企業檔案信息資源開發現狀與模式探討

摘 要：石油企業在長期的勘探開發和生產經營活動中，形成了數量龐大、類別豐富的檔案資料。本文通過對企業檔案信息資源開發存在問題的分析，就如何高效開發檔案信息資源進行了探討。

關鍵詞：檔案；信息資源；開發；模

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，是企業發展的記錄。企業保存檔案除了保存企業的歷史和文化外，另一個更重要的作用就是為了利用，服務企業，最終產生效益。勝利油田在長期的勘探開發過程中，形成了類別豐富、數量龐大檔案資料，在油田開發近半個世紀進入開發后期，原油開采難度加大。如何開發利用其內在價值，為油田勘探開發和企業經營管理各項工作服務就成了擺在我們檔案工作者面前的重要課題。

1 石油企業檔案信息資源開發利用現狀

當前，隨著數字化油田建設的推進，企業檔案管理現代化水平也得到快速提升。如何充分利用網絡技術高效開發檔案信息資源，提高服務質量，變被動服務為主動服務，滿足企業對檔案信息需求，是企業對檔案工作的要求。目前石油企業在檔案信息資源開發中主要存在以下幾方面的問題：

1.1 企業存在“重保管、輕利用”的思想

企業檔案工作在豐富館藏原則指導下，主要精力放在加強收集整理，豐富檔案信息資源上，庫藏檔案得到豐富。但管理制度和人員崗位設置上沒有突出開發檔案信息資源的地位，開發利用檔案信息資源力度不夠。

1.2 企業檔案系信息化方面的欠缺制約了檔案信息資源的開發力度

檔案管理系統運行效能有欠缺，在各業務系統的推廣使用不普遍，制約了檔案信息的開發利用。基于數據安全采取的授權限制，授權人員少，不能實現系統數據共享。檔案原文數字化率低，特別是涉及油田開發方面歷史檔案原文數字化工作量大，數字化率低，不能滿足企業技術人員的利用需求。

1.3 企業檔案信息資源利用服務形式單一

目前，企業檔案利用方式基本上是坐等利用者上門，被動服務的狀態。管理手段落后，服務設施不完善，利用效率不高。檔案部門沒有主動深入到企業管理過程中，了解企業用戶需求。同時，由于數字化程度低，利用檔案手繁瑣，查全率、查準率不高，不能滿足企業信息資源利用的需求。

1.4 企業檔案編研成果整體水平不高

檔案編研工作是主動開發提供檔案信息資源的有效手段，是對檔案信息的深層次開發，使檔案信息價值更好地發揮和實現。但部分單位存在應付檢查評比搞編研，缺乏明確的編研工作計劃，導致一些編研成果質量不高、實用性不強。

1.5 企業檔案資源建設方面的缺陷，制約了信息資源開發利用開發

由于檔案部門職能作用和文件歸檔制約措施的不到位，從源頭上缺乏對檔案資源的收集的控制措施，導致檔案歸檔率做不到應歸盡歸，應收盡收，歸檔率和完整率不高，直接影響了利用過程中查全率、準確率。

1.6 人員業務素質影響了檔案信息的開發工作的開展

石油勘探開發作為科技含量很高的行業，這就決定了它與一般企業的檔案利用工作有所不同。目前檔案管理隊伍人員業務素質不高，人員老化，不熟悉檔案管理方法，對計算機知識和系統應用不熟練，缺乏全方位、多層次開發檔案信息資源的能力。新調進檔案人員缺乏應有的培訓，不熟悉系統應用、檔案分類標準和庫藏檔案內容，影響了檔案信息的有效利用。

2 檔案信息資源開發模式

促進檔案信息資源的開發利用是檔案工作存在和發展的基礎。要做好檔案信息開發利用工作，就必須對檔案利用體系建設和利用模式的研究，深入到企業管理工作中去，做好檔案用戶的研究，了解用戶利用需求。

2.1 加強對檔案利用體系建設的研究

完善的檔案利用體系是檔案部門利用檔案資源為企業和社會提供服務的保障。面對企業對檔案資料的需求，如何更好地發揮其作用，就必須對企業檔案服務對象、服務范圍、服務模式、服務內容、服務手段和服務體制機制等各個方面的深入研究，制定出相應的標準和規范，才能促進檔案資源利用工作的健康發展。

2.2 適應數字化油田的戰略的實施，推進檔案數字化建設

數字化油田戰略的實施，為檔案數字化和高效開發檔案信息資源奠定了基礎。在開發利用手段上，應充分利用企業網絡系統資源，加快推進檔案管理系統的應用，推進系統客戶端安裝，用戶權限的授權和文件歸檔、借閱流程的運用。同時應加強和和企業其他管理系統的整合，拓展電子文件歸檔接口應用，實現系統內數據的共享。通過檔案數字化應用，提高數字化檔案的查全率和準確率，從而達到高效開發檔案信息資源的目的。

2.3 豐富檔案資源為開發利用檔案信息資源提供保障

進一步完善企業檔案資源建設，整合企業內部信息資源，單位內部檔案實現集中統一管理，改變目前部分單位私自存放現狀。擴大檔案的收集范圍，形成以油氣勘探開發檔案為主體，各類檔案門類齊全，結構合理的館藏體系，確保檔案查詢的完整與準確奠定基礎。同時在確保檔案信息安全的情況下，局域網內實現資源共享，方便查閱利用。

2.4 搞好檔案編研工作深度開發檔案信息資源

檔案編研工作是由編輯和研究兩方面組成的。充分利用庫存檔案，精心選題，通過對館藏檔案的深入研究、深度加工、深層開發，對檔案信息進行集成和整合，提煉成有較高利用價值的檔案信息成果，編輯出質量高、實用性強的優秀編研成果，為領導決策和企業發展和企業日常工作提供可靠的信息和快捷服務。同時參與企業編史修志等相關工作，充分發揮檔案的作用。

2.5 積極探索檔案信息利用方式多樣化

檔案部門應深入到企業經營工作中去，樹立主動服務的意識。檔案人員可通過參加企業重大會議、參加工程項目竣工驗收、科研項目鑒定等活動及時了解企業需求，增強服務的預見性、針對性，突出服務的時效性。同時在保證檔案信息安全的情況下，通過目錄發放、授權查閱、配合企業主題活動、聯合或獨立舉辦展覽等多種形式，全方位開發檔案信息資源。

2.6 建立完善的用戶評價系統

加強對檔案用戶需求的研究，充分利用企業內部QHSE用戶評價體系資源，根據企業工作需求，對用戶檔案信息需求進行動態分析。用科學的方法收集分析檔案利用需求，用發放調查表和檔案利用反饋等方式相結合，及時獲取用戶需求信息，真正了解用戶的需求，做到用戶至上，優質服務。

3 結束語

在當前經濟發展新常態和國際低油價疊加的背景下，企業面臨著更復雜的國內外環境。要實現改革和發展的目標，企業檔案工作必須通過利用體系的完善，實現由變被動服務到主動服務的轉變。通過建立完善的用戶評價系統，增強服務手段的多樣化，實現高效開發檔案信息資源，實現檔案信息資源為領導決策和企業運行管理提供優質服務的目的。

參考文獻

1、檔案信息資源開發模式劃分問題之我見 《黑龍江檔案》 2011年第5期

2、檔案信息資源開發利用模式探討 《卷宗》 2013年第4期

3、中國石化檔案管理教材（20130328）

作者簡介

韓秋蓮，工作單位：勝利油田現河采油廠信息中心。1988年畢業于黑龍江大學歷史系檔案專業，中國石油大學工程碩士，副研究館員。