高職院校人事檔案管理信息化探析

高職院校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，其記錄了高職院校教師職工的工作情況、思想品德、學(xué)歷、教學(xué)能力、工作業(yè)績(jī)等數(shù)據(jù)。在檔案中詳細(xì)的記錄了教職工的各項(xiàng)信息，從中可以真實(shí)的、客觀的看出教職工的成長(zhǎng)經(jīng)過，同時(shí)也是考察教師職工最具權(quán)威的數(shù)據(jù)之一。對(duì)于高職院校來講，通過人事信息檔案，可以更合理的分配人力資源，將各教職工的潛力充分的激發(fā)出來。總之，高職院校人事檔案管理工作是人力資源管理的重要組成部分，是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作。其工作開展水平、質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到組織人事工作、人力資源分配工作的效率與質(zhì)量。因此，隨著我國(guó)高職院校的跨越式發(fā)展以及人事改革的不斷深化，加快高職院校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)已成必然。本文通過對(duì)高職院校人事檔案管理相關(guān)問題的研究，分析了高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的必然性，并結(jié)合本人多年工作經(jīng)驗(yàn)提出了實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑。下面，我們就來通過以下幾個(gè)方面來詳細(xì)了解下。

1.高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的必然性

1.1.首先，高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代發(fā)展下人事檔案工作發(fā)展的必然選擇及必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用及深入發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深深的融入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面，成為人們生產(chǎn)生活所離不開的重要組成部分。而檔案管理工作本身作為一種信息資源，其實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的一部分，通過檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的貯存、檢索、管理的一條龍服務(wù)，其中，國(guó)家檔案管理有關(guān)部門也明確要求高職院校檔案管理要朝著信息化建設(shè)快速邁進(jìn)。

1.2.其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)市新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下人事工作改革的要求。隨著高職院校深化改革、學(xué)生人數(shù)的迅猛增加、教師數(shù)量的增加，要求高職院校人事管理工作要有傳統(tǒng)的身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變，由行政任用向聘用方向轉(zhuǎn)變，這就導(dǎo)致高職院校人事檔案材料、人事檔案信息迅猛增加，且對(duì)檔案信息、資源的應(yīng)用也日益頻繁，因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，才能滿足高職院校人事工作社會(huì)改革的需求，推動(dòng)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

1.3.第三，實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案管理的信息化也是將檔案信息發(fā)揮最大價(jià)值的重要體現(xiàn)。檔案信息直接關(guān)系到院校工作的開展、院校領(lǐng)導(dǎo)層的決策等，將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來是檔案工作開展一個(gè)永恒不變的主題，所以，只有真正實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用，才能為院校的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

2.1.首先，要求高職院校要加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視力度。現(xiàn)階段高職院校人事檔案管理工作面臨這樣一個(gè)現(xiàn)狀，即說起來重要、拍起來次要，用起來需要，忙起來忘掉的局面，因此，要想幾塊高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，必須真正將該工作重視起來，其具體要求我們做到以下幾個(gè)方面，首先，要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，提高工作人員的檔案信息化意識(shí)。其次，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案工作的前提，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，將人事檔案管理工作納入學(xué)院整體工作計(jì)劃之中，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上予以保證；組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)更要重視，要將人事檔案工作納入組織人事部門的重要議事日程，把檔案工作與其他工作同研究、同規(guī)劃、同布置、同考核；定期研究布署、檢查、指導(dǎo)人事檔案工作。

2.2夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理。為切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量，必須在人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理上下工夫。首先，要健全規(guī)章制度。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合工作實(shí)踐，建立健全七項(xiàng)制度、七種簿冊(cè)，檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度是管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的必要手段和重要保證。人事檔案管理部門要在日常管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度。其次，要強(qiáng)化檔案管理的內(nèi)容，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展加入符合時(shí)代發(fā)展的檔案信息，使的檔案可以從不同角度、不同側(cè)面真實(shí)反映每個(gè)人的歷史和現(xiàn)狀，注意針對(duì)和突出個(gè)人的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平的考核，形成的材料要客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，做到“觀其卷，見其人”。

2.3.建立完備翔實(shí)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。高職院校人事制度改革的不斷深入，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理部門必須進(jìn)一步提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸大量的人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。

結(jié)語(yǔ)：

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的新世紀(jì)，高職院校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)以勢(shì)在必行，高職院校人事檔案管理也只有實(shí)現(xiàn)信心化，才能將檔案資料的價(jià)值得以最大發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案資源信心的共享，為高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供人才信息保障。

（作者單位： 黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院）