淺談高校科研檔案管理工作

摘 要：加強科研檔案管理工作，提高檔案人員的管理水平是當今檔案工作的首要問題。由于檔案專職人員知識水平不高，兼職檔案人員工作變化頻繁，檔案隊伍相對不穩定，影響了檔案工作順利進行。因此，重視檔案管理工作尤為重要。

關鍵詞：高校;科研檔案;檔案管理

一、加強科研檔案管理工作

高校檔案管理隊伍包括高等學校檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員。從事檔案工作的人員知識水平和文化程度不高，給檔案工作帶來一定困難。特別是兼職檔案人員，工作性質決定他們工作更換頻繁，影響了檔案工作和學校各項工作的進展。這就要求學校重視人員安排，使具有高素質的人員加入。

從事檔案工作的人員必須具備有工作熱情、踏實的工作態度，甘愿為檔案事業做貢獻，具備良好職業道德的同時，還應有保密意識。選拔人才時還要考慮年齡結構、知識層次等方面的因素，以穩定檔案隊伍的建設。

開展檔案專職及兼職從業人員的業務培訓工作。每年定期組織從業人員參加遼寧省、沈陽市檔案系統的崗位培訓和資格考試，特別要重視對兼職檔案人員的培訓活動，使其都能取得崗位培訓證書，每年年底由檔案部門對其進行考核，給予優秀人員獎勵，同時和各基層單位的考核掛鉤。在每年檔案宣傳日活動中，檔案人員在做宣傳的過程中能夠提高自身能力。

做好專職及兼職檔案人員學習與交流活動。定期帶領檔案人員到評比優秀的單位參觀學習，學習他們的先進經驗，同時參觀歷史圖片展覽，還要定期邀請專家來講座，給兼職檔案人員做學術報告，使檔案人員接受新知識，適應檔案事業的發展。檔案館館長還要向校領導爭取外出學習的機會，派代表到蘇州大學參加檔案管理軟件學習交流，讓檔案人員長知識、開眼界。

二、加強科研組卷和日常管理工作

《高等學校檔案工作規范》明確指出，部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎。因此，學校各級組織必須做好部門立卷工作。

1.做好科研檔案立卷管理工作。根據以往的經驗，個別教師的科研課題在結題后不愿存入檔案館，為以后評職稱，聘崗利用方便，都想個人保留。因此，每年我們分管科研檔案的工作人員要經常到基層找教師收集科研檔案，工作起來很辛苦。針對這一現象，我們同學校有關部門及科技處取得聯系，制定有關制度，并取得了一定的效果。如：教師在結題后到財務處領取科研經費時，按規定到檔案部門歸檔，歸檔材料齊全后由檔案部門蓋章簽字方能到財務處領取科研到款額，這就解決了檔案存檔不齊全問題。

2.加強對立卷工作的監督檢查，支持和重視檔案部門工作。各級領導要經常對本部門兼職檔案員檔案歸檔立卷工作進行指導，制定立卷工作職責，定期做好改進工作。同時，每個部門由一名主管領導負責兼職檔案員工作，將檔案管理作為年底領導考核的主要依據，不合格的歸檔部門的領導在換屆時不能繼續擔任領導職位，以此大大提高各級領導的重視程度。

3.高度重視進館后科研檔案的收集、整理、裝訂等工作。嚴格按照《檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，整理、分類、組卷，要求準確地劃分保管期限，寫清楚題名與責任者。把合同、課題、專利等科研材料及時收集齊全，并對科技成果獲獎證書進行跟蹤收取，確保科研項目的收集完整齊全，不允許有任何遺漏現象發生。

三、對高校科研檔案存檔的幾個建議

1.完善科研檔案管理體制。為今后更好地做好科研檔案管理工作，檔案部門同各職能部門要認真制定好有關的歸檔管理制度，科研課題組的負責人要將組織研究的一切數據及研制過程歸檔，如科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵階段、應用轉化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，提高科研檔案的歸檔率。

2.增強檔案管理員歸檔意識。由于檔案人員對科研檔項目過程不了解，無法掌握其流程狀況，不知道課題組的研制階段進行到什么程度，特別是不能及時了解成果，導致歸檔材料不及時，有的材料甚至無法歸檔。主要原因在于有些科研人員歸檔意識不強，在項目完成后不愿意歸檔，這樣就要求我們必須增強各部門人員的檔案歸檔意識、責任感和使命感。

3.實現科研材料全面歸檔。科研檔案歸檔材料不齊全不完整主要表現在：歸檔的材料中復印件過多，存在著公章、簽字不全;缺乏科學性和合理性，造成檔案無法歸類;科研部門對科研項目分隔管理，導致科研成果歸檔時間不統一。對此，要完善科研檔案歸檔材料，實現科研材料全面歸檔。

參考文獻：

[1]楊國祥.檔案管理學[M].北京：機械工業出版社，2004.

[2]馬哲偉.高校科研評估[M].大連：東北財經大學出版社，2007.