高職院校內部控制存在的主要問題及對策研究

徐佳

摘 要：為進一步提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制，加強廉政風險防控機制建設，財政部于2012年11月正式發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012年]21號），此規范將于2014年月1月1日起全面實施，國家對于行政事業單位內部控制改革有了實質性地進展。本文從內部控制五個要素著手，梳理了高職院校內部控制的問題，并提出內部控制的對策，有利于新時期高職院校風險防范與和諧發展。

關鍵詞：高職院校；內部控制；控制要素

一、高職院校內部控制存在的問題

（一）控制環境方面。高職院校內部控制的環境既包括內部環境如內部組織結構、校園文化、人力資源等，也包括外部環境如法律環境、經濟環境等。①組織結構不完善。目前，我國的高職院校一般仍沿襲傳統高校的官僚機構習性，以行政管理為主要管理模式，實行的是黨委領導下的校長負責制，組織機構成垂直管理結構形式，從而使高層領導的權力難以被監督和制約，在出現可乘之機時，就容易產生以權謀私和越權操縱的行為。如前所述，高職院校今年頻頻發生的貪污腐敗案件，尤其多發在招生、基建、采購、等方面，這些貪污腐敗的行為多與高職院校的內部組織機構設置不合理，各部門各崗位的責、權、利劃分不清等有很大關系。②人力資源管理落后。目前，我國大部分高職院校的人力資源管理仍然釆用傳統的人事教育管理模式，往往不能公正地評價教職員工的綜合表現。行政人員與教師比例不協調；人才引進政策力度不大，不能夠吸引人才，對教師后續提升考慮不多，難以留住高技能人才；受指標限制的評聘結合的政策，約束了教師的發展空間。③校園文化建設目標不明確。高職教育起步晚、發展薄弱，高職院校多為轉制后的學校，沒有整體規劃，要么占地面積比較小，要么因合并而形成多區域分割型校區，使得校園文化建設無所適從。校園文化建設是一項系統的工程，是積淀下來的文化，很多高職院校重表面、輕內涵，只注重物質文化建設，而忽略了與之相輔相成的精神文化建設，無法形成良好的校風、教風、學風。

（二）風險評估方面。風險評估，是指及時識別、科學分析影響企業內部控制目標實現的各種不確定因素，同時采取應對策略的過程。過去，我國的高職院校多為財政撥付經費，按計劃進行招生，高職院校的領導的風險意識不強。而隨著近幾年我國高等教育體制改革，高職院校的資金來源渠道也在逐漸擴大，為了搶占招生市場，大量進行軟、硬件建設，舉債也在所難免，但是卻沒有與之配套的財務風險評估系統。

（三）控制活動。控制活動是確保管理階層的指令得以執行的政策及程序。目前，高職院校通常依據以前年度撥款的金額來進行預算，預算編制程序、執行和考核都不夠科學。往往出現資產管理職責不明、缺乏資產清查的各項措施，資產流失現象嚴重。尤其是在高職院校大力提倡技能訓練，往往在實訓上投入大量財力購買軟件、硬件及耗材，但是往往購買來的軟建因為師資力量不足、實訓場地不夠等原因而出現長期閑置，在日常管理、清理報廢、監督等過程又缺乏相關相關控制，“僵尸設備”、“僵尸軟件”出現頻繁，造成了大量的資金資金浪費。采購時不嚴格論證，往往采購來的軟件因為使用條件跟不上而不能夠使用；使用時不嚴格監督，沒有定期清查制度，有時候固定資產丟失也就不了了之了；報廢時隨意性大，往往還能夠使用的儀器、設備沒有經過嚴格評估，到了年限就自動報廢，導致了大量的國有資產流失。

（四）信息與溝通。由于高職教育管理體制等多方面原因，高職院校的權力運行缺乏監督機制，更缺乏群眾監督，教代會制度并未真正發揮其作用，部門間、教職工之間缺乏有效的信息溝通和反饋渠道，“婆婆多”、“沒人管”的現象也時有發生。

（五）監督。很多高職院校缺乏監督，使得故意遲到早對、拖延工作、相互扯皮、互相推諉的現象時有發生，以至于嚴重影響了工作效率和質量。有些學校雖設有紀檢監察部門和審計部門，但因為行政管理的性質，這些部門往往形同虛設，并未起到監督的作用。

二、髙職院校內部控制體系的構建

（一）高職院校內部控制的重點。在高職院校內部控制體系建設中，要特別注重以下內容的內部控制建設。（1）工程建設。伴隨著學校進行大規模的基礎建設，在工程建設中也頻發舞弊案件。一方面是因為高職院校不注重內部控制體系建設，對基建工程監管不嚴，同時由于管理制度不健全、領導決策不民主、內部監督不到位，對領導干部、基建部門權力起不到制約的作用，給個別人獨斷專行、謀取個人利益創造了機會。另一方面是在基礎建設時不能夠及時配備專業人才，建設前也沒有建立完備的控制監管機制。很多學校認為基建、后勤等部門工作難度不大，因此在用人方面把關不嚴，這就給舞弊案件發生提供了條件。（2）物資采購。隨著教育經費投入地增加，儀器設備、軟件、教材圖書、維修材料等物資采購的數量也日益增加。但由于沒有完善的內部控制體，導致個別人在物資采購過程中暗箱操作，利用職權為個人謀取不正當利益。（3）財務風險。市場經濟為高校提供了多渠道的籌資方式，同時也使高校面臨著前所未有的高風險。由于一些學校對籌資方向、籌資渠道、籌資規模、償還來源、資金用途及效益、存在的風險等諸方面籌資風險不能實施全面控制。

（二）高職院校內部控制體系構建。（1）內部控制環境。1）建立合理的組織結構。合理的組織結構應注意對員工進行合理分工并且合理劃分權責，避免出現高度集權。在確定組織結構時要注意職位設置“層次清晰”、意見反饋“渠道暢通”，做到以權定責，以責定利。在高職院校的經營管理和發展過程中，管理者的素質起著舉足輕重的作用。管理者的素質將直接影響著高職院校內部控制的有效執行。因此，在市場競爭日趨激烈的情況下，管理者必須保持先進性。2）建立科學的人力資源政策。高職院校應以人為本，重點關注員工的聘用與培訓上。聘用是高職院校師資隊伍建設的起點，制定優秀人才引進及后續支持的相關制度。為現任的在職員工提供不斷學習和晉升的機會，是員工的業務水平不斷得以提高。3）加強校園文化建設。構建高職院校校園文化時，要提高認識，科學規劃校園文化建設，要注重校園文化建設中實質和形式的有效結合，要引進企業文化理念，突出“職業教育”的特征。（2）風險評估。高職院校可能會面臨的風險主要有：教育教學風險、財務風險、法律風險和貪污腐敗風險。因此要明確內部控制和風險管理的目標，完善內部控制和風險管理環境，建立一套適合自身實際特點的內部控制和風險管理流程和方法。比如建立相應的總會計師制度，從而避免由于缺乏總會計師的協助管理，而使得高校財務內部控制存在很大的安全隱患。（3）控制活動。1）加強對各種收費項目及各項收入的控制。目前，高職院校主要資金來源于財政部門投入、學費收入以及創收資金。比如個人承包的后勤集團、印刷廠、培訓費等。高職院校應專門成立收費管理領導小組，對學校的各種收費項目進行統一領導及管理。2）加強對資產的采購、付款及管理控制。學校要制定合理的采購計劃、組織學校財務、紀檢、監察、審計相關部門人員進行嚴格論證，要考慮到師資、班型、課程等多方面因素，以提高資產的使用率高。采購時，要進行價格談判、按既定的程序簽訂采購合同，以降低采購成本。采購到位要做好驗收，再付款。使用時，要做好資產的收、發、存記錄。報廢時也要進行相應的論證。此外，對于不相容職務要進行分離。比如請購與審批部門要分離；確定供應商和詢價職務要分離；釆購、驗收、付款部門要分離等。3）加強對專項資金的管控。隨著“示范校”、“骨干校”、“資源庫”、“提升工程”等項目的啟動和建設，國家撥付的專項資金也逐步投入。為了使這些專項資金真正用到實處，必須加強對項目建設、資金使用的檢查和監督共工作。內部紀檢、監察、審計部門應制定相應的制度并制定相應的管控措施，以加強對項目建設的相關人員的行為地監控。（4）信息與溝通。1）構建數字化校園，實現資源共享。各高職院校應主動進行廣泛調研和對其他高職院校進行考察，了解數字化校園建設的路徑，力爭構建自己的數字化校園，搭建全校信息系統平臺，將學院的資產、財務、教務管理、人力資源管理、招生注冊、學籍管理、實訓室軟硬件資源管理都搭建在該平臺中，實現資源和信息共享。

2）搭建信息平臺，及時進行溝通。學校應全面加強學生管理，尤其是在學生安全、頂崗實習及就業等方面的信息化管理，通過信息化手段，如建設信息管理系統、QQ群或微信群搭建，做到信息及時、溝通渠道暢通。（5）監督與評價。1）內部監督。學校可以建立內部審計部門。這就需要高職院校領導打破傳統思想的禁錮，從思想上切實加強對內部審計的重視，提高內部審計的地位、加大審計資源的投入，配備與工作發展相適應的審計人員隊伍，為內部審計的順利發展創造良好的條件。改善內部審計機構管理體制和領導體制，在審計內容上，由財務收支向業務領域和信息系統拓展，全方位、系統式覆蓋；在審計方式上，由以結果導向為主向與過程導向并重轉變，由事后監督為主向與事前、事中全過程監督并重轉變；在審計手段上，由手工操作為主向利用計算機和信息技術為主轉變。2）外部監督。加強和完善高職院校審計調查制度以及進行專項審計進一步完善和加強單位監督、社會監督和國家監督三位一體的會計監督體系。高職院校也可以聘請會計師事務所等中介機構對單位的內部控制建設和落實情況進行定期檢查和評價，找出內部控制的薄弱環節和存在的問題，并制定詳細的整改建議方案和措施，以保障學校能夠持續、健康地發展。

建立健全有效的內部控制體系不是一朝一夕的事，需要在前期工作的基礎上，發現問題、提出問題、解決問題。建好的內部控制制度，也要在全體員工的共同努力下才能有效、完善，以防微杜漸、防患未然。