淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作

米凰

摘 要：隨著時代的發(fā)展，檔案的內(nèi)容和形式也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上發(fā)展飛速的社會步伐。加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，我們的電子檔案就出現(xiàn)了：利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術(shù)。本文對電子傳統(tǒng)與傳統(tǒng)檔案相通點和檔案管理方式的差異進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；檔案管理

隨著時代的發(fā)展，檔案的內(nèi)容和形式也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上發(fā)展飛速的社會步伐。加上計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，我們的電子檔案就出現(xiàn)了：利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理，其中還包括圖文掃描和信息存儲等技術(shù)。電子檔案及時、方便、省時，傳統(tǒng)檔案原始、信息儲存安全，它們都是信息的載體，為社會的回憶和發(fā)展提供依據(jù)和參考。

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性

1.1 作用一樣

電子檔案和傳統(tǒng)檔案雖說形式上有很大的差異，但是它們的作用是一樣的：一是憑證，二是參考。就國家來說，檔案是我們國家的和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體。是今人了解古人，后人了解今天的尤為重要的素材。如果沒有檔案的記載，我們不會知道中華上下五千年的文化原來這么奧妙，不會知道我們的先人那么有智慧，我們的后人也不會知道今天我們國家今日的模樣；就單位來說，檔案是單位歷史發(fā)展真實的、全面的反映，也是開展單位文化建設(shè)的重要參考材料。這個在一部叫做《杜拉拉升職記》的電影里面有體現(xiàn)：員工杜拉拉在資料庫里把有關(guān)公司歷年發(fā)展的雜志按時間剪貼到一本雜志上，讓老板回憶起了公司這些年的發(fā)展，老板當(dāng)著公司全職工的面表揚了杜拉拉，最后得以升職。電影中歷年的雜志是一種粗略的檔案，主人公整理出來的一本是完整的檔案，都是重要信息的載體；檔案對個人來說的意義同樣重要，反映出這個人的思想道德行為，為個人發(fā)展提供依據(jù)，為國家和單位雇傭人才提供參考。

1.2 性質(zhì)相同

無論電子檔案還是傳統(tǒng)檔案，說到底都是檔案，都是信息儲存的載體。它們都具有原生性，它們都是真實的歷史記錄。它們都具有一樣的價值形態(tài)，作為已發(fā)事情的憑證，也作為事件和評價的參考。它們在規(guī)律變化有很多相似的地方，電子檔案與傳統(tǒng)檔案的信息一樣不可與其載體分離。由于檔案具有真實性、原始性的性質(zhì)，它的任何材料都不可替代，所以它具有很強的法律效益，傳統(tǒng)檔案和電子檔案都是很多手續(xù)過程的重要依據(jù)。

1.3 原理相通

雖然電子檔案在質(zhì)量方面和服務(wù)方式都有所提升，是電子時代對檔案管理工作全新的詮釋和體現(xiàn)。但實際上，電子檔案的形成也是源自于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案管理方式是在繼承傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，利用技術(shù)條件進(jìn)行一系列的整合和改進(jìn)而形成的。電子檔案將使傳統(tǒng)檔案的社會功能進(jìn)一步增強和擴(kuò)展。它們都是通過收集儲存信息檔案，形成信息庫，作為事件的記錄和憑證，供外界查詢參考。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

電子檔案在性質(zhì)、原理、作用上雖然與傳統(tǒng)檔案很相似，但電子檔案從載體和技術(shù)方面都有別與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統(tǒng)的檔案管理有所區(qū)別：1、歸檔時間不同 2、歸檔方式不同 3、保管方式不同 4、查詢方式不同 5、管理人員要求不同

2.1 歸檔時間不同

傳統(tǒng)檔案要求在所有資料形成之后由特定的人員合理及時地進(jìn)行收集歸檔。而電子檔案易于傳輸和復(fù)制，相關(guān)人員給電子檔案歸檔可以在文件辦完之后或者中間某一規(guī)定的時間進(jìn)行檔案歸檔保管。同時，電子檔案通過互聯(lián)網(wǎng)作樞紐，在輸入電子檔案時，檔案部門可及時獲得電子信息，給工作人員對檔案的及時更新和管理帶來的便利，也節(jié)省了中間資料寄送的時間。

2.2 歸檔方式不同

傳統(tǒng)檔案管理人員對檔案根據(jù)時間、類型等進(jìn)行系統(tǒng)歸類，還要注明所有檔案之間的聯(lián)系，做好所有的入庫手續(xù)。雖然傳統(tǒng)檔案的原始性、安全性比較強，但是這種方式查閱起來比較費時。電子檔案的歸檔時，工作人員可以通過計算機(jī)和數(shù)據(jù)庫等工具對檔案進(jìn)行整理，系統(tǒng)進(jìn)行分級、分類、編號，然后給出對應(yīng)的檔案號。電子檔案管理中所有信息或者非常重要的信息檔案應(yīng)該保留原來的紙質(zhì)材料，做好備份。

2.3 保管方式不同

許多檔案都具保密性。對于保密性檔案，傳統(tǒng)檔案管理會密封保存，需要查閱檔案的人員只有出示特性的手續(xù)證明，才能夠進(jìn)行查找借閱。且對于任何查閱檔案的人，檔案管理人員都需做好登記。電子檔案的數(shù)據(jù)庫管理都有入口，查閱檔案的人員只要按照正確流程就可以查閱，并可以把自己想要的部分下載打印，這些不需要工作人員監(jiān)督。對于保密性檔案，電子檔案管理也可設(shè)特定的密碼口令，這保證了信息的保密性也方便人們的查閱和工作人員的管理。由于電子檔案信息一旦遺失便不可恢復(fù)，所以檔案管理人員在做好電子檔案管理后，要保存好原來的紙質(zhì)材料。

2.4 查詢方式不同

傳統(tǒng)檔案管理中查閱人員首先需要經(jīng)過管理人員許可（特定的手續(xù)和證明），按照管理人員入庫時對文件的編號進(jìn)行尋找查閱，這樣大大消耗了查閱人員和管理人員的時間和精力。而電子檔案管理只要查閱人員按照正確的程序注冊登錄，按照年份、類型、編號，或者直接輸入關(guān)鍵詞就可以了任意查閱復(fù)制下載打印了。對于保密性文件，持有給予的入口密碼或口令就能查閱了。所以電子檔案比較傳統(tǒng)檔案的查詢，既方便又省時。這區(qū)別就像圖書館查資料和上網(wǎng)查資料，去圖書館查資料在同類別的書推里慢慢查詢，但是網(wǎng)上查找，一會兒就能找到很多同類型的資料

2.5 管理人員要求不同

傳統(tǒng)檔案管理要求管理人員要心細(xì)且負(fù)責(zé)任。因為他必須把所有復(fù)雜信息整理歸類按順序編號，做好編號統(tǒng)計，還要做好借閱記錄。保證檔案和信息的完整。人的生命有限，所有管理人員也是一代換一代，管理人員還需要做好所有工作的交接，以免檔案的管理失去秩序。電子檔案管理要求管理人員心細(xì)且負(fù)責(zé)任外，還對管理人員的的操作技術(shù)要求比較高。管理人員必須要掌握計算機(jī)的使用和一些基本的和特殊的軟件的使用。因為時代在飛速發(fā)展，所以要求電子檔案管理人員在技術(shù)掌握上面還能與時俱進(jìn)。

3 結(jié)束語

電子檔案與傳統(tǒng)檔案都在我們生活中扮演著很重要的角色，但隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代蒞臨，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能跟上發(fā)展飛速的社會步伐。電子檔案的使用會越來越廣泛，不管我們處于世界的哪個角落，通過互聯(lián)網(wǎng)，我們所需的資料就會立馬彈出來，給我們查閱資料帶來很多便利，節(jié)約寶貴的時間。較之傳統(tǒng)檔案，電子檔案確實給我們生活帶來了許多便利。但電子檔案是以傳統(tǒng)檔案為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)檔案一定不能被我們舍棄，傳統(tǒng)檔案信息的原始性及安全性都較電子檔案高，所以要同時加強電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理，讓檔案管理更加科學(xué)合理。

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