檔案工作的創(chuàng)新建設(shè)

田浩

摘 要：檔案工作的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新建設(shè)，只有通過(guò)檔案工作的創(chuàng)新，才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，使我們的檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)和單位的各項(xiàng)事業(yè)。當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案；創(chuàng)新；認(rèn)識(shí)；途徑

1 對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)

1、創(chuàng)新是檔案部門(mén)發(fā)展的原動(dòng)力。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門(mén)進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問(wèn)題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問(wèn)題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過(guò)創(chuàng)新才能開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

2、創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

1、隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新，最為突出的特點(diǎn)是檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。進(jìn)行檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象，脫離實(shí)體便于作深層次加工、貯存，才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。

電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就可以完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布等，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

2、服務(wù)領(lǐng)域的拓展。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。

3、服務(wù)方式的創(chuàng)新。檔案服務(wù)是檔案工作的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力，走上可持續(xù)發(fā)展的道路。檔案服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重把握二個(gè)方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍是不斷擴(kuò)大的，這是適應(yīng)更好地做好檔案服務(wù)工作和為需求者提供更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的必然要求。二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時(shí)檔案服務(wù)形式也較過(guò)去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性；要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。

4、管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高。（1）培養(yǎng)敬業(yè)精神。敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛(ài)事業(yè)，積極思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見(jiàn)和設(shè)想，而且不滿足于一得之功，一孔之見(jiàn)，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。（2）培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門(mén)類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。（3）培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)展工作。

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