高等學校檔案管理的問題與策略

南京曉莊學院心理健康教育與研究中心 沈 紅

高等學校檔案管理的問題與策略

南京曉莊學院心理健康教育與研究中心 沈 紅

近幾年，各個行業對檔案資料管理工作的重視程度不斷提高，各大院校也是如此。一些高校管理層和工作人員在這一方面投入的精力慢慢增多，為了加強這方面的管理工作采取了不少方法，不過從總體上來看仍然存在很多不足之處。所以，筆者針對高等學校檔案管理工作以及相關措施進行分析，旨在為日后的高校檔案管理工作提供一些建議。

高等學校 檔案管理 問題策略

信息技術水平的不斷提高為高校檔案管理工作提供了更有利的技術保障，同時也使以往的工作內容與技術發生了一系列變化。在科學技術水平不斷提高的新的歷史階段，學校檔案管理工作將如何構建一個新的模式體系，是現階段高校檔案管理工作需要面對的主要問題。

一、高等學校檔案管理的基本概述

1.高校檔案資料及檔案資料的工作認識

作為檔案資料管理中的一種，高等院校在從事教育教學活動、科研與管理活動的過程中形成了具有一定利用價值的不同類型的原始資料記載。高校資料在于檔案管理本身所具有的意義，也就是保存價值和使用價值。但是高校檔案管理工作只具有一種意義，即參考使用意義，不過這種使用意義在一定環境的影響之下能夠實現。參考使用意義可以調整為兩種意義，也就是保存意義和使用意義。同時，學校檔案的兩種作用都可以得到更好地利用。因此，學校檔案資料管理的領域和涉及的東西應該多于該項工作本身，它是學校所有管理工作中最為關鍵的一部分。學校一系列管理活動都離不開其提供的信息數據與資料，它分廣義與狹義兩種，本文主要討論的是狹義的高校檔案資料管理工作，即收集、整理、保存、使用等。

2.檔案資料的規范化管理

在企業發展管理過程中，我們最先發現了規范化管理這個詞語，在泰羅管理中，它是一種思想方面的管理活動，側重的是在具體的管理過程中要將人的價值具體地表現出來。在對人的特殊性的表現中，通過制定一套所有人共同認可的規范體系指導大家的觀念與思想。所以，檔案信息的標準化管理可以將其準定為：以科學的發展觀念為基礎，使該項管理工作更加標準化、規范化、體系化。檔案資料規范化管理的具體內容如下：

1.形成規范化的管理系統，即讓業內人士肯定，同時又可以讓所有相關行業共同遵守與執行的思想觀念與原則。一般狀態下，這些規范與標準應該由相關行政部門負責制定，或者是相同領域內專門的組織機構共同制定。

2.以人為本的資料規范化管理在各項規則規范制定過程中應該充分體現人本主義思想理念，主要指對檔案資料進行管理過程中的“人”的參與，不管是對資料的管理，還是對資料的利用分配都要體現人性化。

二、高校檔案資料管理存在的問題及原因

1.對檔案資料的認識有誤區

部分院校將檔案資料與檔案工作分不清楚，把檔案管理的相關政策、法規、規范原模原樣地應用到檔案管理工作中，結果使管理工作的成本大大升高，削弱了對該項管理工作的效率，使得人力、物力、財力被盲目地消耗掉，影響管理工作效率的普遍提高。主要原因是業內管理人士沒能充分認識檔案資料管理工作的主要意義，對文件性質資料的參考利用價值沒有一個準確的價值觀念。

另外，有的管理人員在檔案管理工作中態度不端正，將其與學校管理工作割裂開來，沒有給予檔案工作相應的重視。學校上層管理人員忽視檔案管理工作，檔案管理工作在學校的地位受不到重視，工作難度較大，相關活動無法有效開展。

2.高校各二級管理單位的檔案資料管理意識不強

相關的管理部門缺乏檔案和相關資料管理的正確認識，將管理活動看成是他們的一項負擔，無須花費精力去做，這項工作開展與否不會對學校整體管理活動的開展起到任何影響。同時，這些活動還會對其他一些活動的有效開展產生很大影響。所以，這些部門的相關管理工作總體而言處于比較混亂的狀態，而且在某些情況下存在很大疏漏，有的直接放在接口處。

另外，因為檔案管理工作者是檔案工作的主要落實人員，所以一定要具有很好的綜合能力才能完成這個任務。由于領導不重視、制度不完善，檔案工作在學校中沒有什么實質性的進步，在管理工作者配備方面也存在一些問題。檔案管理工作者是退休的教師或從其他崗位上調來的，不管是在理論知識還是在實踐操作上都有很大不足，工作手段需要進一步調整，極大影響了檔案管理的有效實施。

3.檔案資料收集范圍不全

檔案資料收集的判斷參考物是檔案管理工作主要的參考標準。現階段檔案管理工作的有效開展主要以《四川省高等學校檔案工作規范》為參考標準。不過這項規定是全校整體管理范圍不斷提高的重要標準，使很多本應得到有效管理的工作沒能得到有效管理。

4.缺乏相關考評機制

現階段，各個院校對相關工作的開展都有一套完整的考核體系，不過根據文件性質的檔案數據并沒有什么參考標準，既缺少對該項內容的宏觀查考，同時也沒有對相關內容的其他方面的考核。由于該項工作受到的重視度不高，也可以說檔案資料的真正價值沒有得到更好地體現。

另外，隨著高校檔案管理活動有效進行，其各方面的制度保障有待進一步完善。根據具體的情況要求，現階段高校的檔案管理工作仍然缺乏有效引導，從檔案的收集、分析、整理到各個環節都需要有人進行正確引導。

三、高等學校檔案管理問題的解決策略

1.統一檔案與檔案資料的認識

按照資料種類主要分成兩部分：圖情資料與文件資料，這兩部分資料的主要差別就是原始性與編譯性。前者是經過加工的資料文件，不是在管理過程中產生的，對過程不存在任何記錄性作用，這一部分的主要特點就是原始資料的記載，需要很多具體的工作過程才能得以完善。文件資料就是我們所說的檔案性資料，檔案是文件發展的歸宿與精品，其實就是資料要呈現的一部分。檔案是檔案資料之中比較重要的一部分，檔案資料是檔案的綜合部門。換句話說，這種資料文件也要分成兩部分，在保存期限上具有10年期限。

2.加強宣傳，提升檔案資料意識

作為記錄和反映高校發展過程的真實性數據，檔案資料具有很強的不可替代性。檔案資料管理工作質量的好壞是衡量學校管理能力與整體實力的主要參考標準，它在高校迎接各類教育教學檢查與評估中所起的功效是巨大的。我們一方面要加大宣傳力度，讓它得到更好地體現，另一方面要援引重要的案例加以分析，全面引起人們對檔案管理工作的重視程度，以達到檔案管理工作效率的不斷提高，為該項工作的開展提供良好的基礎性保障。

檔案資料管理是學校發展的關鍵內容，只有充分認識該項活動的重要性，才能制定長遠的發展規劃，有針對性地開展各檔案管理工作。上層管理人員應當積極推動該項工作不斷進步，提高整體工作效率，并且通過各個崗位共同努力，為檔案管理工作的高效開展提供基本性保障，不斷推動檔案資源的優化組合，使檔案管理工作不斷完善。

3.創新檔案資料管理模式

全面加大力度推動檔案資料分級（層）集中管理方式的形成。檔案資料的管理形式主要分為“一統集中式管理”和“分級（層）集中式管理”兩類。第一種是將學校各個崗位工作過程中產生的有價值的文件資料交由學校指定的部門進行統一管理，其他任何崗位上的管理工作者都不能對此進行干預。該管理模式是檔案管理發展最高境界的一種管理模式，要求相關工作人員必須具備強烈的管理意識，專業的管理技能與綜合素質，還要掌握一定的現代化管理技能，這樣才能提高管理工作的整體效率。第二種管理模式則是指把形成的檔案資料按根據具體的內容逐層劃分。按不同級（層）次的材料來源分成不同級（層）次的同一層次的集中管理。這種管理的方法其實是向第一種管理方法的緩慢轉變。現階段，大多數學校對檔案資料管理使用的模式主要就體現在以上兩種，也就是根據對學校層面的有一定的積極意義的檔案資料交由集中管理部門進行管理，針對相關崗位形成的過程材料由不同的部門統一負責。

4.強化與創新考核機制考核

為了進一步推動各項工作有效開展，從而提高考核的整體效果，必須要在原來的基礎上形成一種連帶責任的考核體系，有效地將各個考核機制體系反應出來。明確劃分各個崗位管理人員的責任，如單位領導占5%，分管檔案資料工作領導占10%，檔案資料工作人員占5%等，形成一個由上往下的考核管理機制。這種考核會形成上下各層人員的工作聯動效應，從而達到提高各級人員對這項工作重視度的效果，調動他們參與檔案資料工作的積極性，保證各單位檔案資料工作能夠正常、有效地發展。

5.劃定各級（層）檔案資料收集范圍

明確收集資料目標具有十分重要的意義，只有制定清晰、明確、可操作性強的不同層級的歸類方案，才能確保檔案資料能夠有序、完整地保存下來，并能及時滿足查閱者的需求。由于現階段不少院校使用的是分級（層）管理方法，所以檔案整理范圍應該注重層級性。由于級（層）效果不明顯，其收集具體內容也具有很大不同，但總的來說其規律是從整體到局部的，由簡單到復雜。

但是，不論是哪一種檔案資料都應該保證具有一定的可行性。具體方法是：學校各個崗位按照各類估算的具體標準需求，結合所在崗位的責任范圍擬制相關材料報送給學校，接著由學校委派相關工作者集中審定相關層次的收集內容。只有通過這種方式才能保證各層次職能與職責履行效果的實現，才能真正發揮檔案資料服務學校管理、科研與教育的作用。

6.全面加強檔案資料信息網絡建設

要想進一步提高高校教學、科研和管理在使用各類資料文件、數據信息方面的便利性與高效性，必須提高高校檔案資料的網絡科技化的整體水平。第一，國內相關部門協調相關行業研制相關的網絡體系。第二，學校加大力度實現檔案資料管理工作整體的信息化程度，構建一個信息量豐富的數據中心系統。第三，各個院校將檔案信息智能化建設工作與高校數字化建設工作緊密相結合，保證檔案資料數據化與學校其他工作內容同步進行。現階段，計算機技術已經逐漸應用到各個領域中，各個院校的檔案管理工作應該實現智能化與自動化管理的水平。

四、結束語

綜上所述，高校檔案工作在各個學校發展的過程中發揮著積極、有效的作用，可以為上層管理人員制定正確的規范標準，提供具體的參考標準，同時也可以為相關工作的開展提供更多指導。所以，高校必須正確認識，加強高校檔案管理的整體意識理念，在市場經濟體制下進行明確定位，進一步拓展檔案工作的服務內容，創新檔案工作的服務體系，更好地為學校的發展提供幫助，提高學校管理工作的整體水平，促進學校向一個新的階段發展，為我國教育事業的發展做貢獻。

[1]王艷玲．淺談高校檔案管理信息化建設[J]．現代情報，2007．06

[2]李寒冰．高校檔案管理系統的設計與實現[D]．大連海事大學，2014

ISSN2095-6711/Z01-2015-08-0212