探析新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展前景

王麗蘋

摘 要：時代的發展與科技的進步，帶動了整個社會與經濟的快速成長，事業單位作為社會企事業單位的重要組成，發展的步伐也對其提出了新的要求。作為單位管理職能工作核心組成之一，檔案管理工作如何才能充分運用與發揮管理效能與價值，如何才能更好地為事業單位的生產經營提供有力支撐，已然是時下每一事業單位亟待解決的先決問題。該文主要介紹了目前行政事業單位檔案管理基本工作現狀，分析了新時期我國事業單位檔案管理工作的前景展望，并藉此提出了實現事業單位檔案管理高效運作的若干建議，以期對事業單位內部檔案管理工作的發展提供有益參考。

關鍵詞：事業單位檔案管理 工作現狀 發展方向

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（c）-0205-01

事業單位內部檔案工作自傳統的管理模式走向現代化的管理方式，已然歷經數十年。檔案管理相關信息化建設與管理模式的整體改革、運營后，當代事業單位檔案館其實已具備了統籌管理相關檔案文件、信息、知識的軟硬件條件，以及全面處理檔案、數據的管理能力。

1 行政事業單位檔案管理體制基本現狀概述

就目前行政事業單位檔案管理工作的普遍現狀而論，研究者主要例舉幾項略作概述。檔案管理工作模式基本是以集中管理為基礎，即使歷經幾次變革，但在社會主義市場經濟的推動下，依然呈現出具有中國特色的檔案管理模式，比如，“統一領導、分級管理”與疊合管理并行；“統一領導、分級管理”是《中華人民共和國檔案法》規定的檔案工作的基本原則，借助自上而下所建立檔案管理機構來實現分級管理檔案，同時履行監督與指導職責，在全國范圍內覆蓋檔案網。在這項基本原則的指導下，地方各級檔案管理機構在受本級政府管轄的同時也接受上級檔案管理機構的業務指導和管理監督。又如“同機構，兩牌職”模式與“館局一體”模式的兼容；根據國務院與中央辦公廳聯合頒布的《中央檔案館國家檔案局職能配置、內設機構、人員編制方案的通知》規定，國家檔案局和中央檔案館、地方各地級市檔案局和檔案館統一進行合并，合并后的新機構可同時懸掛檔案局和檔案館的牌匾，履行檔案事業管理與檔案利用管理的雙職能。這一種模式結合了各級檔案部門實際工作情況，使檔案工作得到了廣泛的利用和有效管理，所以一直沿用至今。現實也證明了這一體制充分發揮出了檔案事業的特點和優勢，使得檔案保管與利用得到高效保障。

2 新時期我國事業單位檔案管理工作的前景展望

其一，電子科技的高度滲入，讓廣大群眾對檔案館網上服務站的認識度日漸高漲，已然成為目前人們查閱及利用檔案服務的另一便捷手段。由此，檔案管理工作從業人員應積極學習信息技術，將利用檔案的方式進行縱深擴展，即在存留原始紙質文件檔案外，借用其他方式來拓展檔案服務，使其向多元化方向發展。

其二，檔案信息電子化。我黨政策方針明確指出覆蓋現代化建設全局的戰略舉措，必須大力推進國民經濟和社會信息化。科技時代讓社會企事業單位的日常辦公都融入了電子信息技術之中，自動化的辦公模式很大程度上提高了辦公效率，節約了辦公成本，檔案從整理、統計，再到歸檔、排序等整個流程全線計算機控制，工作人員只需在電腦上做簡單的輸入操作，有如視像圖片、影音文件等都能夠以電子媒介的形式借助電子設備進行收編入檔，可見我國檔案管理工作正逐步全面覆蓋信息化。

其三，檔案文件一體化。文件所呈現的生命周期理論反映出其整體運動過程可分為四步，并圍繞此四步做線性運動，即制作階段、使用階段、暫時保存階段以及永久儲存階段。發達國家在檔案管理工作上的成功經驗之一，即將各個部門的分散的文件與檔案進行整合，將其集合成為獨立的有機體，由此可以省卻中間重疊工作所耗費的大部分人力、物力，各部門無須再增設專門的文件保管部門。

其四，檔案查閱與使用面擴大化。現代化水平的不斷提升，信息時代下誕生的科技手段層出不窮，大眾查閱與使用檔案的方法也隨之開始趨向于更多層面的發展，比如過去利用檔案僅為查詢文獻參考、資料依據等，現時檔案的利用價值已向宣傳單位、教育員工等方面拓展開來。

3 實現事業單位檔案管理高效運作的若干建議

基于上述檔案管理工作體制及發展趨勢，研究者認為要充分發揮檔案管理工作的實效，可借鑒以下建議。

其一，構建事業單位檔案信息網絡系統。依托事業單位生產經營網絡系統建立事業單位檔案信息網絡系統，收集反映本單位生產經營管理各個環節的基本數據、原始記錄等資料，及時歸檔形成豐富的檔案信息資源。與此同時，廣泛收集行業內部資料信息，確保隨時掌握同行業檔案工作動態，使本單位各部門的檔案信息資源內容、門類更加多樣。比如，借助計算機網絡技術，在制定單位生產經營網絡系統時，預先考慮檔案信息網絡系統建設，確定檔案信息資源共享的規范要求，開發檔案信息資源數據庫，使單位內部和行業之間能夠及時有效地獲得所需檔案信息，實現檔案信息的資源共享。事業單位若要在市場經濟下占據一席之地，贏得信譽，就必須擁有豐富的信息資源庫，緊扣社會動向。比如，可通過日常單位訂閱的雜志、期刊來挑選、提取其中所蘊藏的大量有價值的資料，將此填充至檔案信息源之中，為日后單位內部生產、經營、決策、管理及維護提供基礎理論支撐。

其二，科學合理管理事業單位檔案的資源配置。全面推行事業單位檔案分級管理，可使單位檔案管理結構得以優化，提高信息檢索效率。簡化檔案布局，將繁雜的檔案進行系統化排列，能為單位上、下查閱創造簡便的檢索方式，使檔案管理的優勢作用得以充分發揮。除此之外，調整事業單位檔案存放的布局，實行分級管理，能夠突破和克服現代事業單位檔案管理的瓶頸，實現各檔案層級的宏觀統籌與整理分布，亦有利于提高事業單位檔案信息資源的利用效率。

其三，根據單位實際需求來拓展服務內容。事業單位檔案管理服務模式隨信息技術不斷更新而不斷變化，與此同時，這也為檔案管理信息化建設開辟了更為廣闊的創新前景。比如，事業單位可以通過互聯網的便捷，隨時搜獲社會乃至全球最新資訊，再以此為基礎建立科學、高效的檔案信息管理體系，對單位在運營體系、建設發展、重大決策等多方面提供全方位服務。又或是結合現代化的營銷手段，協助相關人員設計與組建事業單位獨立門戶網站，需要注意的是，在單位網站的設計中要結合單位實際情況與工作特色，將檔案管理工作的特質與工作成果列入介紹欄，以此宣傳來擴大單位及檔案管理工作的影響，提升公眾對檔案管理工作的認知度與重視度。

參考文獻

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