淺談衛(wèi)生院檔案管理存在的問題及對策

都芳

摘 要：隨著社會科學的進一步發(fā)展，對衛(wèi)生院檔案管理提出了更高的要求。本文針對現(xiàn)階段衛(wèi)生院檔案管理存在的問題進行分析研究，認為現(xiàn)階段存在的主要問題有：缺乏專業(yè)檔案管理人才，缺乏先進檔案管理專業(yè)設備，缺乏科學合理的管理方法。并認為，衛(wèi)生院檔案管理需要各部門全力配合，通過加強檔案管理人才的培養(yǎng)以及引入先進科學設施、方法等措施才能推動衛(wèi)生院檔案管理步入現(xiàn)代化進程。

關鍵詞：衛(wèi)生院；檔案；問題；對策

1 序言

衛(wèi)生院檔案是衛(wèi)生院管理及各項醫(yī)療衛(wèi)生活動形成的歷史資料，為衛(wèi)生院管理提供大量的參考信息，對提高衛(wèi)生院領導決策的準確化和科學化醫(yī)技衛(wèi)生院的全面現(xiàn)代化建設極為重要。伴隨今年衛(wèi)生院改革的不斷深入發(fā)展，衛(wèi)生院服務模式的不斷改變，衛(wèi)生院檔案管理存在的問題顯現(xiàn)出來，如何實現(xiàn)衛(wèi)生院檔案信息的科學規(guī)范化管理，提高衛(wèi)生院檔案管理的工作效率，日益受到更多人的關注。

2 衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

2.1 衛(wèi)生院管理機制不健全

隨著社會的進步發(fā)展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴大，但很多衛(wèi)生院管理模式仍不健全，制約了衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)代化進程。衛(wèi)生院大量檔案管理材料分散管理，缺乏相關規(guī)章制度制約，沒有嚴格的考核，管理體制不夠健全，或有相關管理體制，但是缺乏監(jiān)管制約機制，執(zhí)行不力；同時缺乏相關檔案管理技術，網(wǎng)絡技術的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，當檔案管理技術沒有跟上時代發(fā)展。

2.2 專業(yè)檔案管理人才缺乏

檔案管理專業(yè)研究人才的缺乏是制約衛(wèi)生院檔案管理發(fā)展的重要因素之一，衛(wèi)生院檔案管理也需要配備高素質(zhì)檔案管理人才，但基層衛(wèi)生院檔案管理從業(yè)者現(xiàn)狀不容樂觀，檔案管理往往由其他專業(yè)人員負責。這在很大程度上限制了衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)代化進程及進一步發(fā)展，缺乏相關專業(yè)知識經(jīng)常造成衛(wèi)生院檔案管理混亂，分類不清，標識不明，查找困難，對衛(wèi)生院的各項工作都造成影響。

2.3 檔案管理硬件設施缺乏

隨著醫(yī)療保障制度的完善及現(xiàn)代醫(yī)療條件的提高，衛(wèi)生院就醫(yī)量大大增加，衛(wèi)生院各類檔案信息的采集量也隨之增加，然而現(xiàn)代衛(wèi)生院單位對衛(wèi)生院檔案管理設備方面的投入并沒有相應增加，許多設備老舊、管理庫房不足等嚴重制約衛(wèi)生院檔案管理的發(fā)展。尤其隨著現(xiàn)代信息化水平的提高，計算機技術在檔案管理應用的普及，檔案信息化要求進一步提高，衛(wèi)生院陳舊的計算機設備使得衛(wèi)生院檔案管理仍采取手工收集、資料抽取等水平，降低了工作效率，與衛(wèi)生院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設施條件落后、衛(wèi)生院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發(fā)生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。

3 衛(wèi)生院檔案管理的建議

3.1 加強檔案管理意識，健全檔案管理制度

首先要爭取領導的重視，增強領導的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創(chuàng)造便利的條件，爭取將檔案管理納入衛(wèi)生院管理的重要議程中，加強檔案管理隊伍建設，與衛(wèi)生院業(yè)務建設同抓同管，同步發(fā)展。促使衛(wèi)生院認識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作要有責任感，開拓思想，更新觀念。衛(wèi)生院要根據(jù)《檔案法》、《衛(wèi)生院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結合本單位檔案管理需求，制定本單位檔案管理制度，進一步完善檔案管理制度，同時加強檔案管理監(jiān)管責任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依，落到實處。

3.2 全面提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍是實現(xiàn)衛(wèi)生院現(xiàn)代化檔案管理的重中之重。將檔案人員培養(yǎng)納入衛(wèi)生院人才培養(yǎng)計劃，全面提升檔案管理人員素質(zhì)。加強對檔案管理人員的檔案知識培訓，定期參與檔案局等專業(yè)檔案管理單位組織的培訓班，通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。同時針對衛(wèi)生院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調(diào)查學習，不斷更新衛(wèi)生院檔案信息的新需求，探索總結適宜衛(wèi)生院檔案管理工作，進一步推進衛(wèi)生院檔案管理的發(fā)展。

3.3 加大投入，加強硬件設施建設

隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計算機應用對檔案管理的影響不可忽視，通過引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要手段。首先要提高檔案存放設備和技術現(xiàn)代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調(diào)等硬件設施的配備。另一方面，隨著社會信息化程度的提高，計算機在檔案管理的應用進一步加深，衛(wèi)生院要注重引入計算機管理，通過計算機存儲檔案信息，檢索快捷、方便、高效，減少人力資源的浪費。

3.4 充分利用信息技術，實現(xiàn)檔案創(chuàng)新服務

一是建立檔案信息網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上便捷服務，基層衛(wèi)生院檔案工作者將充分利用本衛(wèi)生院網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上本衛(wèi)生院網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，網(wǎng)站上實現(xiàn)檔案電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，為醫(yī)務人員及群眾提供更好的信息服務。二是加快建立檔案數(shù)據(jù)管理中心。基層衛(wèi)生院可考慮和當?shù)貦n案館合作建立檔案數(shù)據(jù)管理中心，檔案數(shù)據(jù)管理中心可用于集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢，方便信息的便捷服務；另外，檔案管理者還可以利用大數(shù)據(jù)技術和數(shù)據(jù)挖掘技術，便于上級部門和領導及時了解醫(yī)療衛(wèi)生工作信息大趨勢。三是實現(xiàn)電子文件的自動上傳收集，目前檔案管理者在檔案信息化建設上，大都喜歡“單兵作戰(zhàn)”，將檔案數(shù)據(jù)信息都集中放在一臺電腦上，不利于信息共享，也不利于信息安全。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，檔案信息數(shù)據(jù)收集、保存、轉存十分方便，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，嘗試完善檔案數(shù)據(jù)信息“一鍵保存”功能，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。四是積極開展在線服務。基層衛(wèi)生院檔案管理者可以在衛(wèi)生院網(wǎng)站上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓基層群眾在衛(wèi)生院網(wǎng)站上進行快速檔案信息查詢，同時聽取基層群眾對衛(wèi)生院醫(yī)療和管理的意見建議，不斷提升基層群眾對基層醫(yī)療的滿意度。

4 結語

綜上所述，檔案工作的最終目的是將檔案的作用最大化，衛(wèi)生院檔案管理工作要圍繞衛(wèi)生院管理需求各方面，不斷探索發(fā)展，尋求最有效最科學的檔案管理方法，進一步提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對衛(wèi)生院決策的參考作用，通過人才培用、設備的引進等方式，加強衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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