出版社檔案管理的 特點(diǎn)、問(wèn)題及改革措施

摘要：近年來(lái)，我國(guó)出版社發(fā)展迅速，相關(guān)檔案也隨之增多，給檔案管理工作增加了許多困難。本文主要闡述了出版社檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了當(dāng)前出版社檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改革措施，以期推動(dòng)出版社檔案管理工作的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：出版社 檔案管理 特點(diǎn) 問(wèn)題 改革措施

一、出版社檔案管理工作的特點(diǎn)

出版社的檔案管理工作具有以書(shū)籍出版為工作中心、檔案資料繁雜、檔案使用頻率高等特點(diǎn)。由于大多數(shù)出版社實(shí)行企業(yè)化管理，工作中心明確，其所有工作都是圍繞圖書(shū)的出版發(fā)行而展開(kāi)的，所以出版社的檔案涵蓋范圍非常廣，包含了編務(wù)、書(shū)稿、樣書(shū)、質(zhì)量、發(fā)行、印務(wù)等多個(gè)方面。每一個(gè)工作階段都有詳盡的檔案資料，它們充分反映了出版社的工作內(nèi)容和流程。

二、出版社檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員

目前，許多出版社在人員配置上存在一些不合理現(xiàn)象。按照相關(guān)規(guī)定，出版社的各工作室應(yīng)配備一定數(shù)量的檔案管理人員，但是一些出版社的工作人員數(shù)量不足，各部門(mén)間也缺乏合作交流。

2.出版社檔案資料數(shù)量大幅增加

書(shū)稿是出版社中常見(jiàn)的一種資料檔案，它不僅數(shù)量多，而且內(nèi)容多樣，僅這一項(xiàng)，就加大了管理工作的難度。但是，除了書(shū)稿之外，出版社的資料檔案還包括人事檔案、質(zhì)量抽檢材料、庫(kù)房資料等材料。隨著出版行業(yè)的發(fā)展，出版社出版的圖書(shū)日益增多，而且增長(zhǎng)速度極快，甚至有的出版社達(dá)到了每年新增四十多萬(wàn)卷的程度。

3.管理工作不到位

根據(jù)規(guī)定，出版社的檔案管理工作需要其領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)開(kāi)展監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，各地新聞出版局是每個(gè)地區(qū)出版社的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，理應(yīng)對(duì)當(dāng)?shù)爻霭嫔绲臋n案管理工作采取相應(yīng)措施。然而，大多數(shù)新聞出版局沒(méi)有履行自己的義務(wù)，對(duì)出版社的檔案管理工作關(guān)注度不足，監(jiān)管不到位。

三、出版社檔案管理工作的改革措施

1.健全檔案管理人員隊(duì)伍

首先，出版社應(yīng)開(kāi)展招聘工作，增加工作人員的數(shù)量，按照規(guī)定配給各部門(mén)相應(yīng)的人員數(shù)量，保證每個(gè)部門(mén)都具備三名以上的檔案管理人員；其次，出版社應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)之間的交流與合作，可在各個(gè)部門(mén)的檔案管理人員中選出代表進(jìn)行部門(mén)間的交接與合作。由于出版社的檔案管理工作需要按照收集整理、立卷、歸檔管理、移交的順序進(jìn)行，所以需要依靠編輯室、主編室以及檔案室共同合作完成。出版社只有重視并促進(jìn)各部門(mén)之間的溝通，才能保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.運(yùn)用信息化檔案管理制度

出版社應(yīng)盡可能地把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便開(kāi)展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用紙質(zhì)稿件和資料，來(lái)完成圖書(shū)的出版工作，所以存有大量的紙質(zhì)的檔案。這些紙質(zhì)檔案不易保存，容易缺失，且查閱難度大。然而，電子檔案比紙質(zhì)資料更加便捷，不管是在保存方面，還是在查找方面。鑒于此，出版社可以建立相應(yīng)的信息化檔案管理制度，轉(zhuǎn)變資料的保存和管理形式。

在建立信息化的檔案管理制度后，出版社要在各個(gè)環(huán)節(jié)上安排相應(yīng)的工作人員。如在存儲(chǔ)時(shí)，出版社可以派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)和整合，以避免資料存儲(chǔ)的重復(fù)或缺失。

3.加強(qiáng)出版社檔案管理工作的監(jiān)管力度

首先，各地新聞出版局要注重落實(shí)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，積極并嚴(yán)格地履行工作職責(zé)，正確認(rèn)識(shí)到出版社的檔案管理事務(wù)并非只是出版社的內(nèi)部事務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視；其次，各地新聞出版局要按照規(guī)定辦事，監(jiān)督、檢查以及指導(dǎo)當(dāng)?shù)氐某霭嫔纭３霭嫔缫部上蛏霞?jí)反映情況，提高當(dāng)?shù)匦侣劤霭婢謱?duì)出版社事務(wù)的重視程度。兩者的相互督促有利于加快檔案管理工作改革的步伐。

四、結(jié)語(yǔ)

出版社的檔案與其他檔案類(lèi)型存在較大區(qū)別，所以出版社不能依賴傳統(tǒng)的管理模式，而要根據(jù)出版社的發(fā)展情況，結(jié)合新思想與新技術(shù)，合理地調(diào)整工作策略，有針對(duì)性地解決傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的問(wèn)題，進(jìn)而推動(dòng)出版社檔案管理工作的進(jìn)展。

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（作者單位：吉林東北亞出版?zhèn)髅郊瘓F(tuán)有限公司）