基于元數據庫方法的高校檔案信息資源整合策略

摘 要：隨著高校信息化的發展與檔案數字化工作的不斷深入，檔案信息資源整合成為高校檔案館信息資源建設的一個趨勢。然而，當前高校各類業務系統缺乏統一規劃和設計標準，數據彼此不能鏈接成為高校數字檔案建設的主要瓶頸之一。本文主要研究通過管理模式改變，利用元數據的獲取、描述、組織和存儲等一系列工作，實現數字檔案資源規范化管理，勾連數字化檔案信息之間的關聯，解決高校信息資源相對獨立、利用繁瑣、數據彼此不能鏈接等問題，以整合檔案信息資源，形成共享機制，更好地適應現代化教育教學發展需要。

關鍵詞：高校;檔案工作;信息資源整合

當前高校各類職能部門的業務系統大多早于檔案信息管理系統的建設，這些業務系統在建設之初，往往只關注于部門自身業務需求的實現。如何利用現有元數據標準，對分散的數字化檔案信息進行有效整合、集成，形成以元數據為核心的信息檢索關聯途徑，使不同系統中的信息能為學校的發展做出支撐，是檔案部門長期關注、努力解決的重大課題。本文力求在分析高校檔案工作現狀的基礎上提出基于元數據理論的檔案信息資源整合的思路和策略。

一、高校檔案信息資源整合的現狀和問題

隨著科學技術的迅猛發展，高校的社會環境發生了巨大變化，信息化、網絡化趨勢給檔案管理和檔案信息資源整合利用帶來了新的要求。同時，由于高校內部各業務部門所處工作環境的變化和新技術手段的廣泛應用，促使檔案信息內容也發生了很大發展與變化。另外，元數據理論得到不斷應用，先進的管理方法與管理理念不斷形成并日益成熟，檔案信息處理技術、檔案信息的管理與組織方式等方面也發生了新的變化。檔案工作進入了一個新的發展時期，傳統檔案信息資源整合的工作觀念、意識、技能、方法均有不同程度的滯后。主要表現在：

⒈檔案信息共建共享意識薄弱

在高校整體管理工作中，檔案工作經常被忽視，各部門的檔案共享意識薄弱，不能在各項高校工作中貫穿檔案管理思想，僅僅注重本部門或本系統中的應用。檔案信息的跨部門、跨系統應用形成了阻隔，各自為政，這與檔案工作在高校教學與管理工作中的弱勢地位有關。高校在布置工作時候，主要以教學、科研、招生、學科建設和基本建設為主，往往把檔案工作放在可有可無、無關緊要的次要地位。而且檔案信息在本部門也不受重視，有的兼職檔案員不重視原始檔案資料的收集和整理，造成檔案資料不能及時歸檔，這樣就造成整體檔案信息共建共享的條塊缺失，造成檔案信息的不完整;有的部門檔案管理人員因考評機制不嚴格而責任心較差，推諉、拖拉現象嚴重，對別部門的信息共享有抵觸心理，“多一事不如少一事”。因此，往往導致檔案材料歸檔不齊全，不完整，不及時，部門間檔案信息協作凝滯、割裂，各自為政，檔案信息資源整合工作難度很大。

⒉檔案工作的“信息孤島”現象嚴重

近年來，隨著信息化、網絡化的發展，高校各業務部門建立了自己的信息系統，幾乎有多少個主要職能部門就會有多少個不同的管理信息系統，檔案部門與各業務職能部門之間缺乏良好、順暢的文件流轉通道，各業務系統只能各行其是，各自為政，形成系統之間、部門之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實現檔案資源在信息化技術條件下本可以完成的整合與共享。當前高校的檔案管理現狀是信息資源難以達成認同和共享，每個部門使用這些信息時都要不斷向其他一個或者幾個部門索取，且不能隨時更新，檔案信息整合和利用過程凝滯。

⒊檔案信息資源利用效率較低

由于受傳統思想、思維定勢以及現實狀況等因素的制約，高校對待檔案工作“重保管、輕利用”的現象仍然比較普遍。

（1）傳統檔案思維影響檔案信息提供利用。檔案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好類”、“保管好”，不知道如何對其利用與開發;有的部門和主管甚至不知道檔案部門的辦公場所和工作具體內容，不知道檔案管理有什么資料，可以查到什么資料，更難談得上利用。部分高校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館、展覽館等，但基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發利用，導致許多具有很高價值的檔案材料不能發揮應有的作用。

（2）檔案信息資源的加工程度影響檔案信息提供利用。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一。檔案信息資源加工質量高，分類邏輯清晰，則能更好地適應檔案用戶對檔案信息的需求，檔案信息的利用率和資源共享程度也會更高。

（3）檔案信息資源的來源和利用渠道影響檔案信息的提供利用。目前，高校檔案信息資源的來源和利用渠道較為單一，較多局限于傳統的來源渠道，對于新興的電子檔案收集較少，這就造成了信息檔案的來源尚不夠寬廣;另一方面，檔案信息的利用渠道也較為單一，多數局限于紙質檔案，審批程序繁瑣，過程冗長，嚴重影響了檔案信息的整合和利用。

⒋檔案服務高校發展的意識和手段相對滯后

因未實現檔案信息的互聯互通和網絡化管理，服務發展大局的手段有限，服務過程較為繁瑣，因此，大多數高校檔案工作人員采取了“坐等上門”的服務方式，缺乏主動服務意識，有人查找就定向找一下。同時，服務手段較為單一，只能定向查找，不能觸類旁通找到更多的有價值的檔案信息，從而大大影響了檔案的利用效率。

⒌隊伍素質不高

在檔案信息資源整合工作中，檔案工作者是最具活力、最關鍵的要素之一。檔案工作者能否充分發揮主觀能動作用，不僅取決于檔案工作人員之間的協調，同時還取決于檔案工作隊伍的知識結構和人員素質，包括檔案工作者的學歷層次、專業知識、工作經驗等，同時還包括文化素質、技能素質及職業道德等水平。首先，檔案從業者要有良好的知識素養，要了解高校的教學和管理工作，才能準確鑒定檔案價值。其次，檔案從業者要有熟練的信息處理能力，不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案信息管理等能力。

當前，由于高校對檔案工作重視不夠的原因，在檔案管理人員隊伍的配備上存在著整體水平偏低的現象。同時，網絡化、信息化的發展對檔案管理水平提出了新的更高要求，檔案管理人員缺少知識更新，難以適應新形勢、新技術的工作變化，同時，各業務部門的兼職檔案員對檔案工作的積極性不高，往往應付差事，人員變動快，不能保證檔案工作的穩定性。

二、高校檔案信息資源整合的新策略

當前高校檔案信息資源整合需要對癥下藥。元數據的出現，能夠讓檔案部門克服電子檔案管理過程中的這些困難。元數據通過對電子文件的內容特征、載體的環境特征以及電子檔案形成過程中的環境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關屬性和背景信息。元數據本身是一個系統，它在電子檔案管理中所存儲的信息與電子檔案的信息內容、背景、結構等是一一對應的，是電子檔案的原始狀態的紀錄。研究基于元數據基礎的信息資源整合方案，更新觀念意識，加強部門間協調，持續提高人員培訓和能力，形成與各項業務協同推進、考核激勵機制健全、隊伍能力持續提高、管理手段豐富、技術手段與時俱進的檔案信息管理新局面，應從以下幾項措施入手。

⒈加強對檔案信息資源整合和利用的高度認識，提高檔案工作地位，做好基礎工作

檔案信息資源整合是對現有檔案資源空間布局和組合方式的調整，目的是使檔案資源的布局更合理、結構更優化，更有利于保存、開發、利用，使檔案資源效益的最大化。整合檔案資源是加強資源管理的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強化綜合檔案功能、提高綜合檔案地位和職能的需要。因此，高校應充分認識檔案信息資源整合和利用對高校整體發展的支撐作用，將檔案信息工作提高到與其他業務同等重要的地位，加強檔案信息整合的基礎工作，主要應從以下措施入手。

（1）全面核查，去粗存精，提高檔案加工的效度。由于歸檔階段的不規范，或因歷史背景的變化等原因，有些檔案信息資源是重復的或者失去保存價值的，這些信息資源在整合中應該首先剔除，以免在檔案信息資源整合中再次形成浪費。

（2）重新梳理、分類、組卷，提高檔案信息的規范程度。對檔案信息重新梳理，分類邏輯不清晰的要重新分類，案卷組合不規范的、組卷過厚、內容混雜的應進行重新組卷，盡可能將相互存在聯系的文件組合在一起，對無標題或無頁碼的重新加工填寫。這樣不僅可以實現紙質檔案的高質量保存，同時也為下一步檔案信息整合打下良好的基礎，提高整合利用的效率。

（3）加強各部門歸檔質量，從源頭上提高檔案信息資源整合質量。加強對高校各部門兼職檔案管理員的培訓，執行規范統一的收集、整理加工、分類、歸檔標準，使各部門的檔案信息形成統一、標準的接口，增強信息的共建共享利用程度。

⒉建立檔案信息資源整合的協調機制，利用元數據方案解決“信息孤島”問題

（1）破除信息資源整合的壁壘，形成檔案整合聯動機制。加強部門間檔案信息資源整合的協調機制，建立一種聯動機制，改變檔案信息資源整合和利用工作由單一的檔案部門進行的現狀，使檔案部門的管理工作向業務部門延伸，加強對于業務部門開展檔案工作的指導，與業務部門聯合進行檔案信息資源的整合與開發，實現互惠互利和優勢互補。

（2）檔案信息整合工作前移，實現前端控制。檔案工作應有前端控制思維，提前介入，防止出現各類業務系統與檔案系統的割裂，減少檔案信息的壁壘。應對各業務部門的信息工作進行指導、參與、評價與驗收，從信息整合的源頭上把關，形成規范、統一的檔案信息，增強檔案的規范性。

（3）利用檔案數字化信息元數據方案，消除信息孤島的技術壁壘，收集各系統內相關元素。為了打破檔案信息的“孤島”問題，高校研究制定檔案數字化信息元數據方案，利用已發布的元數據標準制定出高校文件實體、管理信息、流轉信息等元素的元數據方案，作為捕獲檔案數字化信息元數據內容的重要依據。開發檔案數字化信息元數據封裝功能，對收集到的元數據內容進行批量封裝。

（4）利用元數據作為信息檢索媒介，應建立起一定規模的聯機檔案信息檢索系統。元數據由于其對著錄信息的改善使得著錄的信息更加豐富和全面，同時，元數據是在電子檔案的形成、使用等過程中形成的，所以元數據在電子檔案的管理過程中具有動態的功能。元數據可以通過相關元素建立關系，豐富了電子檔案的檢索途徑。檢索功能的增強會給檔案用戶查找和利用電子檔案節約成本，并且提高查準率和查全率，使電子檔案的利用更加優化。以往各個業務系統形成的檔案信息有一個相對獨立的檢索界面，有一組適合系統又簡捷的檢索命令，有一定的檢索入口。通過元數據媒介，可以把高校的各自獨立的業務系統中的檔案信息整合起來，實現利用率最大化的目標。

⒊強化檔案信息資源整合的主動服務意識，讓檔案工作深入一線

為了加強檔案信息資源的整合力度，檔案管理工作部門應切實改變“坐等上門”的意識，強化主動服務觀念。對于業務部門的重要工作和項目，應于啟動之初即開展主動咨詢、指導和督促，加強對各項工作在策劃階段的檔案工作部署，搶先一步，穩占先機，增強檔案工作的主動性;對各業務部門的信息系統建設，應于立項時即介入，確保該系統中檔案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面實現，增強信息系統與檔案信息系統的對接，形成業務信息與檔案信息的共建共享;加強對各業務部門原始檔案的收集收繳，定期督促，及時歸檔;加強檔案信息利用的主動服務工作，對重要工作、重要項目要主動向業務部門提出檔案信息查詢和借鑒建議。通過這些措施，讓檔案信息實現共建共享，真正走進一線。

⒋建立和完善檔案信息資源整合的考核考評激勵機制，讓檔案工作由“要我做”變為“我要做”

為了促進檔案信息資源整合，高校應逐步建立和完善檔案信息資源整合的考核考評及激勵機制，增加檔案信息工作人員的動力和成就感。為此，高校應將檔案信息資源整合工作納入到半年、年終績效考核指標中，加強對各部門、檔案管理員的考核力度，并形成退出機制，及時更換不稱職的兼職檔案管理員。同時，要強化激勵措施，以獎為主，提高檔案信息資源整合的積極性與主動性，讓檔案工作由“要我做”變為“我要做”。

⒌加強檔案信息人員培訓，促進檔案信息資源整合技術手段的與時俱進

對于元數據方案需要聘請專門檔案軟件公司予以開發設計，并通過對全校專兼職檔案人員的培訓，實現檔案技術的與時俱進。加強檔案信息資源整合工作的合作與交流，加強與相關高校檔案工作的交流，充分發揮檔案工作的協同作用，提升本校檔案信息資源整合工作的水平。

綜上所述，當前，高校檔案信息共建共享意識較為薄弱，“信息孤島”現象較為嚴重，檔案利用率較低。為此，高校檔案工作者應提高認識，做好基礎工作，形成檔案信息整合的協調機制，使檔案工作前移，實現前端控制。利用元數據方案整合數字化檔案信息資源，以元數據媒介開發檔案信息檢索利用系統。從管理上、技術上消除壁壘，強化主動服務意識，促進高校檔案信息整合，切實使檔案信息成為業務發展與加強管理的有力助手。

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注：本文為安徽省高校檔案協會基金項目階段成果，項目編號：2014gr17。

作者簡介：胡文杰，管理學學士、經濟學碩士研究生，安徽郵電職業技術學院檔案館館員;張超，公共管理碩士，安徽審計職業學院檔案館館員。