人事檔案可持續管理與保存研究

陳秋香

（泉州廣播電視臺，福建 泉州 362000）

人事檔案可持續管理與保存研究

陳秋香

（泉州廣播電視臺，福建 泉州 362000）

人事檔案管理工作的去紙化與電子化成為提高人事檔案管理效率的必要措施，人事電子檔案從對電子檔案的保存與人事檔案信息的可持續管理上來看，相較于過去的紙質載體具有明顯的優勢。本文基于上述出發點，從全面推進人事電子檔案信息化建設出發，提出改善人事電子檔案的可持續管理與保存的對策建議，為進一步提高人事電子檔案的管理效率理清思路。

檔案；電子；人事

人事電子檔案的管理是當前人事工作的有機組成部分。隨著信息技術的廣泛使用，人事檔案管理也步入了電子化時代，機遇與挑戰共存，人事檔案的電子化管理在提高管理效率的同時，也面臨著各種問題。在人員流動日益頻繁的當下，對人事檔案信息管理工作的準確性與流程化建設提出了更高要求，以確保信息的可持續性管理與存檔。相較于大多數企事業單位仍采用的紙質檔案，在保存方面，人事電子檔案具有占地空間小，檔案的去紙化與存取電子化的優點，提高了電子檔案可持續化管理的效率。顯然，信息技術的應用提高了人事電子檔案的管理效率，尤其是信息儲存與調取方面，但人事電子檔案管理仍然存在欠缺標準化、制度不健全等問題，本文將基于此，針對人事電子檔案管理工作中存在的電子化管理配套措施的建立與健全等問題，提出相應的對策建議。

1　人事電子檔案管理的重要作用

1.1便于人事電子檔案的保存

人事檔案的去紙化，克服了紙質檔案保存占地面積大，且紙質檔案資料易受潮等不方便的客觀原因制約。過去的人事檔案由人為記錄形成，其準確性受到記錄人員主觀操作偏誤的影響，容易出現遺漏或錯誤的情況，且更正檔案內容的程序復雜而繁瑣，流程多而并不一定見效。人事電子檔案管理，將人事信息數字化并集中保存于專門的服務器上，異地備份系統與數據集中系統的使用，使人事檔案信息的準確性與精確度高。而且，如果出現遺漏或錯誤，一經確認就能夠修改，程序簡化且安全性高。

1.2人事電子檔案管理的可持續性管理

去紙化的人事電子檔案能夠進行無數次查閱，而無需擔心紙質載體的損耗。人事電子檔案多使用相應的電子檔案管理系統，數據與信息集中模式下的人事信息便于依據不同標準進行分類、匯總的統計管理或數據挖掘，在績效考核或人事評價時，能夠充分發揮電子信息化的優勢。另外，利用可持續化的人事電子檔案信息，對于企事業單位內部各部門進行對應的工作交接或工作內容交流，或者為上級管理部門提供人事聘用的決策，能夠以電子信息化的信息進行科學的評定，將有利于上層決策的科學性，也決定了人事檔案信息化建設可持續推進的必要性。

2　人事電子檔案管理現狀

就當前信息技術在人事檔案管理中的應用來看，存在的問題也并不少。如電子檔案信息系統的推廣仍然不足，電子檔案信息系統的需求挖掘不夠，人事電子檔案信息系統的安全性亟待進一步增強等。從主觀因素來看，這是由我國人事電子檔案發展起步晚的現狀所決定的，即我國人事檔案的紙質化載體歷時長久，企事業單位中從事人事檔案管理工作的人員，對于信息技術支持下的人事檔案管理工作的重要性認識不夠；從客觀因素來看，對于人事電子檔案工作來說，需要全面的信息管理技術給予技術支撐，而信息系統的使用時間較短，工作人員對人事電子檔案系統的使用并不充分。可以說，人事電子檔案管理工作因為主客觀原因，導致了目前的人事信息可持續管理存在諸多不盡如人意之處。加上人事檔案保存的不規范與不科學，進一步阻礙了人事信息可持續性管理工作的展開。

3　改善人事電子檔案可持續管理與保存的對策建議

3.1構建人事電子檔案信息庫

信息庫的建設是在電子檔案信息化推進過程中逐漸建立起來的，是基于數據集中的信息系統的進一步完善。人事檔案內容越復雜，量越大，數據庫技術的應用在電子檔案建立與完善過程中就越能凸顯其價值，人事檔案中定性的與定量的資料或數據，在數據庫技術的應用下對于調取、修改、管理甚至是保存數據，都將凸顯出高效、便捷與科學性。集中管理模式下的人事電子檔案信息庫，更利于人事工作的開展，如選拔優秀人才進行培訓或提拔，如對員工的績效考核或客觀評價，都能夠在集中系統中批量處理并快速得出科學而客觀的結果。

3.2加強人事電子檔案的安全性

人事檔案具有一定程度的機密性，企事業單位在對員工人事信息進行管理與保存過程中，安全性問題是尤為重要的。因此，基于當下應用廣泛的數據庫技術，人事電子檔案系統的后臺安全性需要考慮管理人員的權責、備份系統保持正常運行以便定期更新與保存數據；而針對人事電子檔案的查閱權限也需要進行甄別與設定，在系統操作前臺設置必要的口令與密匙，以及對應管理權限需要分配給指定工作人員，不能誰都能查閱員工人事電子檔案，致使人事檔案信息外泄。

3.3對人事電子檔案信息的相關利用方面進行推廣培訓

由于現代化的信息管理系統和辦公設備的自動化程度不斷提高與更新，對高級辦公人員的計算機操作水平設置了一個較高的門檻。對相關從業人員應進行系統的、有計劃的培訓，使其能較好地掌握現代化的高級辦公所要求的技能，成為現代化信息管理系統和辦公設備自動化的最大受益者，達到提高相關產業生產力水平的目的。

4　結語

總的來看，人事電子檔案工作的重要性不言而喻。人事檔案管理工作的去紙化與電子化成為提高人事檔案管理效率的必要措施，而人事電子檔案的可持續性管理即保持人事檔案管理的流水化與科學化作業，保證人事檔案管理科學，如最基本的有效查詢，并通過現行的信息系統對人事檔案信息進行分類、匯總的統計分析，以便為上層決策提供有效的依據。人事電子檔案的管理應當從科學性與安全性兩方面進行考慮，科學性即通過建立人事電子檔案信息庫承接后臺數據庫系統的查詢、分類，安全性則需要從信息系統的安全性功能、信息管理平臺的口令密匙設定、互聯網條件下對重要人事檔案的異地系統性備份保存等方面進行加強。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.07.050

G275

A

1673-0194（2015）07-0093-02

2015-01-24