發揮高校就業工作檔案在就業工作中的重要作用

摘 要：高校就業工作檔案全面的記錄了高校畢業生在校的整體表現，以便為各大企業在高校畢業生的甄選中提供準確的、可靠的、全面的信息，使得各大企業能夠快速的、便捷的甄選出企業所需人才，高校就業工作檔案在高校畢業生就業工作中起著不可或缺的作用，因此，本文主要針對發揮高校就業工作檔案在就業工作中的重要作用進行了分析探討，以供參閱。

關鍵詞：高校；工作檔案；就業工作；作用

高校畢業生就業制度隨著我國經濟體制以及勞動人事制度的不斷革新產生了空前的變化，高校畢業生與企業的用人單位自主擇業以及雙向選擇的就業模式替代了國家原有的計劃培養及包分配的就業模式。隨著高校就業模式的不斷革新，高校畢業生就業的措施及政策不僅在就業過程中有所反映，更應該在高校畢業生就業檔案中真實地、規范地以及科學的記錄。高校就業工作檔案真實的記錄了高校畢業生的就業工作，它不僅完整的、系統的記錄了高校畢業生的就業工作而且為日后就業工作提供了原始證據。所以，強化高校就業工作檔案的管理，以及高校就業工作檔案的完善，為深入展開高校畢業生就業工作具有具足輕重的影響。

一、高校畢業生就業工作檔案的類型

1.綜合類

綜合類高校畢業生就業工作檔案主要包含了對就業工作的年度計劃、計劃工作的具體實施及其總結；相關就業工作的重要通知、政策以及制度；就業工作的相關會議記錄；記錄各類政策學習、研討工作以及培訓情況的相關資料；就業率的分析統計；就業經費與實際使用狀況統計對比分析表；統計就業工作人員考核、評估等方面的資料等等。

2.企業類

校園招聘企業的資質、介紹及申請資料；就業單位的基礎信息（企業名稱、地址、聯系人、聯系方式等）；企業調查以及回訪記錄；實習基地建設情況等。

3.就業指導類

教育教學中相關就業指導課程的資料（課程目標、課程計劃、教學安排、相關職業生涯規劃指導記錄資料、典型案例資料以及個人輔導或咨詢資料等等）。

4.畢業生類

高校畢業生個人檔案包括以下五個部分。①高校畢業生個人信息（姓名、年齡、性別、民族、所學專業、籍貫、畢業院校、聯系方式等等）。②高校畢業生就業信息（派遣報到證編號、就業單位及其所在地、就業時間等等）。③高校畢業生檔案轉遞信息（檔案提出時間、檔案轉遞時間、檔案轉遞地點、檔案回執信息等等）。④高校畢業生就業推薦表。⑤典型高校畢業生成功創業資料等等。

二、高校就業工作檔案在高校畢業生就業工作中的重要性

高校畢業生就業工作檔案不僅記載了高校畢業生個人經歷，而且對高校畢業生的相關行政隸屬關系有所闡述，更是為高校畢業生相關人事服務提供了可靠的依據。在每個高校畢業生的生活中就業工作檔案起著不可或缺的作用，不管高校畢業生去那個地方工作，就業工作檔案都將扮演影子的角色，不離不棄。高校就業工作檔案對高校畢業生工作的方方面面起著直接的影響，比如就業、入黨、升職、職稱的評定等等，換句話來講，高校就業工作檔案對高校畢業生的工作起著舉足輕重的影響。所以就要求相關就業工作檔案管理人員必須認真做好檔案管理工作且不可掉以輕心，為高校畢業生提供一份原始的、真實的以及詳盡的就業工作檔案，使得高校就業工作檔案在高校畢業生就業工作中發揮的作用最大化。

三、有效發揮高校就業工作檔案在就業工作中的作用

1.完善就業工作中檔案的管理制度

高校相關管理人員必須對高校就業工作檔案的管理制度進一步完善，對就業工作檔案管理人員的職責范圍，必須有所明確，樹立起就業工作檔案管理人員的責任心，并且充分調動他們的積極性。由學校分管的校長組織工作制度的完善，具體草擬完善由高校檔案館實施，充分體現高校就業工作檔案的科學性、專業性。通過對相關就業工作檔案管理制度的完善與實施，可以進一步規范就業工作檔案管理工作，促使高校就業檔案管理制度更加正規化、更加制度化。形式多樣以及內容豐富的高校就業工作檔案可以真實的記錄高校畢業生的各項活動，也是一所高校教學管理工作的一項側面例證。當前高校就業工作檔案管理的首要目標是完善規范就業工作檔案管理，且使得就業工作檔案具有一定的真實性、科學性、可靠性。各大高校也應對就業工作檔案管理制度認真嚴格的貫徹實施，且不可進行只做表面文章，對于就業工作檔案管理者應獎懲分明，以便管理工作的有效實施。各大高校還應嚴格按照相關規定（《高等學校檔案管理辦法》、《檔案法》等），必須確保各項就業文件材料的系統性、準確性以及完整性，使得文件材料的遺漏以及重復歸檔最小化。

2.提高就業工作檔案意識的指導教育工作

各大高校可以利用黑板報、校園廣播、校園報以及宣傳欄等宣傳手段積極的開展關于就業工作檔案重要性的活動以及對各個畢業生的就業進行指導工作，提升畢業生對就業工作檔案意識，使畢業生充分的認識到高校就業工作檔案的重要價值。就業工作檔案作為高校畢業生社會身份證明，使得各個畢業生可以把就業工作檔案當作身體的一部分去愛惜。從目前我國的相關制度來看，戶籍制度與福利制度與高校畢業生的就業工作檔案相互關聯，失去就業工作檔案的高校畢業生，其生活將會受到制約、影響。雖然全國高校畢業生英語四六級成績、畢業證以及學位證等相關信息于零一年九月開始實現了就業共作檔案電子化，可以網上查詢，但是其不可能替代了反應一個人成長經歷的就業工作檔案，因為就業工作檔案在事業單位以及各大國有企業中發揮的作用是不可能被替代的。引導各個畢業生對于就業工作檔案要用發展眼光看待，萬不可因一時的不重視使得自身發展受到阻礙。

3.全面開展就業工作檔案代存、代管服務

根據我國關于高校畢業生就業服務工作的相關福利政策，在各個高校規定的擇業時間內，暫時未找到合適就業單位的畢業生可以向所在學校申請，將就業工作檔案暫時存在學校，有學校對于畢業就業工作檔案進行代存服務。一般來講，各個院校為畢業生就業工作檔案代存以及代管服務期限為兩年。對于應屆畢業生（暫時未發畢業證）或是就業工作檔案有學校代存的畢業生在擇業過程中，作為高校就業工作檔案管理部門，應按照畢業生所應聘單位的需求，出具該畢業生就業工作檔案的相關證明材料（學籍、學歷以及在校期間學習成績等），使就業工作檔案的真實性、權威性以及完整性得到真正的發揮，不斷滿足社會活動中畢業生的需求，使得高校就業檔案工作在就業工作中的重要作用得到最大化的發揮。

4.實現就業工作檔案信息化管理

隨著社會的發展，我國各大高校現代化管理手段的不斷革新，各所高校的就業工作檔案管理部門已經由綜合性檔案管理部門替代了原有單一的檔案管理部門。辦公自動化的畢業生就業工作檔案管理工作的展開，尤其是在收集、傳播以及使用學生就業工作檔案中，不僅提高了工作的管理效率，而且管理質量也明顯的得到了改善。各所高校也應逐步實現就業工作檔案的綜合型、集中型以及服務型。各大高校的就業工作檔案管理部門可以充分利用互聯網的優勢，建立畢業生就業工作檔案管理網站，快速、精準以及真實的將每個畢業生的信息反饋出來，也可以與其他高校就業工作檔案管理部門形成網頁鏈接，實現就業工作檔案的共享，提高服務效率與質量，充分實現就業工作檔案信息化管理工作。

5.提高就業工作檔案管理人員的素質

高校雖是高學歷人才匯聚的地方，但受到各方面元素的影響，在各大高校中，并不是所有的高校就業工作檔案管理同仁都是高學歷、專業水平突出的人員，有部分就業工作檔案管理人員的素質較低，給就業工作檔案管理工作帶來了不可忽視的挫折。所以，在就業工作檔案管理工作中，提高管理人員的素質顯得尤為重要。提高就業工作檔案管理人員的素質可以從以下幾個方面來著手。第一，必須提高就業工作檔案管理人員的思想素質。強烈的事業心、責任感以及奉獻的胸懷是就業工作檔案管理人員不可或缺的思想素質，所以提高管理同仁的思想素質是非常有必要的。第二，就業工作檔案管理人員的專業素養必須提高。針對專業素養不強的就業工作檔案管理同仁，各所高校相關負責人應對其進行培訓，使得就業檔案管理專業技術得到提高，與此同時敬業精神以及責任心的教育工作也不可以有絲毫的懈怠，激發就業工作檔案管理同仁對本職工作的興趣，使他們在工作中找到樂趣，因而可以不斷的分析總結經驗，進而使得就業工作檔案管理工作標準、質量以及效率最高化。

四、結語

“以人為本”是科學發展觀的本質與核心，而“以畢業生為本”則是高校就業工作的核心，因此，高校應認真做好就業工作檔案管理工作，為畢業生的就業以及發展提供優質化的服務。在飛速發展的信息化時代中，各所高校就業工作檔案管理同仁應不斷的提高自身素養，對就業工作檔案管理工作的方法與制度不斷的革新，充分發揮高校就業工作檔案在就業工作中的重要作用，為畢業生就業以及發展保駕護航。

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作者簡介：：張亞萍（1964-7），單位：青海大學醫學院，職位：學歷：本科。