如何保障檔案的完整與真實(shí)

摘 要：檔案完整與真實(shí)性問(wèn)題是檔案學(xué)的基本理論問(wèn)題之一。由于檔案是人類社會(huì)歷史發(fā)展中對(duì)時(shí)事有意保留的記錄，而非事后撰寫(xiě)，它形成的特殊方式要比其他資料更為真實(shí)。維護(hù)檔案真實(shí)與完整，保護(hù)檔案安全，不能僅靠法律法規(guī)和制度約束，只有檔案保護(hù)意識(shí)作為一種自覺(jué)意識(shí)深入人心，才能真正做到檔案的完整、真實(shí)與安全。

關(guān)鍵詞：檔案;完整;真實(shí);管理方法

一、檔案的完整與真實(shí)

檔案完整與真實(shí)性問(wèn)題是檔案學(xué)的基本理論問(wèn)題之一。由于檔案是人類社會(huì)歷史發(fā)展中對(duì)時(shí)事有意保留的記錄，而非事后撰寫(xiě)，它形成的特殊方式比其他資料更為真實(shí)。因此，檔案的完整與真實(shí)是檔案的生命。檔案完整有兩方面的含義：一是數(shù)量，不因主要而忽略次要，相關(guān)事件要全面收集無(wú)遺漏;二是完整，事件的來(lái)龍去脈清晰明了，內(nèi)容完整。檔案真實(shí)性也包含兩重含義：一是指檔案表面特征就，亦即顯現(xiàn)“實(shí)體”的真實(shí)性;二是指檔案內(nèi)涵，亦即“內(nèi)容”的真實(shí)性。

首先，我們鮮明地承認(rèn)虛假檔案的客觀存在。檔案在形成和收集過(guò)程中，摻雜了形成者的主觀思想和意識(shí)，形成者的主觀意識(shí)不可避免地會(huì)受到智力、知識(shí)、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等諸多因素的影響和局限。同時(shí)，檔案形成者的意識(shí)也會(huì)受現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)、政治、文化意識(shí)的影響。這些檔案中摻雜形成者的主觀意圖，有可能是主觀思想的無(wú)意，也可能是處心積慮的故意，致使有些檔案的記載偏離歷史真實(shí)，與歷史事實(shí)不符，甚至相去甚遠(yuǎn)。如一段時(shí)期內(nèi)，在追求虛假政績(jī)思想指導(dǎo)下，浮夸風(fēng)和攀比風(fēng)泛濫，當(dāng)時(shí)的情景在時(shí)下正在熱播的電視劇《老農(nóng)民》中得以展現(xiàn)。如此環(huán)境下形成的檔案，就是形成者的意識(shí)被社會(huì)環(huán)境所左右而出現(xiàn)偏離，因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)中生產(chǎn)力和產(chǎn)量事實(shí)不符，就其表層保留的實(shí)體檔案而言它是失實(shí)的，而就其內(nèi)容而言，是真實(shí)發(fā)生的事實(shí)，它又是真實(shí)的。所以，檔案“實(shí)體”與檔案“內(nèi)容”兩者之間不能僅靠“實(shí)體”的真實(shí)性來(lái)證明，而必須求 證于歷史事實(shí)。

如今，我們研讀檔案文本，其實(shí)是對(duì)形成者意識(shí)到的歷史 真實(shí)更為充分和理性的再理解過(guò)程，同時(shí)，我們?cè)倮斫獾闹饔^意識(shí)也受到我們所處的社會(huì)環(huán)境和自身的認(rèn)知能力的制約，所以，我們所理解到的事實(shí)，也只能是離歷史自身的真實(shí)更進(jìn)一步的、相對(duì)的真實(shí)。

二、意識(shí)的規(guī)范

檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對(duì)有保存價(jià)值的文件進(jìn)行及時(shí)歸檔保存的自覺(jué)意識(shí)，是人們對(duì)檔案的重視程度，以及在利用檔案時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，是一種將個(gè)人行為與檔案的相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來(lái)的一種信息素養(yǎng)。檔案意識(shí)也是開(kāi)展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。全員檔案意識(shí)的培養(yǎng)需要檔案人員積極推廣，通過(guò)普及檔案知識(shí)鼓勵(lì)全員參與其中。檔案意識(shí)增強(qiáng)帶來(lái)的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識(shí)落實(shí)在行動(dòng)上就是注意收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、熱情服務(wù)。

⒈收集意識(shí)

檔案產(chǎn)生的最初目的就是為了輔助記憶、找回歷史，歷史記錄過(guò)程就是檔案形成過(guò)程。檔案收集伴隨于檔案形成全過(guò)程，將及時(shí)形成的第一手信息規(guī)范化處理，對(duì)未形成但經(jīng)分析需要形成的檔案的敏銳預(yù)測(cè)的意識(shí)，正是一種檔案收集意識(shí)的體現(xiàn)。

⒉整理意識(shí)

時(shí)刻有歸類的意識(shí)，將歸檔材料按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等文件材料的自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，即將歸檔材料分門別類組成有序體系。整理意識(shí)杜絕過(guò)分相信自己的記憶力，隨意亂放材料，造成混亂無(wú)序。

⒊安全保管意識(shí)

對(duì)于大眾來(lái)說(shuō)，最直接的或許就是一種對(duì)形成之后檔案的安全保管與有效利用。對(duì)憑證的保存?zhèn)洳橐庾R(shí)是檔案意識(shí)的重要組成部分。在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素，倡導(dǎo)“安全問(wèn)題人人有責(zé)”的思想，把檔案保護(hù)意識(shí)作為一種自覺(jué)意識(shí)深入人心。

⒋開(kāi)發(fā)意識(shí)

開(kāi)發(fā)意識(shí)是一種資源服務(wù)意識(shí)，是檔案工作者的責(zé)任。開(kāi)發(fā)意識(shí)付諸行動(dòng)就能使堆在庫(kù)房故紙堆里的“死”檔案“活”起來(lái)，檔案作用得以發(fā)揮極致。當(dāng)檔案資源貼近檔案利用者的利益需求時(shí)，這種意識(shí)越加明顯。

三、利用法律法規(guī)和制度進(jìn)行約束

⒈法制保障

《中華人民共和國(guó)檔案法》簡(jiǎn)稱《檔案法》，是國(guó)家為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、有效保護(hù)和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對(duì)全體社會(huì)成員具有普遍的約束力，任何個(gè)人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會(huì)各界所認(rèn)知，《檔案法》不能有效落實(shí)。

如：有的單位至今還存在著檔案工作制度不健全，現(xiàn)有檔案保管硬件設(shè)施配備不到位，個(gè)別人員手中文件材料不按規(guī)定向檔案館移交歸檔，不注重檔案人員專業(yè)技術(shù)、社會(huì)倫理、職業(yè)道德、安全意識(shí)和服務(wù)理念的培養(yǎng)等問(wèn)題，最終導(dǎo)致管理混亂，檔案得不到應(yīng)有的保護(hù)而受損嚴(yán)重，甚至丟失，造成檔案的真實(shí)、完整與安全得不到保障。隨著檔案管理的不斷完善，一些新的如《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等法規(guī)相繼出臺(tái)，我國(guó)依法管理檔案事業(yè)任重而道遠(yuǎn)。

⒉制度保障

規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護(hù)公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點(diǎn)，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國(guó)家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進(jìn)行規(guī)范管理。（2）科學(xué)性。檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，明確在一定時(shí)間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時(shí)，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。

檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用，每個(gè)環(huán)節(jié)都制定相應(yīng)的管理制度，如檔案工作崗位責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、檔案庫(kù)房管理制度、管理員工作職責(zé)等，以此保證檔案在整個(gè)過(guò)程中的完整、真實(shí)和安全。檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)工作結(jié)構(gòu)還將產(chǎn)生新的影響，管理制度也會(huì)隨之改進(jìn)。

維護(hù)檔案真實(shí)完整、保護(hù)檔案安全是每個(gè)公民的責(zé)任，不能僅靠法律、法規(guī)和制度約束。檔案人要加強(qiáng)自身的檔案意識(shí)修養(yǎng)，從自身做起，實(shí)事求是，不誤引誤用、以訛傳訛，以此影響和推動(dòng)全社會(huì)檔案意識(shí)的提升。只有檔案保護(hù)意識(shí)作為一種自覺(jué)意識(shí)深入人心，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的完整、真實(shí)與安全。

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作者簡(jiǎn)介：劉紅雋（1961— ），女，就職于濟(jì)南職業(yè)學(xué)院綜合檔案室。