校院二級管理體制下改進教學秘書工作的思考

□王雪芳 葉玲娟

隨著我國高等教育事業的迅速發展，各高校的辦學規模不斷擴大，專業數增多，學生數增加，原先的教學管理模式已不能適應發展的需要，國內各高校相繼將教學管理的工作重心下移，構建校院二級管理的教學管理體制。在這種新體制下，學院教學管理工作出現新的問題，作為一線教學管理人員的教學秘書也被賦予新的角色。面對新角色，作為教學秘書要如何適應新形勢，對策是什么，是每個教學秘書應當認真思考的問題。

一、二級管理體制下學院教學管理工作的新問題

(一)管理層面多、難度大。二級教學管理下，學院教學管理工作一方面原先接受校教務處和學院領導指令的職能依然存在，另一方面向管理的角色轉變，增加獨立開展工作的職能。學院教學管理工作既要執行學校的文件，還要建設學院層面的制度、規范。學院教學管理人員既是執行者，又是管理者，要根據學校既定管理目標，制定過程管理的相關政策，并加以實施。

(二)管理范圍寬、任務重。二級學院教學管理工作涉及范圍寬，涵蓋教學管理的方方面面，任務復雜、繁重。細化來講有培養方案制定、執行、調整;教學大綱修訂、整理;開課計劃制定、教學任務落實、課程表安排、教材征訂和發放;考試安排、補考和重修安排;成績收集整理、學籍卡審核、畢業審核、畢業證書發放;四、六級、計算機等各類考試安排、成績公布及證書發放;實踐基地、實驗平臺建設;師資隊伍建設;教學評估工作;各級各類本科教學工程申報、檢查、總結;教學質量檢查評估、教師評學、學生評教;教師技能競賽;新教師的教學導師安排、崗前培訓、教學能力考核;教學工作量的統計、課時酬金的計算;各類教學文件的整理及歸檔等。

(三)管理內容雜，對象廣。二級學院教學管理工作要對教學的過程進行管理、解決具體的教學問題、收集各類教學信息、接受教學咨詢、制定學院配套制度等，教學秘書在其中要發揮組織、協調、指導、服務等職能。服務的對象除了本學院的師生，還要和教務處、教室管理科、督導組、招生辦以及兄弟學院進行溝通。

二、二級管理體制下學院教學秘書工作的新角色

二級管理體制下，管理中心下移，學校教務處由過程管理轉為目標管理，在職能上發生了很大的轉變。二級學院要承擔過程管理的職責，教學秘書作為二級學院教學管理工作的一線管理人員，面對二級管理體制的新形勢，要充分理解工作職責的轉變，改變管理觀念，調整工作狀況，管理和服務教學。

(一)參謀和助手角色。教學秘書不僅要做好各項日常教學管理工作，實時了解日常的教學狀況，還要善于收集各個環節的教學信息，及時發現教學過程中的問題，分類整理各類教學問題和想法建議，傳遞給學院領導，為學院領導作決策時提供可靠依據，當好參謀;同時要準確領會領導的意圖和要求，及時傳達給相應的教師和學生，做好助手。

(二)橋梁和紐帶角色。二級管理體制下，教學秘書穿梭于教務處、學院領導、系主任、兄弟學院、教師、學生之間，處于橋梁和紐帶的角色(如圖1 所示)。

圖1 教學秘書扮演的橋梁和紐帶角色

(三)檔案管理角色。教學檔案是各類教學活動的原始記錄，如各種通知文件、師資檔案、競賽檔案、評估檔案、課程檔案、試卷材料、實習檔案、學籍檔案、畢業論文(設計)檔案等等，具有真實性和完整性。收集和整理這些教學檔案是教學秘書的重要工作之一，它能真實反映教學運行狀況，為教學秘書的工作提供參考，也是教學評估、教學質量評估的重要佐證材料。二級學院的教學管理人員在收集整理教學檔案的工作中，務必保證各類資料的完整齊全，并分類存檔。

三、教學秘書適應二級管理體制學院工作的對策

(一)努力學習，提高自身素質。作為學院教學秘書，一是應當具有高等教育管理相關知識，通過學習高等教育管理學、教育心理學，提高教育管理能力;二是應當具有寫作和語言表達能力，教學秘書經常要擬寫一些規章制度、教學情況通報、工作計劃、會議記錄、教學總結等，還要與相關部門、教師、學生進行溝通交流，轉達通知等，都需要有良好的寫作和語言表達能力，更好完成上情下達、下情上傳;三是應當具有處理信息資料的能力，教學秘書每天面對大量的文件、電話、會議、資料，在保證教學工作順暢的同時要客觀全面采集各類意見和建議，反饋給相關部門。

(二)愛崗敬業，發揮主觀能動性。教學管理工作是遵循科學規律的，同時也遵守學校的管理規章制度，教學秘書應當按照管理規定主動提前計劃安排，準備好相應的教學管理文件，印制好相應的表格，整理好相關的數據，提高工作效率。二級學院教學秘書工作多且雜，要分清主次和輕重緩急，發揮主觀能動性，運用科學先進的管理辦法，合理安排各項工作，科學管理時間，提高時間和效率。

(三)及時迅速，提高工作效能。橋梁和紐帶的角色，決定了教學秘書是信息傳遞和反饋的重要渠道，且事務較繁瑣，時間要求強，信息的及時性非常重要，輕者連累其它部門，重者造成教學事故。因此，教學秘書在工作任務下達后，要利用發短信、定時郵件等方法及時督辦，必須做到嘴勤、眼勤、手勤，寧愿重復通知，絕對不能少通知，杜絕出差錯，提高工作效能。

(四)心態平和，服務教學。二級學院的教學管理工作涉及范圍廣、接觸人員多、處理情況雜、工作強度大，這要求教學秘書時刻保持理性的思維和平和的心態，做到遇事不亂、處事不驚。要樹立“服務教學、服務教師、服務學生”的心態，耐心細致完成瑣碎的教學管理工作，密切聯系服務對象，把服務落實到每一項教學管理工作中;要以廣大師生為本，經常采取換位思考、逆向思維的方式來分析解決問題，這樣教學管理工作才能得到師生的認可，提高學院的教學質量。

(五)創新思維，管理教學。二級管理體制下教學秘書的作用不再只是一個“二傳手”，還應當不斷加強規范管理、創新管理。在繁雜的日常管理工作中汲取經驗、教訓，從中尋找創新點，創新工作方法，不斷提高工作效率。同時為領導提供教學管理方面的新建議，為領導決策提供依據，實現自身的價值。

總之，在校院二級管理體制下，學院教學管理工作出現了新問題，教學秘書也被賦予了新角色。為適應新形勢，教學秘書要努力提高自身素質，發揮主觀能動性，工作及時主動，保持平和的心態，運用創新的思維，管理服務教學，為學校教學管理體制改革作出自己應有的貢獻。

［1］唐小潔，王運東.二級管理體制下怎樣做好系部教學秘書工作的思考［J］.讀寫算(教師版):素質教育論壇，2008

［2］梁渝佳.高校二級管理體制下教學秘書工作初探［J］.南方論刊，2009

［3］萬馨.校院二級管理體制下教學秘書的工作職能分析和角色定位［J］.卷宗，2012

［4］王凌君.關于對教學秘書崗位的認識及其思考［J］.青年文學家，2010