淺談企業檔案信息化建設與企業文化

唐奕

企業檔案是一個企業經營壯大、文化發展歷程的真實記載。如今信息化技術日新月異，發展企業檔案事業應加快檔案信息化建設，并充分把握其包含的內容。特別是在當前中央培育和踐行社會主義核心價值觀，弘揚中華民族優秀文化的時代背景下，應注重利用企業檔案信息化提升企業文化，促進企業發展。

如今信息化技術廣泛應用，企業各項生產經營活動產生大量的電子化資料，作為記錄企業歷史，反映企業文化的企業檔案主體形式已發生變化。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施”。因此，加強檔案信息化建設是當前發展企業檔案事業的重要手段，也是豐富企業文化、傳承企業精神的客觀要求。

一、企業檔案信息化建設現狀

（一）檔案信息化建設不夠充分

目前，企業早已普遍采用計算機等電子儲存設備對文件資料進行保存，但這僅是檔案信息化建設的初級階段。缺少專業的電子檔案管理系統、不能實現遠程網絡查看和借閱，以及文檔一體化程度不高等因素，都會制約企業檔案工作的高效管理和高水平發展，這將直接影響檔案利用的效果。

（二）傳統檔案管理手段亟需變革

隨著企業規模擴大，檔案來源日益廣泛，數量劇增，形式多樣，如仍然“按照生成、積累、立卷、鑒定、歸檔、分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么結果很可能是很多工作還未來得及開展之前，電子文件就被更改甚至刪除了，導致文件流失、失真等現象的發生。并且，還會造成重復勞動”。所以，面對電子文件便捷的形成和轉移特性，傳統檔案管理手段日漸捉襟見肘，企業加快檔案信息化建設勢在必行。

二、檔案信息化建設內容

檔案信息化，是指應用信息技術管理和開發利用檔案的過程，它是以信息技術應用為前提，并且動態發展的。以下將從四個方面介紹企業檔案信息化建設的主要內容。

（一）基礎設施建設

包括網絡基礎設施、系統硬件、軟件、安全保障系統以及適合工作實際的終端、輔助設備。

企業首先應搭建適合電子檔案系統正常運行的環境。包括建立與企業規模、發展相適宜的中心機房，布局合適的安全保障體系，購置適合電子檔案系統的服務器、存儲設備、數據庫管理系統，以及終端需要的計算機、掃描儀和數碼相機等設備。

（二）數字信息資源建設

1、檔案信息數字化是檔案信息化的基礎

檔案信息數字化包含兩個方面：一是電子化辦公直接生成的電子文件。二是指將以前“摸的著”的檔案輸進計算機，即“庫存檔案電子化”。

2、主要內容和基本要求

檔案數字信息資源形式多樣，包含文書、聲像、科技、電子郵件、網頁等，但不管任何形式的電子文件，其基本要求是齊全完整、標準規范。電子文件在保存時應采用唯一標識符、統一的命名規則，并設置、捕獲元數據。

3、具體建設內容

文書檔案電子文件應保存正本、定稿、公文處理單和彩色修改留痕稿，版面格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式歸檔。有條件的可對電子檔案與元數據進行封裝。

聲像檔案應注意品質質量，照片類以TIFF、JPEG格式，像素不低于300萬，錄像類以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、錄音類以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz。

科技和專業類電子檔案的圖形類應以DWG格式歸檔，其它檔案類型參照文書、聲像類。

（三）應用軟件建設

企業使用應用軟件一般分為自行開發與購買，兩者各有利弊。自身開發軟件可能更適合企業需求，但對企業信息實力等各方面要求較高，普通企業無法實現。購買軟件方便快捷，但一般需針對企業實際修改，進行二次開發，對檔案和信息管理人員要求較高。

無論采取何種方式，檔案管理軟件首先應能集成管理各門類數字檔案資源，具備分類、編目、用戶管理等基本功能。特別關注以下三點：一是系統的可操作性，避免繁瑣；二是充分考慮檔案室特點，區別于檔案館要求；三是考慮系統對數據真實性辨別，避免篡改。適用軟件功能架構可參考基于OAIS（ISO 14721-2012）模型設計，具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障體系建設

1、經費保障

企業檔案信息化建設應從長遠考慮，納入企業信息化整體建設的規劃，從而保證有適當的經費預算。

2、制度保障

包括各門類電子文件歸檔制度，人才配備、經費預算、系統運行管理制度，數字檔案備份制度，機關檔案管理部門、電子文件形成部門和信息化部門職責分工及獎懲制度。

3、人才保障

配備具有專業素養的專職人員，注重信息化培訓，打通檔案管理人員發展和進步渠道。

4、安全保障

參照信息系統安全等級保護有關要求，從系統安全、人員配備、信息技術等方面采取多種措施，建立檔案信息安全保障體系框架和管理體制。

三、數字檔案室是目前檔案信息化解決方案

檔案信息化建設是一個長期、系統性的過程，對于大部分企業來說，建立標準的數字檔案館相當困難。中辦、國辦《意見》中提出的“數字檔案室”，是適合目前信息化條件下管理電子檔案的形式。它的管理對象是以電子文件為主，重在規范，著眼于現實，可將其定位于信息化條件下檔案室的先進形式。

企業檔案信息化建設應以此為重要節點，作為企業辦公自動化與數字檔案館建設的“中繼站”。

四、企業檔案信息化與企業文化

企業檔案客觀記錄下企業每個歷史階段的經營生產活動，具有擔負弘揚企業文化，傳承企業精神內涵的重要責任。

（一）充分利用信息化特點促進企業文化

傳統企業文化形式體現企業文化活力方面缺乏自身個性，員工主動參與企業文化機會有限。利用信息化手段可提供多方位企業文化展示，為員工建立多渠道企業文化感受。員工遠程查閱檔案，便捷高效，提高了工作效率，緩解了工作壓力，有助于保持良好的工作狀態，同時提升了企業辦事效率；信息傳播快速，煥發內部蓬勃朝氣，有助于形成團結、有效的企業文化。

另外，遠程檔案查詢系統可供隨時查閱信息，提高了管理透明度；利用檔案影像資料制作內容翔實的企業宣傳片，利用企業門戶網站、檔案管理平臺發布企業管理實時狀態，有助于展現企業軟實力。因此，充分利用檔案信息化管理的特色，將企業檔案所承載的企業文化浸潤到每位員工的日常工作，為企業文化提升提供前所未有的機會。

（二）檔案信息化建設應隨企業文化動態管理

檔案信息化建設應緊密結合企業信息化與企業文化的發展，堅持技術與管理同步、理論和實際相結合。2009年公布的檔案管理行業規則-《企業檔案工作規范》（DA/T 42—2009），將檔案信息化建設作為企業檔案工作發展的方向性要求。我們應充分認識到信息技術及其產生的檔案是持續變化的，基于這一點，企業檔案信息化建設應建立動態解決方案。

同時，由于企業文化也是一個動態的發展事物，不同時期的企業文化，對企業檔案管理方式產生作用。理順企業檔案信息化建設與企業文化發展的脈線，動態結合企業文化的走向，才能使企業檔案信息化建設順應企業整體發展的需要。

信息技術的發展為企業檔案管理帶來便捷的管理方式，同時也帶來新的挑戰。在注重文化戰略思想的時代，企業應加強檔案信息化建設，緊密聯系企業文化，充分發揮信息化條件下的企業檔案對企業文化的有效促進作用，并以此全面推動企業檔案事業發展。

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