淺談電子檔案與傳統檔案管理工作

米凰

摘 要：隨著時代的發展，檔案的內容和形式也越來越多。傳統的檔案管理方式已經不能跟上發展飛速的社會步伐。加上計算機網絡的普及，我們的電子檔案就出現了：利用計算機和網絡對檔案進行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術。本文對電子傳統與傳統檔案相通點和檔案管理方式的差異進行了分析。

關鍵詞：電子檔案；傳統檔案；檔案管理

隨著時代的發展，檔案的內容和形式也越來越多。傳統的檔案管理方式已經不能跟上發展飛速的社會步伐。加上計算機網絡的普及，我們的電子檔案就出現了：利用計算機和網絡對檔案進行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術。電子檔案及時、方便、省時，傳統檔案原始、信息儲存安全，它們都是信息的載體，為社會的回憶和發展提供依據和參考。

1 電子檔案與傳統檔案的共性

1.1 作用一樣

電子檔案和傳統檔案雖說形式上有很大的差異，但是它們的作用是一樣的：一是憑證，二是參考。就國家來說，檔案是我們國家的和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體。是今人了解古人，后人了解今天的尤為重要的素材。如果沒有檔案的記載，我們不會知道中華上下五千年的文化原來這么奧妙，不會知道我們的先人那么有智慧，我們的后人也不會知道今天我們國家今日的模樣；就單位來說，檔案是單位歷史發展真實的、全面的反映，也是開展單位文化建設的重要參考材料。這個在一部叫做《杜拉拉升職記》的電影里面有體現：員工杜拉拉在資料庫里把有關公司歷年發展的雜志按時間剪貼到一本雜志上，讓老板回憶起了公司這些年的發展，老板當著公司全職工的面表揚了杜拉拉，最后得以升職。電影中歷年的雜志是一種粗略的檔案，主人公整理出來的一本是完整的檔案，都是重要信息的載體；檔案對個人來說的意義同樣重要，反映出這個人的思想道德行為，為個人發展提供依據，為國家和單位雇傭人才提供參考。

1.2 性質相同

無論電子檔案還是傳統檔案，說到底都是檔案，都是信息儲存的載體。它們都具有原生性，它們都是真實的歷史記錄。它們都具有一樣的價值形態，作為已發事情的憑證，也作為事件和評價的參考。它們在規律變化有很多相似的地方，電子檔案與傳統檔案的信息一樣不可與其載體分離。由于檔案具有真實性、原始性的性質，它的任何材料都不可替代，所以它具有很強的法律效益，傳統檔案和電子檔案都是很多手續過程的重要依據。

1.3 原理相通

雖然電子檔案在質量方面和服務方式都有所提升，是電子時代對檔案管理工作全新的詮釋和體現。但實際上，電子檔案的形成也是源自于傳統的紙質檔案。電子檔案管理方式是在繼承傳統檔案管理的基礎之上，利用技術條件進行一系列的整合和改進而形成的。電子檔案將使傳統檔案的社會功能進一步增強和擴展。它們都是通過收集儲存信息檔案，形成信息庫，作為事件的記錄和憑證，供外界查詢參考。

2 電子檔案與傳統檔案管理上的差異

電子檔案在性質、原理、作用上雖然與傳統檔案很相似，但電子檔案從載體和技術方面都有別與傳統的紙質檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統的檔案管理有所區別：1、歸檔時間不同 2、歸檔方式不同 3、保管方式不同 4、查詢方式不同 5、管理人員要求不同

2.1 歸檔時間不同

傳統檔案要求在所有資料形成之后由特定的人員合理及時地進行收集歸檔。而電子檔案易于傳輸和復制，相關人員給電子檔案歸檔可以在文件辦完之后或者中間某一規定的時間進行檔案歸檔保管。同時，電子檔案通過互聯網作樞紐，在輸入電子檔案時，檔案部門可及時獲得電子信息，給工作人員對檔案的及時更新和管理帶來的便利，也節省了中間資料寄送的時間。

2.2 歸檔方式不同

傳統檔案管理人員對檔案根據時間、類型等進行系統歸類，還要注明所有檔案之間的聯系，做好所有的入庫手續。雖然傳統檔案的原始性、安全性比較強，但是這種方式查閱起來比較費時。電子檔案的歸檔時，工作人員可以通過計算機和數據庫等工具對檔案進行整理，系統進行分級、分類、編號，然后給出對應的檔案號。電子檔案管理中所有信息或者非常重要的信息檔案應該保留原來的紙質材料，做好備份。

2.3 保管方式不同

許多檔案都具保密性。對于保密性檔案，傳統檔案管理會密封保存，需要查閱檔案的人員只有出示特性的手續證明，才能夠進行查找借閱。且對于任何查閱檔案的人，檔案管理人員都需做好登記。電子檔案的數據庫管理都有入口，查閱檔案的人員只要按照正確流程就可以查閱，并可以把自己想要的部分下載打印，這些不需要工作人員監督。對于保密性檔案，電子檔案管理也可設特定的密碼口令，這保證了信息的保密性也方便人們的查閱和工作人員的管理。由于電子檔案信息一旦遺失便不可恢復，所以檔案管理人員在做好電子檔案管理后，要保存好原來的紙質材料。

2.4 查詢方式不同

傳統檔案管理中查閱人員首先需要經過管理人員許可（特定的手續和證明），按照管理人員入庫時對文件的編號進行尋找查閱，這樣大大消耗了查閱人員和管理人員的時間和精力。而電子檔案管理只要查閱人員按照正確的程序注冊登錄，按照年份、類型、編號，或者直接輸入關鍵詞就可以了任意查閱復制下載打印了。對于保密性文件，持有給予的入口密碼或口令就能查閱了。所以電子檔案比較傳統檔案的查詢，既方便又省時。這區別就像圖書館查資料和上網查資料，去圖書館查資料在同類別的書推里慢慢查詢，但是網上查找，一會兒就能找到很多同類型的資料

2.5 管理人員要求不同

傳統檔案管理要求管理人員要心細且負責任。因為他必須把所有復雜信息整理歸類按順序編號，做好編號統計，還要做好借閱記錄。保證檔案和信息的完整。人的生命有限，所有管理人員也是一代換一代，管理人員還需要做好所有工作的交接，以免檔案的管理失去秩序。電子檔案管理要求管理人員心細且負責任外，還對管理人員的的操作技術要求比較高。管理人員必須要掌握計算機的使用和一些基本的和特殊的軟件的使用。因為時代在飛速發展，所以要求電子檔案管理人員在技術掌握上面還能與時俱進。

3 結束語

電子檔案與傳統檔案都在我們生活中扮演著很重要的角色，但隨著時代的發展，互聯網時代蒞臨，傳統的檔案管理方式已經不能跟上發展飛速的社會步伐。電子檔案的使用會越來越廣泛，不管我們處于世界的哪個角落，通過互聯網，我們所需的資料就會立馬彈出來，給我們查閱資料帶來很多便利，節約寶貴的時間。較之傳統檔案，電子檔案確實給我們生活帶來了許多便利。但電子檔案是以傳統檔案為基礎的，傳統檔案一定不能被我們舍棄，傳統檔案信息的原始性及安全性都較電子檔案高，所以要同時加強電子檔案和傳統檔案的管理，讓檔案管理更加科學合理。

參考文獻

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