高職院校人事檔案管理信息化探析

高職院校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，其記錄了高職院校教師職工的工作情況、思想品德、學歷、教學能力、工作業(yè)績等數(shù)據(jù)。在檔案中詳細的記錄了教職工的各項信息，從中可以真實的、客觀的看出教職工的成長經過，同時也是考察教師職工最具權威的數(shù)據(jù)之一。對于高職院校來講，通過人事信息檔案，可以更合理的分配人力資源，將各教職工的潛力充分的激發(fā)出來。總之，高職院校人事檔案管理工作是人力資源管理的重要組成部分，是一項綜合性非常強的工作。其工作開展水平、質量的高低，直接關系到組織人事工作、人力資源分配工作的效率與質量。因此，隨著我國高職院校的跨越式發(fā)展以及人事改革的不斷深化，加快高職院校人事檔案管理工作的信息化建設已成必然。本文通過對高職院校人事檔案管理相關問題的研究，分析了高職院校人事檔案管理信息化建設的必然性，并結合本人多年工作經驗提出了實現(xiàn)高職院校人事檔案管理信息化建設的有效途徑。下面，我們就來通過以下幾個方面來詳細了解下。

1.高職院校人事檔案管理信息化建設的必然性

1.1.首先，高職院校人事檔案管理信息化建設是新時代發(fā)展下人事檔案工作發(fā)展的必然選擇及必然趨勢。隨著計算機互聯(lián)網技術的廣泛應用及深入發(fā)展，信息技術已經深深的融入到經濟社會發(fā)展的方方面面，成為人們生產生活所離不開的重要組成部分。而檔案管理工作本身作為一種信息資源，其實現(xiàn)信息化已經成為不可逆轉的一部分，通過檔案管理的信息化建設，可以有效實現(xiàn)檔案信息的貯存、檢索、管理的一條龍服務，其中，國家檔案管理有關部門也明確要求高職院校檔案管理要朝著信息化建設快速邁進。

1.2.其次，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設市新經濟形勢下人事工作改革的要求。隨著高職院校深化改革、學生人數(shù)的迅猛增加、教師數(shù)量的增加，要求高職院校人事管理工作要有傳統(tǒng)的身份管理向崗位管理轉變，由行政任用向聘用方向轉變，這就導致高職院校人事檔案材料、人事檔案信息迅猛增加，且對檔案信息、資源的應用也日益頻繁，因此，只有實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，才能滿足高職院校人事工作社會改革的需求，推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

1.3.第三，實現(xiàn)高職院校人事檔案管理的信息化也是將檔案信息發(fā)揮最大價值的重要體現(xiàn)。檔案信息直接關系到院校工作的開展、院校領導層的決策等，將檔案信息的價值充分發(fā)揮出來是檔案工作開展一個永恒不變的主題，所以，只有真正實現(xiàn)人盡其才、才盡其用，才能為院校的發(fā)展提供更優(yōu)質的服務。

2.高職院校人事檔案管理信息化建設的有效途徑

2.1.首先，要求高職院校要加大對人事檔案管理信息化建設的重視力度。現(xiàn)階段高職院校人事檔案管理工作面臨這樣一個現(xiàn)狀，即說起來重要、拍起來次要，用起來需要，忙起來忘掉的局面，因此，要想幾塊高職院校檔案管理的信息化建設，必須真正將該工作重視起來，其具體要求我們做到以下幾個方面，首先，要加大對檔案管理信息化建設的宣傳力度，提高工作人員的檔案信息化意識。其次，實現(xiàn)干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化、信息化，硬件建設是基礎，領導重視是關鍵。領導重視是做好人事檔案工作的前提，學院領導要提高對人事檔案工作重要性的認識，將人事檔案管理工作納入學院整體工作計劃之中，在機構設置、人員配備、經費使用上予以保證；組織人事部門的領導更要重視，要將人事檔案工作納入組織人事部門的重要議事日程，把檔案工作與其他工作同研究、同規(guī)劃、同布置、同考核；定期研究布署、檢查、指導人事檔案工作。

2.2夯實基礎，規(guī)范管理。為切實提高人事檔案工作質量，必須在人事檔案的規(guī)范化、科學化管理上下工夫。首先，要健全規(guī)章制度。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，結合工作實踐，建立健全七項制度、七種簿冊，檔案管理的各項規(guī)章制度是管理實踐經驗的總結，是使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的必要手段和重要保證。人事檔案管理部門要在日常管理工作中嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度。其次，要強化檔案管理的內容，結合時代的發(fā)展加入符合時代發(fā)展的檔案信息，使的檔案可以從不同角度、不同側面真實反映每個人的歷史和現(xiàn)狀，注意針對和突出個人的特點、業(yè)務能力、專業(yè)水平的考核，形成的材料要客觀、真實、準確、全面，做到“觀其卷，見其人”。

2.3.建立完備翔實的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。高職院校人事制度改革的不斷深入，對人事檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理部門必須進一步提高工作效率，及時、準確地傳輸大量的人事信息，提高人事信息管理的時效性。

結語：

在信息技術高度發(fā)達的新世紀，高職院校人事檔案管理工作的信息化建設以勢在必行，高職院校人事檔案管理也只有實現(xiàn)信心化，才能將檔案資料的價值得以最大發(fā)揮，實現(xiàn)檔案資源信心的共享，為高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供人才信息保障。

（作者單位： 黑龍江信息技術職業(yè)學院）