淺談衛(wèi)生院檔案管理存在的問題及對(duì)策

都芳

摘 要：隨著社會(huì)科學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)衛(wèi)生院檔案管理提出了更高的要求。本文針對(duì)現(xiàn)階段衛(wèi)生院檔案管理存在的問題進(jìn)行分析研究，認(rèn)為現(xiàn)階段存在的主要問題有：缺乏專業(yè)檔案管理人才，缺乏先進(jìn)檔案管理專業(yè)設(shè)備，缺乏科學(xué)合理的管理方法。并認(rèn)為，衛(wèi)生院檔案管理需要各部門全力配合，通過加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)以及引入先進(jìn)科學(xué)設(shè)施、方法等措施才能推動(dòng)衛(wèi)生院檔案管理步入現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院；檔案；問題；對(duì)策

1 序言

衛(wèi)生院檔案是衛(wèi)生院管理及各項(xiàng)醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)形成的歷史資料，為衛(wèi)生院管理提供大量的參考信息，對(duì)提高衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確化和科學(xué)化醫(yī)技衛(wèi)生院的全面現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。伴隨今年衛(wèi)生院改革的不斷深入發(fā)展，衛(wèi)生院服務(wù)模式的不斷改變，衛(wèi)生院檔案管理存在的問題顯現(xiàn)出來，如何實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案信息的科學(xué)規(guī)范化管理，提高衛(wèi)生院檔案管理的工作效率，日益受到更多人的關(guān)注。

2 衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

2.1 衛(wèi)生院管理機(jī)制不健全

隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴(kuò)大，但很多衛(wèi)生院管理模式仍不健全，制約了衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。衛(wèi)生院大量檔案管理材料分散管理，缺乏相關(guān)規(guī)章制度制約，沒有嚴(yán)格的考核，管理體制不夠健全，或有相關(guān)管理體制，但是缺乏監(jiān)管制約機(jī)制，執(zhí)行不力；同時(shí)缺乏相關(guān)檔案管理技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，當(dāng)檔案管理技術(shù)沒有跟上時(shí)代發(fā)展。

2.2 專業(yè)檔案管理人才缺乏

檔案管理專業(yè)研究人才的缺乏是制約衛(wèi)生院檔案管理發(fā)展的重要因素之一，衛(wèi)生院檔案管理也需要配備高素質(zhì)檔案管理人才，但基層衛(wèi)生院檔案管理從業(yè)者現(xiàn)狀不容樂觀，檔案管理往往由其他專業(yè)人員負(fù)責(zé)。這在很大程度上限制了衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程及進(jìn)一步發(fā)展，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)經(jīng)常造成衛(wèi)生院檔案管理混亂，分類不清，標(biāo)識(shí)不明，查找困難，對(duì)衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作都造成影響。

2.3 檔案管理硬件設(shè)施缺乏

隨著醫(yī)療保障制度的完善及現(xiàn)代醫(yī)療條件的提高，衛(wèi)生院就醫(yī)量大大增加，衛(wèi)生院各類檔案信息的采集量也隨之增加，然而現(xiàn)代衛(wèi)生院單位對(duì)衛(wèi)生院檔案管理設(shè)備方面的投入并沒有相應(yīng)增加，許多設(shè)備老舊、管理庫房不足等嚴(yán)重制約衛(wèi)生院檔案管理的發(fā)展。尤其隨著現(xiàn)代信息化水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的普及，檔案信息化要求進(jìn)一步提高，衛(wèi)生院陳舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備使得衛(wèi)生院檔案管理仍采取手工收集、資料抽取等水平，降低了工作效率，與衛(wèi)生院整體信息化水平不相匹配。同時(shí)因存放時(shí)間過長、設(shè)施條件落后、衛(wèi)生院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會(huì)發(fā)生，并不滿足檔案局對(duì)檔案管理存放的要求。

3 衛(wèi)生院檔案管理的建議

3.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度

首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使其在多方面給予支持，爭(zhēng)取創(chuàng)造便利的條件，爭(zhēng)取將檔案管理納入衛(wèi)生院管理的重要議程中，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，與衛(wèi)生院業(yè)務(wù)建設(shè)同抓同管，同步發(fā)展。促使衛(wèi)生院認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理工作要有責(zé)任感，開拓思想，更新觀念。衛(wèi)生院要根據(jù)《檔案法》、《衛(wèi)生院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案管理需求，制定本單位檔案管理制度，進(jìn)一步完善檔案管理制度，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管責(zé)任制，完善考評(píng)制度，確保檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有法可依，落到實(shí)處。

3.2 全面提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實(shí)踐與操作，建立一支現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院現(xiàn)代化檔案管理的重中之重。將檔案人員培養(yǎng)納入衛(wèi)生院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提升檔案管理人員素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，定期參與檔案局等專業(yè)檔案管理單位組織的培訓(xùn)班，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。同時(shí)針對(duì)衛(wèi)生院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調(diào)查學(xué)習(xí)，不斷更新衛(wèi)生院檔案信息的新需求，探索總結(jié)適宜衛(wèi)生院檔案管理工作，進(jìn)一步推進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理的發(fā)展。

3.3 加大投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用對(duì)檔案管理的影響不可忽視，通過引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要手段。首先要提高檔案存放設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調(diào)等硬件設(shè)施的配備。另一方面，隨著社會(huì)信息化程度的提高，計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用進(jìn)一步加深，衛(wèi)生院要注重引入計(jì)算機(jī)管理，通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息，檢索快捷、方便、高效，減少人力資源的浪費(fèi)。

3.4 充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新服務(wù)

一是建立檔案信息網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上便捷服務(wù)，基層衛(wèi)生院檔案工作者將充分利用本衛(wèi)生院網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上本衛(wèi)生院網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)檔案電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)務(wù)人員及群眾提供更好的信息服務(wù)。二是加快建立檔案數(shù)據(jù)管理中心?；鶎有l(wèi)生院可考慮和當(dāng)?shù)貦n案館合作建立檔案數(shù)據(jù)管理中心，檔案數(shù)據(jù)管理中心可用于集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢，方便信息的便捷服務(wù)；另外，檔案管理者還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，便于上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解醫(yī)療衛(wèi)生工作信息大趨勢(shì)。三是實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集，目前檔案管理者在檔案信息化建設(shè)上，大都喜歡“單兵作戰(zhàn)”，將檔案數(shù)據(jù)信息都集中放在一臺(tái)電腦上，不利于信息共享，也不利于信息安全。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，檔案信息數(shù)據(jù)收集、保存、轉(zhuǎn)存十分方便，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，嘗試完善檔案數(shù)據(jù)信息“一鍵保存”功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。四是積極開展在線服務(wù)。基層衛(wèi)生院檔案管理者可以在衛(wèi)生院網(wǎng)站上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓基層群眾在衛(wèi)生院網(wǎng)站上進(jìn)行快速檔案信息查詢，同時(shí)聽取基層群眾對(duì)衛(wèi)生院醫(yī)療和管理的意見建議，不斷提升基層群眾對(duì)基層醫(yī)療的滿意度。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案工作的最終目的是將檔案的作用最大化，衛(wèi)生院檔案管理工作要圍繞衛(wèi)生院管理需求各方面，不斷探索發(fā)展，尋求最有效最科學(xué)的檔案管理方法，進(jìn)一步提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)衛(wèi)生院決策的參考作用，通過人才培用、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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