計算機技術在檔案管理中的應用

馬東薇

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，計算機技術也隨之遍及全國各事業單位管理體制中，這其中就包括檔案管理的應用，使用更現代化的技術管理公司檔案，是檔案管理逐漸發展的必然趨勢，同時也順應了社會現代化、信息化的要求，提高了檔案工作的效率和素質，作用越來越重要，計算機技術在檔案管理中的發展前景是寬廣的，相信很快就將進入無紙化且網絡化的全新時代。該文簡單論述了計算機技術在檔案管理中的作用，并且提出可行性建議和一些看法。

關鍵詞：計算機技術 檔案管理 應用

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（c）-0011-01

計算機技術和網絡技術隨著社會經濟不斷發展，在各行各業都有了廣泛應用，這也為老舊的檔案管理工作提供了前所未有的契機。采用計算機技術管理檔案，是信息時代的必然趨勢，也是檔案管理自然發展的趨勢。利用計算機技術進行檔案管理，是實現檔案快捷化、自動化的前提條件。

1 計算機技術在檔案管理中的地位

計算機技術應用于檔案管理是檔案工作跟上社會現代化發展的要求，隨著社會經濟化的發展，檔案工作也隨著增多，對檔案的需求也跟著增加。因此以往的管理模式已經無法滿足工作的需要。工作量大、復雜程度高、查找困難等等問題困擾著檔案管理人員，急需建立一個新型模式的檔案管理方式，計算機技術應用因此登上檔案管理的大舞臺，并逐漸顯出奇效[1]。

2 計算機技術在檔案管理中的作用

2.1 實現數字化管理

傳統的檔案管理是采取手工記錄，不僅工作效率和準確度極低，也造成了大量人力財力的浪費，檔案儲存保管、查閱修改都相當不便。但計算機技術應用在檔案管理以后，我們就能通過計算機系統直接將儲存、查閱、修改這三個步驟簡化完成，節省了大量時間和資源，提高了檔案管理的效率。不僅如此，實現數字化管理還能實現資源信息的共享[2]。

2.2 實現自動化管理

信息化技術的特點存在高效、高容量和程序化等幾個方面，在檔案管理中，我們可以使用計算機技術編寫一些高效程序，不僅可以保證其工作時的準確性，還能實現檔案錄入保存等工作的自動化管理。

2.3 實現網絡化搜索

計算機技術應用檔案管理不僅能將各類型檔案分類匯總，使用軟件檢索查閱，避免因人為記憶丟失檔案儲存位置而造成的資料損失，還能實現網絡資源共享。眾所周知計算機發展至今的最大特點就是世界網絡化，檔案管理實現網絡化以后在某些調動工作上會最大程度上的減免繁瑣過程，無論在何時何地都能及時對檔案進行存儲查閱。

3 計算機技術在檔案管理中的應用

3.1 建立信息庫

檔案數據庫就是將檔案編寫進一個信息庫中，包括保存、檢索等功能的一個龐大的系統。建立信息庫的好處不言而喻，特別是一些檔案數量尤其多的地方，如政府、學校、警局等，這些地方的檔案不僅數量多而且分類雜，如果只是進行簡單的分類管理并不方便，尤其是在查找的時候，很難迅速的被找到。這時就需要建立一個檔案信息庫，無論是查找還是存檔，就相對方便了許多。但是信息庫是需要不斷進行更新的，這樣才能夠保證信息庫里的內容是最新可信的。

3.2 歸檔管理

歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結、計劃方案等。在很多事業機關中，通常以日常工作中產生的一些會議文件等作為主要的未歸檔文件；在學校，通常是把教師的研究成果和學生的得獎作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數量也不少，而且還要求極高的歸檔及時性，這就意味著計算機技術在檔案管理的運用中將更加普遍和廣泛。

3.3 整編管理

在越來越成熟的現代信息社會，檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來。計算機技術為檔案管理工作提供極大的方便，查閱及時，儲存方便。但由于檔案工作的特殊性，應尤其注意檔案信息的保密工作，在檔案信息庫中，檔案管理人員應該設立一定高級的操作權限，將檔案進行分類保存，以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中，計算機系統為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺，讓他們只需要在電腦前進行操作工作，而不是埋入紛雜的紙質檔案中，極大的減少了檔案管理人員的工作量。

3.4 查閱檢索

計算機技術的應用為以往缺乏效率又低準確性的查找工作帶來了很多便捷，更是根據需求的不同設立了多種方式，如：模糊檢索、關鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件，甚至可以查看到這份文件的錄入時間和所有已被翻閱的情況信息。

4 關于計算機應用檔案管理今后發展的幾點看法

4.1 多元化的前景

計算機技術在檔案工作中的應用越來越普遍，而且由于計算機系統的特點，檔案已經可以摒棄以前全文字的模式，實現文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件，并且永不失真，永不褪色，多年以后依舊能夠聲情并茂的展現出來[3]。

4.2 網絡模式的發展

計算機技術與通訊技術的結合，檔案完全可以實現互聯網檢索，打破距離上的限制，使計算機相對有限的容量得以擴大和補充，同領域的企業公司若實現檔案庫的網絡化，就可以實現安全查缺補漏，將檔案庫進一步優化。然而現在全國只有少數幾個有實力的公司能為網絡化提供合格的硬件配置，根據目前這種情況，建議針對各地的經濟狀況推廣一些性價比相對優良的計算機檔案管理軟件，逐漸建立起我國特色的檔案網絡管理系統。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養

計算機技術為檔案工作帶來了科學效率的管理手段和方便快捷的檢索方法，同時也無形中提高了對檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作，還要掌握一定的計算機技術應用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養自己的檔案管理工作人員時不但要培養他們對檔案工作的熱情，還要對計算機應用、網絡技術、現代管理、信息處理等方面的技術進行培訓，才能完全適應今后檔案的管理工作。

5 結語

計算機技術在檔案管理中的應用，不但減少了對檔案工作的人力財力和檔案管理工作人員的工作量，實現檔案的信息化，快速檢索、分類存儲，提高了檔案工作的效率，還可以方便檔案的統計工作和進行網絡信息共享。總之，計算機技術應用在檔案管理中是跨時代的進步，相信它在未來也會發揮著越來越重要的作用。

參考文獻

[1] 楊玉紅.計算機在檔案管理中的作用[J].吉林省教育學院學報，2009（3）：3-10.

[2] 崔瑜，馬芳.淺談計算機技術在檔案管理中的作用[J].科技風，2009（4）：2-7.

[3] 劉琪.淺談計算機技術在現行檔案管理中的應用[J].科技信息：學術研究，2008（36）：247.endprint