試論采購管理中內部控制關鍵點及效率效益

李任重

試論采購管理中內部控制關鍵點及效率效益

李任重

在現代企業的發展過程中，企業采購管理工作一直是企業經營管理的重要環節，直接影響著公司的經營和發展。企業內部管理控制是企業自我約束的一種管理手段，廣泛運用在企業管理的各個方面，可以有效提高企業的工作效率和經濟利益。鑒于此，本文將從正確認識、制度保障、秩序合理和有效執行四個方面，具體論述如何提高企業的物資采購水平，加強企業內部管理工作，以期給當前的企業發展提供一些借鑒和參考。

采購管理：內部控制；監督功能

由于當前許多企業并沒有充分認識到企業采購管理的重要性，導致企業無法充分發揮內部控制制度對企業經濟的監督功能，嚴重阻礙了企業的長期發展。因此，必須正確認識內部采購管理工作的重要性，加強對企業采購管理中的內部控制。

一、采購管理中內部控制關鍵點分析

（一）審批

審批是企業采購物資的首要環節，通過企業不同部門之間的相互制約，不僅可以有效避免采購環節中出現的舞弊行為，還可以加強采購成本控制，防止因重復采購而造成的資金浪費。因此，審批工作是采購管理過程中的重要步驟，而采購合同的簽訂可以更為有效地加強企業對采購審批環節的管理工作。

（二）采購員

采購員是企業順利開展采購活動的前提，優秀的采購員可以為企業節省更多的財力和能力，這就要求采購員要有較強的業務素質和談判能力，詳細了解企業的每個采購流程，充分利用企業的資源，與供應商進行談判和選擇工作。

（三）供應商

在企業的采購管理過程中，加強對供應商信用檔案的管理具有重要作用。企業首先要建立完善的供應商信用檔案，詳細地掌握供應商在資金、信譽方面的情況。同時，企業在選擇供應商時，要做到公平、公正、公開。避免詢價人員為了一己私利、直接選擇供應商的舞弊行為，才能確保采購業務的正常開展和順利進行。

（四）驗收入庫

采購物資到庫后，企業的物資管理部門要及時組織職工，對貨物進行質檢和倉儲工作。在企業驗收入庫這一環節，企業必須要檢驗物資入庫資料是否齊全，物資入庫是否存在不符合企業要求的規定。

（五）付款結算

付款結算是企業在采購業務中不可分割的重要部分，由于付款業務涉及企業資金整體的使用，因此企業加強財務內部會計控制，是采購部門在付款結算過程中的重點。

二、采購管理內部控制效率效益的提升策略

（一）正確認識

目前，國內多數領導層對企業內部控制意識不強，這導致內部控制制度遭到破壞，企業采購管理程序無法得到很好地執行。首先企業領導層要著眼于企業的未來發展，將內部采購控制機制納入內部管理的長效機制中，企業的一切采購工作，都不能游離內部控制管理之外。其次，企業領導層要提高企業內部人員采購管理的意識，加強對采購業務部門工作人員責任意識和工作素質的培養，使工作人員能夠以高度的責任心，服務于采購部門的內部控制管理工作。

（二）制度保障

目前，企業采購管理的內部控制工作存在較大的問題，對此，企業必須健全內部控制制度，以此提高企業采購管理工作的順暢性和安全性，確保采購管理工作的正常運行。企業要制定完善的物資采購管理制度，通過企業管理制度加強和規范企業的采購程序和標準，從而進一步加強企業內部的經營管理工作，從而全面提升企業的管理水平，保證企業的采購工作有章可循、有法可依。

（三）秩序合理

制定完善的企業內部采購管理程序是提高企業內部控制效率效益的重點，因此，企業必須要制定合理的采購秩序，強化企業內部的流程管理。

一是企業采購方案的編制及審定環節，采購計劃的制定，可以最大限度地減少企業管理部門的審核環節，控制采購預算。然而目前，國內多數企業在進行采購時，都沒有嚴格地按照流程進行審核，因此，采購部門首先要根據企業實際經營情況，提出相應的物資采購的需求，在倉儲部門平衡庫存后，物資管理部門再制定合理的采購計劃，并上交給財務部門審核、采購主管審定。另外，采購人員在將采購方案交給采購部門負責人審核后，負責人必須明確物資采購的具體數量、交貨時間和采購方式等重要信息，從而更好地對采購過程進行監督和管理。

二是選擇供應商和確定價格。這一環節是企業采購管理工作中最重要的環節，直接影響到企業的經營效益，使企業采購資金得到有效的利用。企業要根據原定的采購方案，通過招標競價和詢價采購的方式來確定物資的供應商和物資價格。

三是合同的簽訂和管理。加強合同的管理環節，可以規避企業大幅采購風險，確保企業的合法權益不受侵犯。企業主要通過以下幾個方式來加強對合同的管理：1.合同的范本管理，通過對范本的管理，可以降低合同的簽訂風險。2.加強信用管理。企業要積極建立商業檔案體系，通過對供應商誠信體系的評價，有效降低企業的簽約風險。3.加強合同統計分析。企業要提高自我決策的分析能力，將簽訂的合同提交給監管部們進行審核。

（四）有效執行

在采購秩序的基礎上，如何加強秩序的有效執行是企業采購制度管理的關鍵。企業首先要拓寬企業的監督管理渠道，保證采購秩序內部管理工作的實施，充分發揮企業監督部門的監督職能。同時，企業還要發揮職工群眾的監督作用，加大職工對采購部門的監督和約束作用。另外，企業還要制定嚴格的員工內部管理機制，加大對采購部門員工內部管理制度執行情況的考核力度，對因工作責任心不強而導致嚴重工作失誤的員工進行嚴格責任追究，這種做法能夠提高管理部門的內部管理意識，從而保障采購秩序的執行力度。

結語：

在企業的發展和經營過程中，企業采購管理內部控制工作一直是十分重要的一項內容，對企業的科學運營和長期發展有著重要意義。雖然近年來，我國企業逐漸意識到企業采購管理的重要作用，開始對企業內部采購管理工作予以高度重視，但是在其工作過程中還是存在著諸多問題，這也是企業在未來的發展過程中需要不斷改正的地方。

[1]胡明松.探析企業內部控制中采購管理與存貨管理的業務流程[J].會計師，2015（01）.

[2]危南雁.淺析企業內部控制中采購管理與存貨管理的業務流程[J].投資與合作：學術版，2011（12）.

[3]程鳳英.淺談ERP系統下企業內部控制中的采購管理[J].時代經貿：下旬，2014（02）.

(作者單位：南通興科裝飾布有限公司）