電網(wǎng)建設(shè)項目檔案全過程管理的實踐與創(chuàng)新

□張志強 孟慶江 任啟金 邢建浩

電網(wǎng)建設(shè)項目檔案是在電網(wǎng)工程建設(shè)全過程活動中形成的一系列具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，輸變電工程驗收標準規(guī)定未經(jīng)檔案驗收或者檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得通過項目竣工驗收，而且對于輸變電工程達標投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程評選，檔案都是重要的考核和評選指標之一。它是工程建設(shè)和竣工驗收的必備條件和憑證，也是投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。它能否真實反映建設(shè)過程和實際情況，將影響電力工程的有效利用。目前，各單位對項目檔案的管理基本都依賴傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅把檔案管理工作作為項目建設(shè)管理的一個工作環(huán)節(jié)，沒有將其作為與項目建設(shè)同步進行、全程控制的記錄體系。項目檔案全過程管理是以國家、行業(yè)標準規(guī)范為管理依據(jù)，依托國家電網(wǎng)公司檔案管理系統(tǒng)平臺，通過建立檔案目錄、固化標準模板、應(yīng)用“二十四節(jié)氣表”工作月歷、加強過程監(jiān)督檢查等管理手段，實施“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”的全過程控制模式。通過建立這種新型管理方式可以將檔案工作滲透于項目建設(shè)的各個階段、各道程序之中，從而使工程項目建設(shè)檔案管理能夠貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，將檔案管理從末端移到前沿，實現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的同步進行。

一、電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀

(一)項目檔案資料不齊全、不完整。電力建設(shè)項目大多參建單位多、建設(shè)工期較長，由于各參建單位對檔案工作的重視程度和管理水平不高，從而導(dǎo)致重項目建設(shè)、輕檔案管理的現(xiàn)象會不斷在建設(shè)項目中出現(xiàn)。在部分項目部中時常發(fā)生檔案原件丟失或者資料不全的現(xiàn)象，尤其是招投標文件，項目前期文件等。此外，經(jīng)常出現(xiàn)工程建設(shè)與項目檔案工作進展不同步，實體建設(shè)完成后項目檔案不能在規(guī)定時間內(nèi)整理完畢，不能及時完成檔案移交工作，臨竣工進行突擊整理資料的情況，以上情況導(dǎo)致無法保證檔案的齊全性，其真實性也在一定情況下難以保證。

(二)項目資料不準確，歸檔質(zhì)量不高。項目檔案的內(nèi)容真實反映了工程建設(shè)的全過程實際情況，檔案數(shù)據(jù)的準確性會影響到整個工程質(zhì)量的評價，但是現(xiàn)實中往往出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與工程建設(shè)的實際不符情況。在施工過程記錄中經(jīng)常出現(xiàn)漏填、錯填，數(shù)據(jù)不真實，簽字不規(guī)范，簽名常用圖章代替，甚至用計算機打印等，施工過程中發(fā)生的變更環(huán)節(jié)沒有在圖紙上進行標注，造成竣工圖紙和工程建設(shè)實際不相符，為日后工程的運營維護工作埋下隱患。

二、電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理不善的原因分析

(一)思想認識偏頗。項目建設(shè)單位各級人員“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象普遍存在，思想意識還很淡薄。有些人認為建設(shè)工程有“一份合同、一張圖紙”就足夠說明問題，弄這么多資料沒有必要;有的參建單位認為工程檔案管理僅僅是單位檔案主管部門的事，與已無關(guān);還有的甚至把檔案作為“自己財產(chǎn)”，不愿移交歸檔。很明顯看出來，對檔案工作的認識不到位是造成工程檔案管理不到位的首要原因。

(二)管理工作失職。輸變電工程管理職責不明確、沒有建立有效的管理制度，極易發(fā)生“推諉扯皮”的情況。沒有嚴格的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，就不能形成有效的管理機制，也就無從談起責任落實。檔案主管部門人員往往只是在辦公室里整理，不經(jīng)常去現(xiàn)場，對基層檔案管理指導(dǎo)監(jiān)督不夠，也是導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量不高的原因。缺少制度和管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

(三)人員素質(zhì)不高。工程檔案收集、歸檔工作技術(shù)性和專業(yè)性很強，一般檔案人員對專業(yè)知識不了解，很難全面做好工程檔案工作;而項目建設(shè)單位檔案人員往往一人兼任多職，沒有專人負責，投入檔案工作的時間和精力無法保證檔案高標準要求，只能疲于應(yīng)付日常事務(wù)，更談不上加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理只能滿足于“裝進袋子、不丟失、鎖進柜子、你查我調(diào)”的狀況。檔案人員素質(zhì)不高，是造成工程檔案管理落實不到位的根本原因。

三、完善電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理的對策

(一)完善組織體系建設(shè)，為檔案管理工作提供保障。

1．建立健全檔案管理組織。工程開工建設(shè)前，建設(shè)單位負責牽頭成立由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、安裝、調(diào)試等單位負責人共同組成的工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和由業(yè)主項目部、監(jiān)理、施工、設(shè)計項目部人員組成的檔案管理工作小組，形成以建設(shè)單位為核心，各參建單位為支撐的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理為原則，實行“定人、定崗、定責”的方法，杜絕責任不清、互相推諉的情況。集中對工程項目檔案進行統(tǒng)一管理，并通過定期召開會議協(xié)調(diào)解決在收集和積累過程中出現(xiàn)的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，促進檔案工作的順利實施。

2．健全完善項目檔案管理制度。萊蕪公司以《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法(試行)》和《山東電力集團公司輸變電工程建設(shè)項目檔案管理實施細則》為依據(jù)，結(jié)合公司有關(guān)項目檔案的歸檔要求，編制了《萊蕪供電公司輸變電工程建設(shè)項目檔案管理實施細則》，明確了檔案管理的組織機構(gòu)、管理體系、職責要求和獎勵處罰等，并對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、組卷以及竣工圖的編制和竣工驗收等提出要求，以保證各參建單位及項目部在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。

(二)完善管理手段，實現(xiàn)全過程管控。

1．制定下發(fā)歸檔目錄。依據(jù)工程的實際情況，從項目立項到項目檔案移交，按照項目文件形成的先后順序和項目建設(shè)的階段，將建設(shè)項目全過程中應(yīng)當歸檔保存的全部文件資料進行梳理、分類，并將歸檔材料名稱、范圍、編號、分類、歸檔部門、歸檔時間、保管單位、保管期限等有關(guān)的規(guī)定、標準進行整合，集中在一個表格中，簡潔明了，十分方便實際工作應(yīng)用。

2．統(tǒng)一應(yīng)用國家電網(wǎng)公司檔案管理系統(tǒng)。嚴格落實國網(wǎng)檔案管理辦法的要求，全面應(yīng)用國網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，通過統(tǒng)一使用檔案管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)各參建單位間檔案信息資源的互通共享和各門類檔案業(yè)務(wù)模式的規(guī)范統(tǒng)一，并且能夠通過系統(tǒng)實時對其他資料進行歸檔、查詢。

3．建立標準歸檔模板。根據(jù)萊蕪公司多年項目檔案管理的經(jīng)驗，通過大量的調(diào)研分析和研究將普遍需歸檔的文件材料逐項列出來，建立樹狀結(jié)構(gòu)的工程檔案模板。業(yè)主單位從工程一始時就將模板導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，各參建單位進入系統(tǒng)進行下載并參照標準模板進行歸檔文件材料的收集工作。通過建立標準歸檔模板，各參建單位能夠由被動要求歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占⑻畛洌鶕?jù)模板大家也可以清楚知道自己需要歸檔的內(nèi)容、哪些內(nèi)容應(yīng)該歸到哪個類目、什么時間需要歸檔、哪些需要掛接電子文檔等，并能夠確保文件材料收集的齊全性和完整性。

(三)強化過程監(jiān)督，確保同步進行。

1．應(yīng)用二十四節(jié)氣表”工作月歷，實現(xiàn)工程進度與檔案同步。按照工程建設(shè)里程碑計劃，以工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(基槽開挖、基礎(chǔ)施工、主體完成、土建轉(zhuǎn)電氣等)為“節(jié)氣”，編制各參建單位和項目部檔案工作“二十四節(jié)氣表”月歷，讓各參建單位和項目部能夠明確各階段過程中需要整理、立卷和移交的資料及時間節(jié)點。通過應(yīng)用月歷表，將檔案工作與工程建設(shè)進度緊密連接在一起，讓項目檔案工作與項目建設(shè)的各階段同步進行，和項目建設(shè)一樣納入整個程序管理。

2．加大檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)問題落實整改。利用激勵獎懲機制，充分發(fā)揮調(diào)動監(jiān)理的職能，要求監(jiān)理檔案管理人員每周深入現(xiàn)場，及時檢查文件資料收集整理情況，及時發(fā)現(xiàn)收集整理過程中存在的問題，提出整改要求，督促責任單位限期完成整改。建立定期通報制度，每月召開項目檔案管理專題會議通報當月檢查考核情況，并提出下一步改進措施。

四、結(jié)語

總之，工程檔案資料管理的質(zhì)量控制是一個系統(tǒng)工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質(zhì)量歸檔是工程項目建設(shè)的最終成果反映，只有各參建單位認真落實工程建設(shè)項目檔案資料職責，提高重視程度，并且按照新的管理機制實施，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質(zhì)量。