淺談信息技術在學校檔案管理中的應用

1.學校檔案管理系統的特點

隨著計算機技術在我國學校中的廣泛應用，學校的檔案管理也逐步在計算機技術的發展下得到普及，高科技水平也正在影響著學校檔案管理的各個方面。針對于學校檔案管理在應用中的幾個問題，筆者總結出以下幾個特點：

（1）檔案管理系統處理的信息量較大，有著大存儲量和查閱方便的特點。隨著現代化計算機管理系統對檔案管理所起到的作用來看，電腦文字處理和靈活的表格更能夠對檔案管理進行明細的分類，并能夠對檔案的管理起到一個更方便可視的效果，更能夠方便閱讀者的重復閱讀和使用。

（2）學校檔案管理工作管理需要高素質的專業人員擔任。作為檔案管理人員來說，對于檔案管理工作必須有一份熱情，并且熱愛檔案管理這份工作，將檔案管理工作當成一份事業來做，應熟練掌握檔案管理中的工作內容，只有這樣才能勝任檔案管理中的各項工作。從目前我國的學校的普遍情況來看，檔案管理人員目前普遍存在的問題是專業性不足，知識結構長久得不到更新，更多的是兼職的情況。在高科技發展的浪潮下，是信息技術大爆炸的時代，檔案管理也應不斷創新，跟上社會發展的步伐，作為學校應對檔案管理工作引起足夠的重視，不斷提高檔案管理人員的業務素質，調整檔案管理人員的知識結構，進一步提高檔案管理人員的從業專業性。

（3）檔案管理方式的改進特點：作為現代化的檔案管理方式，應不斷對檔案管理進行完善和改進，應根據不斷革新的計算機信息技術逐步使用到檔案管理中去，將計算機作為檔案管理的信息工具和載體，作為檔案管理中的媒介，以科學的方式進行檔案的歸檔和報關。

2.科學化檔案管理系統在學校檔案管理工作中的意義

科學化的檔案管理系統目前在我國的學校管理中有些還停留在紙質上，在這樣的基礎上已經不能夠適應科學技術水平的發展，而且這種管理方式還會浪費較多的人力成本和財力，在信息化時代，計算機檔案管理系統必然要替代這種傳統的管理方式，因此，對于學校檔案管理來說意義重大。首先，主要表現在對學生檔案的管理和學校師生的檔案日常管理，這些管理工作具有較大的工作量和存儲空間，尤其是對往屆學生的檔案管理來說更是需要巨大的精力。因此計算機檔案管理系統對我國學校的檔案管理來說具有重要的意義；然后，檔案管理人員的投入。傳統的檔案管理人員可能需要多人對檔案進行規整和調取，如果采取計算機檔案管理方式，一到兩名管理人員就可以實現日常的檔案管理工作，能夠減少人力，并節約檔案管理成本；最后，對于學校而言，現代化的檔案管理系統能夠加速學校師生對檔案的調取查閱速度，大大增加了學校的工作效率。

3.實現學校檔案管理的辦法

3.1提高檔案管理的標準化和規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

3.2做好學校的辦公自動化建設

微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是：

（1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。

（2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

4.作為學校檔案管理工作者應具備良好的職業素質

一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。學習檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發，努力提高自己檔案業務水平。

結束語：

綜上所述，計算機時代的檔案管理工作和管理模式對于檔案管理人員也提出了更高的要求，這是將傳統的工作模式向理念化的現代管理模式轉變的過程，當現代化的檔案管理模式為人們提供服務時，會更好的發揮管理價值，使檔案管理工作能夠發揮出應有的經濟效益和社會效益，為學校師生創造出一個高效的檔案提取和閱讀的環境，讓檔案管理信息化的價值發揮達到最大化。

（作者單位：黑龍江生態工程職業學院）