信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存

1、電子文件與紙質(zhì)文件的比較

1. 1 電子信息的傳遞速率極快

現(xiàn)代社會，信息的傳遞速率可能給人類的生活和工作帶來重大影響，尤其是在人們有對于異地文件信息的需求時(shí)。電子文件，因其使用互聯(lián)網(wǎng)傳遞的特性，故而在信息傳遞速率上和紙質(zhì)文件相比有著極為巨大的優(yōu)勢。即使是在全世界范圍內(nèi)的傳遞，電子文件的傳遞也是通過分秒來計(jì)算其效率。而紙質(zhì)文件，在傳遞時(shí)卻需要耗費(fèi)很大的人力物力，而且所需時(shí)間還需根據(jù)距離的長短來計(jì)算，少則以小時(shí)計(jì)算，多則以天計(jì)算。

1.2 電子信息具有高密度性

面對如今世界上海量的信息，人們必須尋求一種能夠?qū)崿F(xiàn)海量信息高密度存儲的方法。這時(shí)，電子文件就有了用武之地。在用電子文件存儲信息時(shí)，不僅其存儲介質(zhì)能夠高密度的容納信息，而且還能通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對信息進(jìn)行壓縮，進(jìn)一步提高信息的存儲密度。而紙質(zhì)文件，其存儲密度僅僅是電子文件的千百萬分之一。

1 . 3 電子信息具有便捷性和共享性

文件是否能夠?qū)崿F(xiàn)便捷使用，會在很大程度上影響到辦公效率的高低。在文件信息的便捷性上，電子文件完勝紙質(zhì)文件，尤其是面對種類繁多，信息量巨大的文件信息時(shí)。電子文件，不僅能將海量的信息容于其中，還能通過科學(xué)的技術(shù)手段，將各種信息形式，如圖片、聲音等紙質(zhì)文件無法表現(xiàn)的形式，全部結(jié)合在一起。于此同時(shí)，電子文件只需要一次輸入，便能夠?qū)崿F(xiàn)方便快捷的多次輸出，能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)使用，而不受時(shí)間、空間的約束。這種優(yōu)勢，不僅方便了人們對文件進(jìn)行查看查找，更方便了人們對文件檔案的管理。在這方面，紙質(zhì)文件處于絕對的下風(fēng)。

1. 4 電子信息有很強(qiáng)的依賴性

電子文件對外界條件具有很強(qiáng)的依賴性。電子文件的形成，需要相關(guān)的技術(shù)基礎(chǔ)以及高科技的設(shè)備，否則便無法形成。同時(shí)，其使用和維護(hù)，在任何情況下都需要這些計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐以及相關(guān)設(shè)備的支持。而紙質(zhì)文件，一經(jīng)產(chǎn)生，便不再需要其他外界條件的支持，只需要用戶稍加愛護(hù)，便能輕松的使用。

1. 5 電子信息的穩(wěn)定性不夠高

當(dāng)前，由于相關(guān)技術(shù)條件還不夠完善和成熟，故而受到這方面的限制，電子文件在對信息數(shù)據(jù)的保護(hù)上還缺乏絕對性。在某些情況下，電子文件的原始性和真實(shí)性都能不夠科學(xué)。例如，電子文件可以被人為輕易的修改，從而造成原始性和真實(shí)性受到損害。另外，電子文件由于依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)，故而其容易受到相關(guān)計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致電子文件的可靠性降低。相比之下，紙質(zhì)文件在承載信息的穩(wěn)定方面仍有著巨大的優(yōu)勢。

2、電子檔案無法徹底取代紙質(zhì)檔案

經(jīng)過諸多方面的對比和分析，不難發(fā)現(xiàn)，雖然電子檔案在很多方面有著絕對的優(yōu)勢，為人類的生活和工作帶來了巨大的積極影響，但其也有著難以避免的弊端，故而無法徹底取代紙質(zhì)檔案的存在。二者各具優(yōu)勢，且其優(yōu)勢又無法相互替代。

2.1 電子文件依賴性強(qiáng)， 缺乏穩(wěn)定性

電子文件在無外界技術(shù)條件的有利支持下，其可讀性急劇降低，數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性難以保證。這一突出劣勢，正好與檔案存儲需要具備的可靠性、穩(wěn)定性相悖而行。如果完全拋棄紙質(zhì)文件，僅僅采用電子文件作為檔案保存的唯一形式，一旦電子文件缺乏必要的支持，將為檔案的保存造成巨大的損失。

2 .2 紙質(zhì)文件信息傳遞滯后， 形式復(fù)雜繁瑣

紙質(zhì)文件產(chǎn)生需要經(jīng)過多道繁瑣復(fù)雜的程序，人們在對相關(guān)文件信息進(jìn)行檢索時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，且其存儲信息的密度很小，傳遞信息的速度又明顯滯后于時(shí)代的發(fā)展。故而，也與信息時(shí)代的人類生活和工作帶來了巨大的不便。因此，如果僅僅用紙質(zhì)文件作為檔案存儲的唯一形式，必將嚴(yán)重降低人們生活和工作的效率。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)該科學(xué)并存

3.1 對電子檔案與紙質(zhì)檔案采取同步歸檔

由于目前電子文件具有一些在技術(shù)手段上無法完善的劣勢，故而對于存儲有相同信息的電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，接受統(tǒng)一管理。如此一來，既能有效解決文件信息的傳遞和查看問題，又能有效解決檔案的可靠性、嚴(yán)謹(jǐn)性，實(shí)現(xiàn)二者相輔相成、相互補(bǔ)充的有利局面。

3.2 在檔案管理中為二者建立密切聯(lián)系

在檔案的日常管理中，相關(guān)人員應(yīng)該對視情況對部分需要永久保存且對人們生活和工作有著重要影響和意義的部分進(jìn)行電子掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，以供人們便捷查閱；同樣，對珍貴的電子檔案，應(yīng)在將其科學(xué)保存的同時(shí)轉(zhuǎn)化一套紙質(zhì)檔案，以避免日后出現(xiàn)由于不穩(wěn)地造成的檔案損壞。

3.3強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

長期以來，檔案人員一直習(xí)慣于從事以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的傳統(tǒng)管理方式，如今面對現(xiàn)代化技術(shù)催生出的電子檔案，檔案工作者要適應(yīng)時(shí)代的要求，隨時(shí)地對自身的知識進(jìn)行充實(shí)、調(diào)整，使自己的專業(yè)素質(zhì)及時(shí)地改進(jìn)與提高，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.4檔案保管設(shè)施的改進(jìn)與調(diào)整

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要具備相應(yīng)的保管條件和設(shè)施來維護(hù)其完整與安全性。紙質(zhì)檔案是以“件”作為最小保管單位的，由于其存儲信息量小，形成的案卷較多，因此會隨著時(shí)間的推移檔案日益增多，從而給庫房增添壓力。而電子檔案所采用的存儲介質(zhì)主要是磁盤、磁帶和光盤，目前主要以光盤為主，由于光盤信息存儲量大，存放空間小，不僅減輕了庫房壓力，而且節(jié)省了大量檔案管理成本。

結(jié)語：由于現(xiàn)代社會計(jì)算機(jī)的廣泛普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于生活和工作中的各個(gè)層面上。于是，辦公實(shí)現(xiàn)了自動化，管理實(shí)現(xiàn)了智能化、檔案實(shí)現(xiàn)了電子化。如今，不論是在生活還是工作中，人們越來越依賴于電子技術(shù)的發(fā)展。

（作者單位：黑龍江省黑河市嫩江縣衛(wèi)生局）