存貨內(nèi)部控制問題探討

□文/王 旭 張 麗

（大連財(cái)經(jīng)學(xué)院內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理研究中心 遼寧·大連）

一、存貨及存貨內(nèi)部控制的含義

（一）存貨的含義。存貨是企業(yè)日常活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等。存貨是企業(yè)的一項(xiàng)重要流動資產(chǎn)，以在正常生產(chǎn)經(jīng)營中被銷售或耗用為目的，是一種非貨幣資產(chǎn)，存在減值的可能性。一般來講，存貨占總資產(chǎn)的20%左右，占流動資產(chǎn)總額的40%～60%。

（二）存貨內(nèi)部控制的含義。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。基于內(nèi)部控制的概念，存貨內(nèi)部控制可以理解為是企業(yè)為管理好存貨，針對存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，事先制定的一套相互牽制、相互驗(yàn)證的內(nèi)部監(jiān)控制度。存貨內(nèi)部控制是企業(yè)整個(gè)內(nèi)部控制中的重點(diǎn)內(nèi)容和中心環(huán)節(jié)。企業(yè)制訂存貨內(nèi)部控制的目的在于保障存貨資產(chǎn)的安全完整，加速存貨資金周轉(zhuǎn)，提高存貨資金使用效益。

二、存貨內(nèi)部控制的內(nèi)容

在日常情況下，存貨的內(nèi)部控制主要包括存貨價(jià)值流轉(zhuǎn)和存貨實(shí)物流轉(zhuǎn)的程序控制。存貨實(shí)物流轉(zhuǎn)程序控制包括對存貨采購、驗(yàn)收、配送、倉儲、生產(chǎn)及銷售發(fā)貨等各環(huán)節(jié)工作程序的規(guī)定、控制環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)、信息傳遞要求、責(zé)權(quán)劃分、授權(quán)要求、不相容職位相分離控制等。存貨價(jià)值流轉(zhuǎn)記錄程序控制是財(cái)會部門根據(jù)企業(yè)存貨的自身特點(diǎn)建立的從原材料采購到庫存、產(chǎn)品生產(chǎn)及出售的全過程控制。

（一）存貨供應(yīng)及保管過程的內(nèi)部控制。存貨的供應(yīng)過程主要是存貨的采購。存貨的采購主要包括編制采購計(jì)劃、采購招標(biāo)、合同的訂立、存貨驗(yàn)收入庫、支付貨款、賬實(shí)核對等。存貨采購必須根據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算的計(jì)劃按規(guī)定的采購流程進(jìn)行，采購的各環(huán)節(jié)應(yīng)分配給不同的部門來完成并保證不相容職務(wù)相分離。業(yè)務(wù)部門將生產(chǎn)經(jīng)營存貨需求計(jì)劃交由采購部門，然后采購部門據(jù)此編制采購計(jì)劃并進(jìn)行采購預(yù)算，然后交主管負(fù)責(zé)部門審核后，再上報(bào)管理層審批。

采購來的存貨到達(dá)企業(yè)應(yīng)由獨(dú)立于倉庫保管人員以外的人員驗(yàn)收入庫。采購經(jīng)辦人員要跟蹤供貨商的交貨時(shí)間并對沒有按照合同時(shí)間及時(shí)交貨的進(jìn)行催交。質(zhì)量檢測部門在驗(yàn)收存貨的品種、數(shù)量后，填寫相關(guān)驗(yàn)收報(bào)告單。倉儲部門根據(jù)驗(yàn)收單據(jù)接收存貨，填寫入庫單，并對入庫存貨進(jìn)行相關(guān)登記，將運(yùn)單、發(fā)票和收料單送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的會計(jì)處理和支付貨款。

入庫后的存貨進(jìn)行保管時(shí)，企業(yè)應(yīng)制訂日常存貨保管的流程和制度。對于驗(yàn)收入庫的存貨要進(jìn)行妥善的保管，保證記錄準(zhǔn)確、賬目清楚、賬實(shí)相符，并能定時(shí)準(zhǔn)確地提供有關(guān)企業(yè)存貨狀況的報(bào)告以滿足生產(chǎn)經(jīng)營和銷售的提貨需要。

各部門領(lǐng)用存貨時(shí)，領(lǐng)料單據(jù)必須要進(jìn)行連續(xù)編號，同時(shí)領(lǐng)料單上必須有相關(guān)責(zé)任人的簽字，包括經(jīng)辦人、倉儲部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人的簽字審核。存貨出庫后，倉儲部門要及時(shí)將相關(guān)單據(jù)送交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行稽核和賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符。

（二）存貨盤點(diǎn)的內(nèi)部控制。盤點(diǎn)應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門物資會計(jì)、倉儲保管員和獨(dú)立這些職能之外的監(jiān)盤人員在場共同進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)性、客觀性及完整性。存貨盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括實(shí)地盤點(diǎn)數(shù)、會計(jì)賬上結(jié)余數(shù)、倉儲部門登記的臺賬數(shù)，對于賬實(shí)不符的要分析原因所在，并給出處理意見。盤盈盤虧的處理意見必須報(bào)管理層審批，通過后按意見執(zhí)行，同時(shí)財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的盤點(diǎn)報(bào)告和處理意見對存貨賬面進(jìn)行調(diào)整。

（三）存貨賬務(wù)處理的內(nèi)部控制。存貨的賬務(wù)處理主要包括對存貨的收發(fā)、盤點(diǎn)結(jié)果的記錄和賬務(wù)處理。公司的會計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)上應(yīng)設(shè)置存貨明細(xì)賬和存貨總分類賬，物資會計(jì)應(yīng)對存貨的出庫入庫、領(lǐng)用、盤盈盤虧的處理、報(bào)廢及退回等業(yè)務(wù)的數(shù)量和金額進(jìn)行及時(shí)記錄，并定期進(jìn)行存貨明細(xì)賬與總賬的核對。對核對不一致情況，應(yīng)分析原因并對賬務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，確保賬實(shí)相符，責(zé)任明確。

三、強(qiáng)化存貨內(nèi)部控制的方法

（一）運(yùn)用適當(dāng)?shù)拇尕涳L(fēng)險(xiǎn)識別方法。存貨風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)存貨由于因各種不確定性因素的變動而發(fā)生損失的可能性。風(fēng)險(xiǎn)識別方法有很多，各有其優(yōu)缺點(diǎn)和適用條件。企業(yè)不同，識別風(fēng)險(xiǎn)的方法就不同；風(fēng)險(xiǎn)不同，識別的方法也不完全一樣。一般認(rèn)為，流程圖是一個(gè)合適的風(fēng)險(xiǎn)識別方法。該方法將風(fēng)險(xiǎn)主體按照生產(chǎn)經(jīng)營的過程、經(jīng)營活動內(nèi)在的邏輯關(guān)系繪制成流程圖，然后針對流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)識別風(fēng)險(xiǎn)。流程圖可以用實(shí)物形式表達(dá)，也可以用價(jià)值形式表達(dá)，其復(fù)雜程度視需要而定。流程圖還可以配有解釋表用來具體說明各流程階段會發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)種類，直觀地反映易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的流程以及它對其他流程的影響。

（二）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)之間的相互協(xié)調(diào)。企業(yè)內(nèi)部各組織結(jié)構(gòu)之間的相互協(xié)調(diào)包括層級間的協(xié)調(diào)、部門之間的協(xié)調(diào)和權(quán)利的協(xié)調(diào)。層級間協(xié)調(diào)需要建立各層級管理層之間相互聯(lián)系而又順暢連續(xù)的報(bào)告制度，以加強(qiáng)組織各個(gè)層級之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。部門間協(xié)調(diào)主要靠制定標(biāo)準(zhǔn)的程序來解決，還要建立垂直交流通道，由上級主管部門化解下級部門間沖突矛盾但又不很嚴(yán)重的問題。權(quán)利的協(xié)調(diào)中，企業(yè)要根據(jù)自身的情況找到集權(quán)和分權(quán)的平衡點(diǎn)，過分集權(quán)和分權(quán)都不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，應(yīng)根據(jù)具體情況掌握好恰當(dāng)?shù)某叨取?/p>

（三）完善存貨內(nèi)部控制活動

1、完善存貨供應(yīng)內(nèi)部控制。首先，應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，即能夠提供符合企業(yè)生產(chǎn)要求存貨的供應(yīng)商。采購部門采購原材料應(yīng)該按照質(zhì)檢部門提供的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，尋找合適的供應(yīng)商，對選出供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量測試以及對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和相關(guān)資料審核，符合要求的，則可以納入企業(yè)《供應(yīng)商名錄》。

2、完善存貨驗(yàn)收內(nèi)部控制。存貨進(jìn)入企業(yè)后的第一個(gè)控制點(diǎn)就是驗(yàn)收。存貨驗(yàn)收的控制點(diǎn)包括為實(shí)物驗(yàn)收和財(cái)務(wù)驗(yàn)收兩個(gè)方面。實(shí)物驗(yàn)收即倉儲人員負(fù)責(zé)檢查到庫的存貨質(zhì)量、數(shù)量及規(guī)格等是否與存貨采購計(jì)劃相符合；同時(shí)有關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)人員應(yīng)對入庫的存貨進(jìn)行抽樣測試，然后將測試結(jié)果報(bào)到主管負(fù)責(zé)部門，達(dá)不到質(zhì)量要求的進(jìn)入修理或退貨等程序。如果在倉庫沒有安排財(cái)務(wù)崗位，財(cái)務(wù)人員還要對入庫存貨的采購成本、生產(chǎn)費(fèi)用等信息進(jìn)行及時(shí)記錄。

財(cái)務(wù)驗(yàn)收關(guān)鍵控制點(diǎn)有：存貨入庫后，采購部門或其他相關(guān)部門應(yīng)將相關(guān)財(cái)務(wù)憑證及時(shí)交給物資會計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理，總賬和明細(xì)賬的記錄人員根據(jù)有關(guān)的原始憑證編制記賬憑證并輸入系統(tǒng)，成本核算會計(jì)錄入有關(guān)成本核算憑證，登記賬簿；系統(tǒng)會自動記錄存貨信息并進(jìn)行連續(xù)的編號，以防止少記有關(guān)的存貨入庫信息；負(fù)責(zé)存貨會計(jì)核算的人員要進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制，主要有存貨明細(xì)賬記錄和總賬記錄分離、審核與存貨記錄職務(wù)分離、記錄和接觸存貨職務(wù)分離；當(dāng)發(fā)生存貨退回時(shí)，會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，防止存貨資產(chǎn)虛增。

3、完善存貨保管與發(fā)出內(nèi)部控制。存貨保管是驗(yàn)收的后續(xù)環(huán)節(jié)。存貨的保管控制主要是對存貨儲存和存貨安全、存貨使用效率進(jìn)行相應(yīng)的控制。具體包括：授權(quán)領(lǐng)用、庫存存貨成本的控制、限制靠近存貨的控制、存貨的存放控制、建立存貨抽檢制度、倉儲管理人員的牽制等。

存貨出庫主要面臨的風(fēng)險(xiǎn)為存貨發(fā)生損壞或丟失和不當(dāng)使用。為了防止存貨發(fā)生損壞或丟失，可以在領(lǐng)料單的基礎(chǔ)上增設(shè)物資內(nèi)部轉(zhuǎn)移調(diào)撥單，通過制單、確認(rèn)、發(fā)料、出庫、檢查等程序，責(zé)任主體為銷售部門、物流部門以及財(cái)務(wù)部門。

（四）建立良好的信息交流系統(tǒng)。建立暢通高效的存貨信息傳遞系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)提高信息的傳遞效率。在保證信息傳遞及時(shí)準(zhǔn)確的前提下，盡最大可能減少信息傳遞成本，從而保證信息傳遞的高質(zhì)高效；通過利用信息網(wǎng)絡(luò)搭建存貨管理信息平臺，從而實(shí)現(xiàn)存貨活動的有效信息管理。通過信息平臺傳達(dá)公司關(guān)于存貨業(yè)務(wù)的新規(guī)定、新政策。

（五）發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。內(nèi)部審計(jì)制度既是內(nèi)部控制重要的組成部分，對于改善企業(yè)的運(yùn)營管理，提高企業(yè)的經(jīng)營效率有著至關(guān)重要的作用。為了增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的地位，企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門專門負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)審工作。為了確保內(nèi)部審計(jì)工作的獨(dú)立性，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)直接對最高管理層負(fù)責(zé)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)改善內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督和考核制度。一方面企業(yè)要提高內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的層次，對企業(yè)存貨內(nèi)控進(jìn)行定期審計(jì)，并對企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)及其實(shí)施的效果進(jìn)行評價(jià)，及時(shí)糾正存在的問題；另一方面可以定期從企業(yè)外部聘請專業(yè)的中介機(jī)構(gòu)對企業(yè)存貨的內(nèi)控狀況進(jìn)行評估從而加強(qiáng)企業(yè)在存貨各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制力。

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