機制，導(dǎo)致無法實現(xiàn)這些知識的積累和傳承，隨著組織機構(gòu)的調(diào)整和人員的流動或變化存在丟失的風(fēng)險。

二、知識管理的方法和措施

知識管理的核心是圍繞人與知識的關(guān)系，打通知識資源的采集、共享、利用、創(chuàng)新閉環(huán)渠道，以達到知識資源的高效應(yīng)用，繼而支持知識創(chuàng)新。企業(yè)可以首先分析各類知識資源的產(chǎn)生來源和管理方式，思考具體開展哪些知識管理工作以及工作的方式方法，并與企業(yè)的需要相結(jié)合，建立具體的工作流程和管理模式。初步打破知識資源在個人、小團體及封閉平臺的束縛，讓更多員工參與到知識的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中來。從員工層面來講，需要倡導(dǎo)構(gòu)建和養(yǎng)成積極貢獻知識、樂于分享知識、形成主動參與知識管理的良好氛圍和工作習(xí)慣。

1.知識管理推進目標(biāo)

構(gòu)建符合企業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展需要的知識管理目標(biāo)，需從避免隱性知識流失、顯性資源積累、個人經(jīng)驗分享、已有知識資源維護更新4個方面開展，探索如何匹配知識管理運行模式與科研生產(chǎn)和管理方式，注重知識的共享與傳承，建立、維護、更新知識資源庫系統(tǒng)。

2.實施方案

知識管理最終要面向產(chǎn)品，依托產(chǎn)品按照“三化”(信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺化)要求對知識資源進行梳理挖掘，進而實現(xiàn)知識運用。對能夠以信息化手段實現(xiàn)的產(chǎn)品可通過產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)實現(xiàn)設(shè)計的信息化；將無法用信息化手段實現(xiàn)的產(chǎn)品可通過固化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)科研生產(chǎn)；將產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝等隱性知識進行顯性化提煉并上傳到知識庫，通過知識管理系統(tǒng)實現(xiàn)知識的推送和共享。

一是隱性知識的挖掘。

分析企業(yè)內(nèi)部隱性知識(主要是面向內(nèi)部員工的經(jīng)驗知識和方法)的產(chǎn)生環(huán)節(jié)和存在形式，制定隱性知識采集辦法和采集模板，以規(guī)范隱性知識產(chǎn)生、范圍、采集、審批行為。對現(xiàn)有管理工作輸出提出知識管理增量提煉要求，引導(dǎo)員工從質(zhì)量活動、靶場經(jīng)驗總結(jié)、跟產(chǎn)、生產(chǎn)試驗、技術(shù)交流、IPT等業(yè)務(wù)活動中總結(jié)和提煉隱性知識，通過獎勵機制牽引、激勵員工積極分享和貢獻隱性知識。通過對典型隱性知識活動的知識輸出的深層次提煉，打通隱性知識閉環(huán)通道，形成并逐步完善知識點總結(jié)評價機制，促進知識積累傳承。

二是顯性知識資源管理環(huán)節(jié)的梳理。

建立和疏通各類知識資源從采集到應(yīng)用的管理通道，實現(xiàn)知識資源的管理閉環(huán)。摸清企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)存、企業(yè)與客戶之間及下屬公司產(chǎn)生的知識資源類型，系統(tǒng)梳理各類知識資源的管理現(xiàn)狀，查找管理缺失、薄弱、不到位的環(huán)節(jié)；對于顯性知識資源管理的薄弱環(huán)節(jié)和漏洞隨時挖掘，及時制定針對性的改進措施與計劃落實整改，有選擇地、分步驟落實整改并及時總結(jié)和固化整改的效果，確保組織知識完備、閉環(huán)和受控。

三是知識庫建設(shè)。

功能強大的搜索引擎使得借助信息化手段實現(xiàn)知識資源的自動采集、固化、存儲、共享與應(yīng)用成為可能。建立集成專業(yè)知識資源、綜合管理資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資源、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)及多種專項知識應(yīng)用的知識管理系統(tǒng)，不僅作為企業(yè)的共享知識庫，也可成為門類齊全的門戶平臺。企業(yè)可以依托科學(xué)、準(zhǔn)確的知識梳理結(jié)構(gòu)樹，借助隱性知識采集模板和顯性知識梳理模板與知識管理系統(tǒng)的在線知識提取結(jié)合，實現(xiàn)外部知識內(nèi)化、個人知識組織化、零散知識系統(tǒng)化的知識庫建設(shè)。將檔案管理、知識管理系統(tǒng)平臺管理、職能部門日常管理相結(jié)合，建立完備的知識資源管理模式。

四是產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)建設(shè)。

產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)將產(chǎn)品研制流程梳理、研發(fā)知識庫建設(shè)和信息化工具三者相結(jié)合，以產(chǎn)品研制為主線將各類顯性知識和隱性知識進行集成，著眼于確保產(chǎn)品質(zhì)量和提高設(shè)計效率，是知識管理服務(wù)科研生產(chǎn)的集大成體現(xiàn)。對應(yīng)知識資源“三化”要求，以典型產(chǎn)品設(shè)計流程及規(guī)范的梳理為主線，開展面向產(chǎn)品研制流程的知識沉淀。從重點專業(yè)與核心技術(shù)入手，主要開展模板編制、流程梳理、設(shè)計經(jīng)驗禁忌總結(jié)提煉、質(zhì)量問題梳理匯總、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范資源整理、專業(yè)技術(shù)現(xiàn)狀分析等專業(yè)知識梳理提煉工作。在此基礎(chǔ)上，對企業(yè)內(nèi)技術(shù)類知識進行規(guī)范、完善、補充和延伸，為產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)建設(shè)打基礎(chǔ)。

從設(shè)計重復(fù)頻次高且有一定批量的產(chǎn)品入手，開展典型產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)建設(shè)工作。選取產(chǎn)品滿足形制固定、技術(shù)成熟、文件模板齊全的產(chǎn)品投入使用，在帶來顯著經(jīng)濟效益的同時還對質(zhì)量提升起到顯著作用，尤其是從根本上杜絕低層次質(zhì)量問題的反復(fù)出現(xiàn)，有效防止同類問題在不同型號、不同時期、不同人員中同時出現(xiàn)的突出問題。

三、知識管理的困境及應(yīng)對方案

1.執(zhí)行困境

知識管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，實踐反復(fù)揭示，開展知識管理僅僅依靠“一把手”重視和推動還不夠。在航天企業(yè)面臨科研任務(wù)繁重及保成功的巨大壓力下，知識管理會遭遇執(zhí)行難的困境，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是雖然企業(yè)從上層領(lǐng)導(dǎo)至中層管理人員都充分認(rèn)識到知識對企業(yè)發(fā)展的長期推動作用，但繁重的科研生產(chǎn)壓力擠占了一線員工尤其是骨干人員的時間，導(dǎo)致各單位普遍存在知識管理參與度和積極性不高的情況。很多部門知識管理工作僅由固定的幾名年輕員工擔(dān)當(dāng)，真正掌握核心技術(shù)、經(jīng)驗豐富的骨干人員缺乏開展知識管理的動因。

二是雖然企業(yè)投入大量精力開展知識管理系統(tǒng)和知識庫建設(shè)，但缺乏有經(jīng)驗的知識管理專家支持引導(dǎo)，用單純的行政命令強制要求易使一線員工產(chǎn)生抵觸情緒，降低了系統(tǒng)使用效率。

三是缺乏知識管理成功案例、最佳實踐的幫助，使得企業(yè)難以制定科學(xué)、系統(tǒng)的知識管理規(guī)劃。一線責(zé)任單位缺乏引導(dǎo)，只能基于片面的工作要求和各自對知識管理的理解與認(rèn)識，各自為陣。同時工作的完成形式和質(zhì)量限于執(zhí)行人的能力水平，增大了后續(xù)知識推送和知識應(yīng)用的難度。

四是企業(yè)往往對知識管理的期望很高，將知識管理全面鋪開增大了工作推進的難度和工作量，也給一線人員的執(zhí)行帶來挑戰(zhàn)。

2.應(yīng)對方案

針對以上知識管理執(zhí)行困境，以企業(yè)發(fā)展的核心訴求為出發(fā)點可以幫助制定改進方案并持續(xù)推動，從而實現(xiàn)知識管理質(zhì)的突破。當(dāng)廣大員工從開展知識管理工作中受益時，在持續(xù)推動、逐步養(yǎng)成知識日常管理習(xí)慣后，企業(yè)就可從知識管理的困境突圍出來。

一是厘清知識管理工作內(nèi)容。

對知識管理工作進行分解、細(xì)化，給一線人員明確的要求，減少基層員工的時間占用。及時掌握各基層單位有意愿、有計劃開展的工作并與知識管理工作相結(jié)合，強調(diào)知識管理作為日常科研生產(chǎn)工作的增量，建立獎勵機制，牽引員工對知識管理工作的參與。

建立優(yōu)秀知識資源及成果發(fā)布與交流，大力開展產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計系統(tǒng)等知識管理最佳實踐的推廣宣貫，直接服務(wù)于基層員工，提高員工知識管理的主動性。

二是知識管理能力建設(shè)。

加強與友鄰單位和職能管理部門的溝通及協(xié)作，借助外部專家力量，增強知識管理規(guī)劃的科學(xué)性和指導(dǎo)性。在及時發(fā)布的同時，制定階段性知識管理短期工作要點并組織實施。在推進過程中及時發(fā)現(xiàn)問題，通過制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理辦法、作業(yè)指導(dǎo)書等多種形式做好知識管理的推進保障工作。

建立知識管理專家支持團隊，作為知識管理運維、保障、支持的支撐機構(gòu)。例如，按照專家屬性和類型劃分，設(shè)立專家組、管理組、信息化組、技術(shù)組，為探索建立知識管理體系框架、工作機制與方法、知識庫和知識資源共享與評價服務(wù)提供支撐。

三是制定知識管理工作要點。

把有限的資源進一步集中到困擾和制約企業(yè)發(fā)展的短板與瓶頸上，參照知識管理的方法和思路制定年度知識管理工作要點，并對工作要點進行分解和策劃，用以指導(dǎo)企業(yè)知識管理的計劃和執(zhí)行。在推動過程中，及時進行正向的激勵和督促。