淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

1.學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的特點

隨著計算機技術(shù)在我國學(xué)校中的廣泛應(yīng)用，學(xué)校的檔案管理也逐步在計算機技術(shù)的發(fā)展下得到普及，高科技水平也正在影響著學(xué)校檔案管理的各個方面。針對于學(xué)校檔案管理在應(yīng)用中的幾個問題，筆者總結(jié)出以下幾個特點：

（1）檔案管理系統(tǒng)處理的信息量較大，有著大存儲量和查閱方便的特點。隨著現(xiàn)代化計算機管理系統(tǒng)對檔案管理所起到的作用來看，電腦文字處理和靈活的表格更能夠?qū)n案管理進行明細的分類，并能夠?qū)n案的管理起到一個更方便可視的效果，更能夠方便閱讀者的重復(fù)閱讀和使用。

（2）學(xué)校檔案管理工作管理需要高素質(zhì)的專業(yè)人員擔(dān)任。作為檔案管理人員來說，對于檔案管理工作必須有一份熱情，并且熱愛檔案管理這份工作，將檔案管理工作當(dāng)成一份事業(yè)來做，應(yīng)熟練掌握檔案管理中的工作內(nèi)容，只有這樣才能勝任檔案管理中的各項工作。從目前我國的學(xué)校的普遍情況來看，檔案管理人員目前普遍存在的問題是專業(yè)性不足，知識結(jié)構(gòu)長久得不到更新，更多的是兼職的情況。在高科技發(fā)展的浪潮下，是信息技術(shù)大爆炸的時代，檔案管理也應(yīng)不斷創(chuàng)新，跟上社會發(fā)展的步伐，作為學(xué)校應(yīng)對檔案管理工作引起足夠的重視，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，進一步提高檔案管理人員的從業(yè)專業(yè)性。

（3）檔案管理方式的改進特點：作為現(xiàn)代化的檔案管理方式，應(yīng)不斷對檔案管理進行完善和改進，應(yīng)根據(jù)不斷革新的計算機信息技術(shù)逐步使用到檔案管理中去，將計算機作為檔案管理的信息工具和載體，作為檔案管理中的媒介，以科學(xué)的方式進行檔案的歸檔和報關(guān)。

2.科學(xué)化檔案管理系統(tǒng)在學(xué)校檔案管理工作中的意義

科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)目前在我國的學(xué)校管理中有些還停留在紙質(zhì)上，在這樣的基礎(chǔ)上已經(jīng)不能夠適應(yīng)科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，而且這種管理方式還會浪費較多的人力成本和財力，在信息化時代，計算機檔案管理系統(tǒng)必然要替代這種傳統(tǒng)的管理方式，因此，對于學(xué)校檔案管理來說意義重大。首先，主要表現(xiàn)在對學(xué)生檔案的管理和學(xué)校師生的檔案日常管理，這些管理工作具有較大的工作量和存儲空間，尤其是對往屆學(xué)生的檔案管理來說更是需要巨大的精力。因此計算機檔案管理系統(tǒng)對我國學(xué)校的檔案管理來說具有重要的意義；然后，檔案管理人員的投入。傳統(tǒng)的檔案管理人員可能需要多人對檔案進行規(guī)整和調(diào)取，如果采取計算機檔案管理方式，一到兩名管理人員就可以實現(xiàn)日常的檔案管理工作，能夠減少人力，并節(jié)約檔案管理成本；最后，對于學(xué)校而言，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)能夠加速學(xué)校師生對檔案的調(diào)取查閱速度，大大增加了學(xué)校的工作效率。

3.實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的辦法

3.1提高檔案管理的標(biāo)準化和規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

3.2做好學(xué)校的辦公自動化建設(shè)

微機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標(biāo)志。利用微機進行文書檔案的管理，其優(yōu)點是：

（1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。

（2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

4.作為學(xué)校檔案管理工作者應(yīng)具備良好的職業(yè)素質(zhì)

一個檔案工作人員必備的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。學(xué)習(xí)檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語：

綜上所述，計算機時代的檔案管理工作和管理模式對于檔案管理人員也提出了更高的要求，這是將傳統(tǒng)的工作模式向理念化的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變的過程，當(dāng)現(xiàn)代化的檔案管理模式為人們提供服務(wù)時，會更好的發(fā)揮管理價值，使檔案管理工作能夠發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟效益和社會效益，為學(xué)校師生創(chuàng)造出一個高效的檔案提取和閱讀的環(huán)境，讓檔案管理信息化的價值發(fā)揮達到最大化。

（作者單位：黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院）