醫院檔案規范化管理初探

劉艷

摘 要：檔案管理工作作為醫療領域不可或缺的重要組成，伴隨著新醫改各項措施的推進而日顯重要，使得醫療單位在迎來機遇的同時也面臨著更多新的挑戰。與此同時，信息化技術的大面積普及，也為醫院檔案管理提供了強大的技術支撐。基于這一大環境下的傳統檔案管理效率顯然與發展脫節，亟待加強規范化管理以與時代相適應，旨在更好地服務于醫院經營管理，推動我國醫療衛生領域日趨完善與長足發展。

關鍵詞：醫院管理；醫院檔案；規范化管理；優化途徑

醫院檔案載錄了醫院始建至發展歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為醫院文件查閱與利用帶來極大便利，提高醫院的檔案管理水平，同時也為醫院未來發展提供了強大的資源支撐。

1 新時期醫院檔案規范化管理工作的意義

社會主義市場經濟的深化帶動了國內各領域、各行業的發展，同時也迎來了更多、更大的挑戰與沖擊，改革創新已呈必然之勢。作為與國計民生息息相關的醫療衛生領域則更是如此。其中，醫院檔案管理工作又是醫院管理中至關重要的有機組成，故應給予其足夠的關注，使之得以穩定發展。

醫院檔案載錄著醫院發展的各個時期的印記，是醫院展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是醫院制定未來發展戰略規劃的指南針。何以衡量一家醫院管理現代化水平的標尺，便是視其檔案管理水平的高低。醫院檔案內容包含了醫院上下、一線或后勤等一系列資料信息，如記錄醫院財政收入和支出的財務檔案；記錄醫院行政相關文書、印章的保存、管理，以及醫院行政工作登記備案的行政檔案；記錄醫院工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關病史與病歷研究資料的醫療檔案，等等。基于上述可知，每一份檔案都各有其收錄與管轄范圍，中心內容已各不相同，但卻都與醫院發展與運作密不可分，必須予以高度重視，加強檔案的規范化管理，以期不斷提高醫院檔案管理的整體水平。

2 當前醫院檔案管理工作存在的常態問題

（一）醫院檔案利用率偏低。一方面受限于相關人員的檔案資料利用意識不強，對檔案的借閱沒有形成既定意識，或是認為借閱檔案的流程較復雜，而不愿意查閱檔案；另一方面受制于檔案管理機構的工作不夠到位，認為檔案的保存工作優先于檔案的利用，甚至只注重增創醫院經濟效益，等等都造成檔案信息資源的開發力度欠缺，利用率偏低。因此，檔案規范化管理勢在必行，其目的就在于實現有效且高效的檔案利用率。

（二）乏于規范化檔案管理。檔案管理制度是檔案管理的依據，規范化管理是促進檔案管理的有效保障。但就目前大多醫院檔案管理現狀來看，很多醫院實行的檔案管理制度并未參照規范化、科學化的管理理念，對于如何管理醫院檔案，又或是如何應對管理過程中已出現的失誤等阻礙，都沒有設定明確、清晰的規范標準。例如，因缺乏制定規范化的檔案管理制度，導致部分醫院在檔案管理中長期存在分工不明確，遇到責任相互推諉的種種負面事件頻頻發生；同時，也正由于制度的不規范，使得部分檔案管理人員漠視管理工作的保密性，出現醫院機密檔案泄露的問題，給醫院形象造成了嚴重的負面影響。

（三）隊伍專業素養待強化。如今醫院檔案管理信息化的水平不斷提高，這既為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。醫院在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度可謂是一種可有可無的存在，由此對待檔案管理工作人員重視度不高，從而導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展進程。就如信息時代下，對于檔案信息化的建設不僅要求從業人員需要具備傳統檔案管理知識外，還需要熟練運用信息庫處理技術。然而，實踐中很多醫院檔案管理人員對信息技術的掌握度遠不能滿足醫院電子檔案管理標準與需求。

3 優化醫院檔案規范化管理的施行辦法

（一）更新檔案規范管理理念。此行不僅是提高醫院檔案管理水平的前提和基礎，還能夠使員工規范自身行為，維護醫院良好形象。對此，可開展座談會議、實例分析等活動來宣傳檔案管理工作的重要性，特別是醫院管理層應以身作則，借以示范帶頭作用來端正醫院全體員工對檔案管理的認知，同時，檔案管理人員自身也應清晰認識到本職工作的重要程度，藉以不斷強化專業技能，提高工作效率，樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

（二）強化全員管理業務素質。專業水平的低下與之業務素質的缺失，只會讓檔案管理工作散漫，無序可循。可見，檔案管理人員工作能力高低對于檔案管理水平的影響力之大。所以，對于在崗人員，應定期開展專業技能培訓，使其工作能力得到有效提升，并在實踐中得以有效運用。與此同時，還應加大獎懲制度的實施力度，以激勵的形式來端正檔案管理人員工作態度，使其工作更加細致盡責，降低失誤、紕漏等風險的出現機率。

（三）拓展檔案收編歸檔范圍。即不僅對于書面紙質材料的收編歸檔，還要全面收集需要歸檔的音頻、視頻、圖表等信息化資料。在這一過程中，必須明確每一部門、每一崗位人員的工作職責，明確分工制度與相關人員的責任歸屬，確保每一環節的銜接有序。除此之外，對于檔案借閱的流程與制度亦應加以完善，有如登記、審批、查閱、復印等各個細節都應逐一載明，一方面可防止在借閱過程中檔案的受損或遺失，另一方面也可以在遇到問題時準確追查，落實具體責任人。

（四）完善檔案管理規范制度。檔案規范化管理是醫院檔案管理工作開展的重中之重，所以對其管理制度的制定必須嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度中必須對檔案管理工作的每一環節有明確的分工指引、具體工作細則、詳細的管理要求、嚴謹的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等問題作嚴加規定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低管理失誤風險。

（五）推動檔案的信息化管理。身處信息化時代的每一行業都在積極推行信息化建設，由此，檔案信息化管理同樣也是醫院信息化建設的方向之一。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關人員的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。有鑒于此，醫院應吸取先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，根據醫院實際情況與經濟實力合理適度地引入相關先進設備，對以往的紙質檔案以電子文檔形式收編歸檔，同步設置電子檢索功能。但是，在全面推廣信息化管理的同時，須知道發達的信息技術也是利弊同在的，在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，必須嚴防電子檔案遭受網絡攻擊或惡意竊取等技術漏洞的出現。

4 結語

檔案管理水平是醫院綜合管理能力的重要方面，也是醫院綜合實力的重要體現。如今信息技術的發展為醫院檔案管理提供了新的可能和發展空間，同時也使醫院檔案管理面臨前所未有的挑戰，所以醫院管理層要抓住時機，不斷創新使之醫院檔案管理工作更為規范、更為高效。

參考文獻

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