“學生類”檔案作為“一級類目”管理存疑

王靜++荊秀琴

摘 要：教育部和國家檔案局發布的《高等學校檔案管理辦法》以27號令的形式于2008年9月1日起施行。其中一級類目中增加了“學生類”，使得高校檔案管理更加規范。但在實際操作過程中，筆者發現把“學生檔案”作為一個一級類目（學生類）來設類，與黨群、行政、教學等其他類目檔案在管理中存在很大差異。筆者認為，可以將學生檔案歸入學校檔案館（室），參照干部人事檔案的管理模式統一管理，不要與其他類目的檔案同樣設立一級類目，更具有科學性。

關鍵詞：《高等學校檔案管理辦法》；“學生類”；檔案管理

Abstract： The ministry of education and the national archives bureau issued the measures for “the administration of archives of institutions of higher learning ”in the form of 27 order and it came into force on September 1， in 2008. “Student class” was increased in the category， which makes the archives management of colleges and universities more specified. But in practice， the author finds that the “student records ” ，as a primary category ，with class （students）， the masses， administration， teaching and other category files have significant differences in the management. The author thinks that students archives can be classified as school archives （room）， referring to the management mode of unified management of the cadre and personnel files， rather than with other class file categories and this will be more scientific.

Key words： “the measures for the administration of archives of institutions of higher learning”； “Class of students”； Fle managemen

《高等學校檔案管理辦法》第十五條，將“學生類”與“黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類”，共計十一大類，都作為一級類目列入文件材料的歸檔范圍中，并且明確表述“學生類”主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。[1]而這些材料是學生在校期間學習、工作、生活的真實記錄，是其自身發展過程中形成的，并且在畢業時隨學生離校而轉出，所以筆者認為“學生類”也就是學生的個人檔案。《高等學校檔案管理辦法》把“學生檔案”作為檔案管理的一大類（學生類）來設類，與其他類目檔案在管理上存在較大差異。主要體現在：

1 定義的差異

“高等學校檔案”是指高等學校在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。[2]而“學生檔案”是學生個人自身在學習、生活、社會實踐、校園活動、知識競賽等活動中形成的，是反映學生自身能力的真實記錄，并不是“學校”在從事各項活動中形成的歷史記錄，“學生檔案”和“高等學校檔案”是兩個不同的個體，而將“學生檔案”劃入高等學校檔案管理體系之中顯得格格不入。

2 形成及歸檔的差異

“學生類”作為檔案管理中的一個一級類目存在于檔案管理中，與檔案形成的概念不符，檔案的形成一般由以下三點構成。①處理完畢的文件材料才能成為檔案，檔案是文件材料有條件地轉化而來的，只有當文件處理完畢以后，不需要在單位的現行工作中運行了，才可以作為檔案保存。而由于學生從入學到畢業要經過3到4年的時間不斷地形成，“學生類”檔案的形成顯然不能歸為檔案。②對今后工作具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。在現實工作中產生和使用的所有文件對人們今后的活動未必都有查考利用價值，其中一部分文件自工作任務結束后，自身的利用價值隨之完結。在文件向檔案的轉化過程中，查考利用價值是檔案形成的關鍵因素和條件。而“學生類”檔案在學生畢業之后，學生檔案隨學生本人帶走，對學校今后的工作沒有任何的查考利用價值。③經過立卷歸檔集中保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是伴隨著完成各項工作任務的過程而逐漸生成的，這就使文件分散在各承辦部門或承辦人手中。為此，我們需要將具有保存價值的文件集中起來，按照一定的規律對其進行系統化整理，這就是立卷歸檔。而“學生類”的整理不能按照檔案的管理辦法來完成整理、立卷、歸檔、編制檢索。

3 整理的差異

“學生類”作為檔案管理中的一個一級類目存在于檔案管理中，與其他類目檔案在整理過程中存在較大差異，具體表現在：①檔號的確定。檔號是使用數字、字母表示檔案來源、類別、排列次序及其相互關系的一組符號。是存取檔案的代號，排架的依據。我們在檔案立卷中，常常要給檔案文件編號，是標識歸檔文件歸檔后在全宗中位置的符號。檔號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、確定這些系統化工作的成果。通過編號，把歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續的編目工作及將來查找利用時的實體存取提供了條件。檔號由“年度—類別號—案卷號”組成。而在“學生類”檔案的整理中，我們發現學生類不能夠按照檔案的管理辦法來給予檔號。但在工作中我們可以摸索出一條適合學生檔案管理的方法。②保管期限的確定。《高校檔案管理辦法》中規定文書檔案的保管期限分為“永久”和“定期（30年、10年）”兩大類，但對于“學生類”檔案來說，畢業生每年7月份畢業后根據自己的需要將檔案轉至單位、原籍、人才市場等地方，顯然保管期限設定為“永久”是不合適的。也有一部分學生將檔案辦理成留檔留戶，但由于工作不需要也一直沒有找到合適的地方，遲遲不來辦理，一直留存在學校檔案館，給學生檔案一個保管期限也是不合適的。所以說檔案管理中“學生類”沒有辦法確定保管期限。③檔案的裝訂。歸檔文件通常以“卷”或“件”為單位進行整理、裝訂。歸檔文件裝訂一般用線裝，并根據具體情況選用恰當的方式。對于頁數不多的文件可使用縫紉機在文件左側軋邊，但針腳不能太密；文件相對較厚不宜用縫紉機裝訂時，應采用“三孔一線”裝訂法。[2]裝訂時考慮到方便保管與保護的要求，文件內的各頁要按照一定方式對齊，并去除金屬物。而“學生類”只是將學生個人形成的檔案資料裝入檔案袋內，不能按照檔案裝訂辦法來整理。

4 保護的差異

檔案的保護要求對檔案庫房、溫濕度、采光、照明、防盜等都具有很高的要求，而學生檔案是學生在畢業時檔隨人走，對檔案保護的要求不是很嚴格。如果按照其他類檔案來管理的話，必然會產生以下幾點矛盾：

①如果同樣按照其他類檔案的保護要求對學生檔案進行保護，則必然會導致人力、物力、財力的浪費。②由于學生檔案進館后不是固定不變的，學生個人每學期乃至隨時都會產生新的資料要裝入學生檔案袋內，對于將學生檔案和其他類檔案放在一起管理的綜合檔案室，每次裝入檔案時難免會給庫房帶入一些灰塵、霉菌，對其他檔案產生一定的負面影響。

③學生檔案轉遞利用比較頻繁，進出庫房次數較多，將其他類檔案和學生檔案放在一起保管必然會影響其他類檔案的安全。

5 統計、利用的差異

檔案統計是檔案工作的重要環節之一，它以數字為表現形式，通過對檔案數量的統計，可以反映出檔案館（室）發展的規模、水平、質量。總體來說，除定期要鑒定銷毀的檔案外，高校檔案的案卷數量呈逐年遞增的趨勢，通過對增長情況進行研究分析，能夠全面指導工作，促進檔案工作的良好發展。而學生檔案的數量統計，是依據學校當年招生、畢業的情況，來統計進館的學生檔案數量和畢業生檔案的發放數量，學生檔案的數量統計僅是一種有依據性的變化。

檔案利用是檔案工作的根本目的和中心任務，并且檔案利用的途徑和方式有很多種，例如，檔案外借、舉辦陳列展覽、制發檔案復制本、開具檔案證明、檔案咨詢服務，等等。而學生檔案的利用，僅是在學生畢業后，檔隨人走，通過機要途徑，為用人單位的用人提供參考依據。

綜上所述，筆者認為《高等學校檔案管理辦法》中表述的“學生類”檔案其實是學生的個人檔案。學生檔案的歸檔、管理、利用可參照中組部關于干部人事檔案的有關規定執行，不要與其他類目檔案并列為一個“一級類目”更加合理科學。

參考文獻：

[1] 教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[Z].教育部，2008.

[2] 馮強.檔案管理[M].北京：中國農業出版社，2006.

（作者單位：王靜，山西工商學院；荊秀琴，山西大學 來稿日期： 2014-12-10）