試論采購管理中內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)及效率效益

李任重

試論采購管理中內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)及效率效益

李任重

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)采購管理工作一直是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響著公司的經(jīng)營和發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部管理控制是企業(yè)自我約束的一種管理手段，廣泛運(yùn)用在企業(yè)管理的各個方面，可以有效提高企業(yè)的工作效率和經(jīng)濟(jì)利益。鑒于此，本文將從正確認(rèn)識、制度保障、秩序合理和有效執(zhí)行四個方面，具體論述如何提高企業(yè)的物資采購水平，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理工作，以期給當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展提供一些借鑒和參考。

采購管理：內(nèi)部控制；監(jiān)督功能

由于當(dāng)前許多企業(yè)并沒有充分認(rèn)識到企業(yè)采購管理的重要性，導(dǎo)致企業(yè)無法充分發(fā)揮內(nèi)部控制制度對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的監(jiān)督功能，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的長期發(fā)展。因此，必須正確認(rèn)識內(nèi)部采購管理工作的重要性，加強(qiáng)對企業(yè)采購管理中的內(nèi)部控制。

一、采購管理中內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)分析

（一）審批

審批是企業(yè)采購物資的首要環(huán)節(jié)，通過企業(yè)不同部門之間的相互制約，不僅可以有效避免采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的舞弊行為，還可以加強(qiáng)采購成本控制，防止因重復(fù)采購而造成的資金浪費(fèi)。因此，審批工作是采購管理過程中的重要步驟，而采購合同的簽訂可以更為有效地加強(qiáng)企業(yè)對采購審批環(huán)節(jié)的管理工作。

（二）采購員

采購員是企業(yè)順利開展采購活動的前提，優(yōu)秀的采購員可以為企業(yè)節(jié)省更多的財(cái)力和能力，這就要求采購員要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和談判能力，詳細(xì)了解企業(yè)的每個采購流程，充分利用企業(yè)的資源，與供應(yīng)商進(jìn)行談判和選擇工作。

（三）供應(yīng)商

在企業(yè)的采購管理過程中，加強(qiáng)對供應(yīng)商信用檔案的管理具有重要作用。企業(yè)首先要建立完善的供應(yīng)商信用檔案，詳細(xì)地掌握供應(yīng)商在資金、信譽(yù)方面的情況。同時，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時，要做到公平、公正、公開。避免詢價(jià)人員為了一己私利、直接選擇供應(yīng)商的舞弊行為，才能確保采購業(yè)務(wù)的正常開展和順利進(jìn)行。

（四）驗(yàn)收入庫

采購物資到庫后，企業(yè)的物資管理部門要及時組織職工，對貨物進(jìn)行質(zhì)檢和倉儲工作。在企業(yè)驗(yàn)收入庫這一環(huán)節(jié)，企業(yè)必須要檢驗(yàn)物資入庫資料是否齊全，物資入庫是否存在不符合企業(yè)要求的規(guī)定。

（五）付款結(jié)算

付款結(jié)算是企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中不可分割的重要部分，由于付款業(yè)務(wù)涉及企業(yè)資金整體的使用，因此企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部會計(jì)控制，是采購部門在付款結(jié)算過程中的重點(diǎn)。

二、采購管理內(nèi)部控制效率效益的提升策略

（一）正確認(rèn)識

目前，國內(nèi)多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)內(nèi)部控制意識不強(qiáng)，這導(dǎo)致內(nèi)部控制制度遭到破壞，企業(yè)采購管理程序無法得到很好地執(zhí)行。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要著眼于企業(yè)的未來發(fā)展，將內(nèi)部采購控制機(jī)制納入內(nèi)部管理的長效機(jī)制中，企業(yè)的一切采購工作，都不能游離內(nèi)部控制管理之外。其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要提高企業(yè)內(nèi)部人員采購管理的意識，加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)部門工作人員責(zé)任意識和工作素質(zhì)的培養(yǎng)，使工作人員能夠以高度的責(zé)任心，服務(wù)于采購部門的內(nèi)部控制管理工作。

（二）制度保障

目前，企業(yè)采購管理的內(nèi)部控制工作存在較大的問題，對此，企業(yè)必須健全內(nèi)部控制制度，以此提高企業(yè)采購管理工作的順暢性和安全性，確保采購管理工作的正常運(yùn)行。企業(yè)要制定完善的物資采購管理制度，通過企業(yè)管理制度加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)的采購程序和標(biāo)準(zhǔn)，從而進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理工作，從而全面提升企業(yè)的管理水平，保證企業(yè)的采購工作有章可循、有法可依。

（三）秩序合理

制定完善的企業(yè)內(nèi)部采購管理程序是提高企業(yè)內(nèi)部控制效率效益的重點(diǎn)，因此，企業(yè)必須要制定合理的采購秩序，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的流程管理。

一是企業(yè)采購方案的編制及審定環(huán)節(jié)，采購計(jì)劃的制定，可以最大限度地減少企業(yè)管理部門的審核環(huán)節(jié)，控制采購預(yù)算。然而目前，國內(nèi)多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行采購時，都沒有嚴(yán)格地按照流程進(jìn)行審核，因此，采購部門首先要根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營情況，提出相應(yīng)的物資采購的需求，在倉儲部門平衡庫存后，物資管理部門再制定合理的采購計(jì)劃，并上交給財(cái)務(wù)部門審核、采購主管審定。另外，采購人員在將采購方案交給采購部門負(fù)責(zé)人審核后，負(fù)責(zé)人必須明確物資采購的具體數(shù)量、交貨時間和采購方式等重要信息，從而更好地對采購過程進(jìn)行監(jiān)督和管理。

二是選擇供應(yīng)商和確定價(jià)格。這一環(huán)節(jié)是企業(yè)采購管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，直接影響到企業(yè)的經(jīng)營效益，使企業(yè)采購資金得到有效的利用。企業(yè)要根據(jù)原定的采購方案，通過招標(biāo)競價(jià)和詢價(jià)采購的方式來確定物資的供應(yīng)商和物資價(jià)格。

三是合同的簽訂和管理。加強(qiáng)合同的管理環(huán)節(jié)，可以規(guī)避企業(yè)大幅采購風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)的合法權(quán)益不受侵犯。企業(yè)主要通過以下幾個方式來加強(qiáng)對合同的管理：1.合同的范本管理，通過對范本的管理，可以降低合同的簽訂風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)信用管理。企業(yè)要積極建立商業(yè)檔案體系，通過對供應(yīng)商誠信體系的評價(jià)，有效降低企業(yè)的簽約風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)合同統(tǒng)計(jì)分析。企業(yè)要提高自我決策的分析能力，將簽訂的合同提交給監(jiān)管部們進(jìn)行審核。

（四）有效執(zhí)行

在采購秩序的基礎(chǔ)上，如何加強(qiáng)秩序的有效執(zhí)行是企業(yè)采購制度管理的關(guān)鍵。企業(yè)首先要拓寬企業(yè)的監(jiān)督管理渠道，保證采購秩序內(nèi)部管理工作的實(shí)施，充分發(fā)揮企業(yè)監(jiān)督部門的監(jiān)督職能。同時，企業(yè)還要發(fā)揮職工群眾的監(jiān)督作用，加大職工對采購部門的監(jiān)督和約束作用。另外，企業(yè)還要制定嚴(yán)格的員工內(nèi)部管理機(jī)制，加大對采購部門員工內(nèi)部管理制度執(zhí)行情況的考核力度，對因工作責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致嚴(yán)重工作失誤的員工進(jìn)行嚴(yán)格責(zé)任追究，這種做法能夠提高管理部門的內(nèi)部管理意識，從而保障采購秩序的執(zhí)行力度。

結(jié)語：

在企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營過程中，企業(yè)采購管理內(nèi)部控制工作一直是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，對企業(yè)的科學(xué)運(yùn)營和長期發(fā)展有著重要意義。雖然近年來，我國企業(yè)逐漸意識到企業(yè)采購管理的重要作用，開始對企業(yè)內(nèi)部采購管理工作予以高度重視，但是在其工作過程中還是存在著諸多問題，這也是企業(yè)在未來的發(fā)展過程中需要不斷改正的地方。

[1]胡明松.探析企業(yè)內(nèi)部控制中采購管理與存貨管理的業(yè)務(wù)流程[J].會計(jì)師，2015（01）.

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[3]程鳳英.淺談ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制中的采購管理[J].時代經(jīng)貿(mào)：下旬，2014（02）.

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