加強高校檔案管理工作的探析

隨著高等教育規(guī)模的擴大和質(zhì)量的提升，高校檔案管理工作的作用也越來越重要。高校檔案管理工作是高校管理工作中的基本內(nèi)容，檔案管理工作的好壞不僅體現(xiàn)了一個學校的辦學特色，也可以為高校的管理工作提供信息資源，為高校的發(fā)展建設提供真實的依據(jù)。

1.高校檔案管理工作存在的意義 高校檔案管理工作在高校的教育教學方面有重要的影響，沒有檔案管理工作或者說檔案管理工作做的不到位，高校的管理、建設工作的連續(xù)性將無法實現(xiàn)。從一定意義上看，市場經(jīng)濟就是法治經(jīng)濟，因為市場中存在看不見但能為人們所遵守的市場運行規(guī)則；而高校檔案就是高校依法治校的基本規(guī)章制度。參考價值只是高校檔案價值的一個方面，更重要的是，它是高校證明自己的師資力量和教學質(zhì)量的最有力的說明，這是高校的其他內(nèi)容無法相提并論的。由此可見，高校檔案管理工作是不是科學，對高校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

2.高校在檔案管理工作過程中遇到的問題

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模以及效益等方面取得了顯著的成效，對促進高校的繼續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，但在發(fā)展中也出現(xiàn)了許多問題。

（1）高校領導和工作人員對檔案管理工作不重視

現(xiàn)今社會，有很多高校的領導和工作人員都沒有認識到檔案管理工作的意義，在思想上認為檔案管理工作可有可無，檔案管理工作的好壞對高校的發(fā)展沒有意義。因為他們認為檔案管理工作沒有經(jīng)濟價值。忽視了好的檔案管理能促進高校的教學、科研工作，提高高校的教學和科研質(zhì)量。由于管理者對檔案管理工作缺乏正確的認識，導致檔案管理工作松散和檔案管理內(nèi)容不完善等種種弊端。甚至有的高校把檔案管理室變成了儲藏室，導致學校的檔案工作停滯不前，無法很好地促進學校的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理應有的價值。

（2）檔案信息不能有效的利用

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機技術(shù)在高校的辦學中被廣泛應用，很多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設備，這在一定程度上能促進高校檔案管理的規(guī)范化和科學化。但與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相比，高校的檔案管理工作仍然跟不上時代的步伐，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對象以及功能實現(xiàn)程序等方面看，高校的檔案管理還沒有充分的利用現(xiàn)代的信息技術(shù)。不少高校的檔案館的聲像檔案部分還是一片空白，致使人們無法對檔案進行有效的利用。這種情況的存在無法滿足人們多元化的需求，更無法很好的適應高等教育事業(yè)發(fā)展的新要求。

（3）檔案管理中的工作人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)

檔案管理工作除了政策性比較強之外，還是一項對專業(yè)型要求很高的工作。這就要求高校在招聘檔案管理人員時，不僅要求其思想道德素養(yǎng)高，而且還要求其具備專業(yè)技能，從而保證檔案管理工作的管理質(zhì)量。但是因為很多高校領導忽視了檔案管理工作的重要性，因此，高校在招聘檔案人員時就很隨意，把一些不是檔案專業(yè)畢業(yè)的人用來管理檔案工作，這必然使檔案管理工作的管理質(zhì)量無法提升。正是由于人們對檔案管理工作不夠重視，導致這方面的人才緊缺，致使現(xiàn)在的檔案工作人員缺乏工作的積極性和主動性，無法使檔案管理發(fā)揮其應發(fā)揮的作用，造成檔案資源的浪費。

3.解決高校檔案管理中存在問題的具體措施

（1）重視檔案管理工作

通過舉辦展覽、召開會議以及舉辦文藝晚會等多樣化的形式，一方面宣傳檔案管理工作的重要性，改變高校領導、老師和學生對檔案管理工作的不正確認識；另一方面對高校領導、老師以及學生普及國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，通過組織宣傳活動，提高高校領導、老師以及學生的檔案意識，從而保證檔案管理的科學化和規(guī)范化。

（2）加強對檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)和技能決定了檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見，檔案管理人員素質(zhì)的提高，是促進檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。首先要制定嚴格的檔案管理人才選撥標準，保證所招聘的檔案管理人才都是專業(yè)技術(shù)、技能過硬的人才。同時，加強現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育，讓它們在學習業(yè)務知識的同時，學會利用現(xiàn)代新技術(shù)。

（3）改變檔案管理模式

隨著社會的進步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應社會發(fā)展的基本要求。為了適應社會發(fā)展的新要求，必須改變原有的管理模式。在檔案管理方面進行創(chuàng)新，改變檔案管理的工作手段，從而縮短立卷歸檔的時間，推行部門立卷等等。可以采用現(xiàn)代的條形碼技術(shù)來取代傳統(tǒng)的檔案號。條形碼技術(shù)安全可靠、方便的特點，大大提高了人們借閱、歸還檔案的速度，充分的發(fā)揮了信息化的優(yōu)勢，提高了檔案管理的效率。

4.結(jié)語

現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮檔案管理的價值，使其在高校的各項管理工作中發(fā)揮應有的作用，促進高校的教育和科研事業(yè)，對高校的檔案管理工作進行改革勢在必行。

（作者單位：內(nèi)蒙古化工職業(yè)學院）