淺談現階段機關單位檔案信息化工作中存在的問題和對策

潘冬梅

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摘要：隨著社會進步，信息技術的不斷更新，檔案也逐漸信息化，現代科學技術在機關單位檔案中的應用越來越廣泛，呈現機關單位檔案的信息化。如何提高機關單位檔案的信息化的管理水平，更好地的利用信息化技術對機關單位檔案高效的管理，是當前檔案信息化工作所面臨的重大難題。在我國《檔案法》頒布實施以來，事業單位對檔案的管理逐漸走向了科學、規范、標準的發展，更好地提升了檔案管理水平，發揮了檔案信息資源的高效利用，使檔案信息化工作步入新的歷程。

關鍵詞：機關單位；檔案；信息化管理

檔案是個人、組織或機關在社會中直接的活動表現，它以各種體裁來表現出備查者的歷史記錄，是了解一個組織和個人具體情況的重要材料。是呈現歷史真實面貌的重要文獻，隨著電子信息全球化，檔案的管理已經應用了電子信息技術，使得檔案已經開始趨于信息化，檔案保管人員在信息化檔案管理中如何利用豐富的檔案信息資源服務于社會，是現階段機關事業單位檔案管理部門的一項非常重要的工作，下文就現階段機關單位檔案信息化工作中存在的問題進行討論，為檔案信息化工作中的問題尋找解決的對策。

一、機關單位檔案信息化工作中存在的問題

1、機關單位領導對檔案信息化工作不夠重視

在機關單位中，首先因為領導對檔案管理工作不夠重視，所有檔案一般都是由兼職人員代管，一些人員對檔案工作未經過上崗培訓，根本不懂檔案如何管理，加上檔案管理人員工作責任心不強，對領導分管的兼職工作不重視，這就導致檔案工作在信息化時代無法正常運轉。

2、機關單位檔案信息化工作人員頻繁更換

在機關單位中人員的流失和崗位的調換十分的頻繁，過去人們從事的工作就相當自己的鐵飯碗，一干就是幾十年或者終身都只干檔案工作，而現代人對一份工作只干一兩年或者幾個月，在檔案工作上奮斗近十年的人簡直寥寥無幾，另一方面，檔案管理工作需要業務能力非常強和相關計算機專業的人士去完成，沒有時間的積累是達不到管理要求的，由于這種社會現象導致檔案管理信息化工作仍然停滯不前。

3、檔案信息化工作投入的資金和設備不足

檔案管理工作資金投入嚴重不足，已成為社會的一種普遍現象，這就造成了檔案工作進展的嚴重差異，資金投入少、設備陳舊、檔案數據庫少、檔案材料收集不全面、檔案安全就會受到威脅、這對信息化檔案管理工作的發展有嚴重的阻礙作用，所以，很多單位的檔案管理工作根本無法正常實施。檔案信息化管理工作也只能在紙上談兵。

4、檔案主管部門對機關單位檔案信息化指導較弱

檔案信息化管理隨著信息技術的普及不斷地趨于完善，但是很多檔案管理人員業務能力不是很強，對信息化技術的重視程度不高，對現代信息化檔案的管理也比較陌生，這在一定層次上影響了機關單位檔案的信息化管理水平。

5、對機關單位檔案信息化建設缺乏長遠規劃和統一的標準

信息化管理部門只會對自己檔案信息化工作進行簡單的規劃，但沒有一個嚴格的實施標準，國家檔案信息局推出的法律規定，明確指出檔案信息化工作要認真規劃、科學發展、嚴明標準。因此，在檔案信息化管理必須做到規范化、標準化，同時在信息化檔案的管理中也要實行監督和指引，讓機關單位重視這項工作。認真按照標準去實施，這樣才能使機關單位檔案信息化的工作能夠有效開展。

二、應對機關單位檔案信息化工作存在問題的對策

面對機關單位檔案工作中存在的問題，我們研究發現，導致問題出現的原因有很多，現在我們就抓住問題的關鍵點進行突破，從而使檔案信息化工作得到長遠的發展。

1、建立良好的可行性目標，提高檔案信息化管理水平

做任何事都要有一個明確的目標，這樣才能對事情的發展起到指導性作用，檔案信息化管理工作同樣也要建立一個適合自己發展的目標，建立目標時，一定要全方面的去考慮，要做到檔案信息化管理目標的切實可行。同時在實施管理的過程中，一定要突顯出權威性，建立嚴格的獎罰制度，設立專門的監督小組，讓管理人員對這項工作從心底上重視起來，同時建立完善的管理工作考核制度和質量評價標準，這樣有利于提高檔案管理工作的規范化、制度化、科學化管理。從而提高檔案信息化的管理水平。

2、完善管理配套設施，加大資金的投入

要想具有良好的檔案管理水平，就必須加強硬件設備的配套，在信息化檔案管理中，對硬件設施的要求越來越嚴格，因此，加強和完善硬件設施的配套和資金的投入有利于管理工作的順利開展，從而提高檔案管理效率。

3、不斷加強對檔案工作人員的培訓

科技的進步將我們的工作方式從紙質為載體轉化成了以媒介為載體的信息化檔案管理，因為信息技術在不斷地更新，這就要求我們要不斷地提升自己的業務能力，是自己的能力適應時代的發展要求，機關單位在招聘人才時同樣要注重人才的引進和培養，這樣才可能是員工的業務能力越來越強，達到檔案信息化管理的要求。

4、制定檔案信息化長遠規劃和統一標準

在檔案信息化的總體規劃中，我們不僅要明確發展戰略，結合自身實際情況，深入科學研究與實驗論證，為檔案信息化管理工作制定一個長遠的規劃以及近期目標，逐步形成信息化管理模式，推動檔案信息化的和諧發展。檔案管理人員在長遠的規劃下，要不斷適應社會的快速發展，不斷創新學習新的理論，并且加強自己網絡知識，積極地投入到檔案的信息化管理中，不斷提升檔案信息化的管理水平。

三、結束語：

雖然當前社會我國的檔案信息化管理還存在著不少問題，這就要求機關單位對檔案部門加大監管力度，從機關單位自身重視檔案信息化管理工作，同時，為檔案部門配備專業的檔案管理人員，加大資金的投入，在社會經濟不斷地發展下，檔案工作必須更上時代的發展潮流，緊密結合先進的檔案管理工作需求和需要，結合本機關的實際情況，積極地投入到檔案信息化管理工作中去，發揮自己的專業優勢，從而提高檔案的信息化管理水平，促進本單位檔案事業的快速發展。

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