高校檔案信息化建設的問題及對策探析

薛麗

摘 要：隨著高校院校招生數量的不斷增多，以及在社會上地位的不斷提高，學生以及家長對于高等院校的各項建設也更加關注，而在高校中學生檔案是記錄學生在校期間學習情況、以及各種實踐情況的記錄，它在一定程度上反映著學生的綜合素質，同時也是用人單位招聘人次的重要依據，所以說，學生檔案對于學生來說非常重要，在高校院校內部，強化高校學生檔案管理，完善管理制度，是非常必要的，現階段從我國高校院校學生檔案信息化管理情況來看，其中還存在學生檔案內容單一、缺少特色、管理方式落后，學校不夠重視等問題，文章針對這些問題，提出了具體的解決措施，希望能夠為高校院校管理工作者提供一些建議和幫助。

關鍵詞：高等院校；信息化建設；問題；對策

現在我國高等院校更加注重培養學生的綜合實踐能力，為社會培養更多專業性的技術人才，在新的社會形勢下，各個領域對于理論與技術相結合的復合型人才迫切需求，高校院校所承擔的任務也更加艱巨。在當今社會中，高等院校除了以上闡述的繁重的教學任務之外，在學生檔案管理方面也應該更加關注。學生檔案不僅是學生在校生活與學習的記錄，同時也是學校與社會之間進行溝通的橋梁，對于學生以及學校來講都發揮著不可替代的作用。在高校院校中不斷完善學生檔案管理制度，提高管理質量是提高學生就業幾率以及學校社會地位的重要舉措。

1 高等院校檔案信息化建設中存在的問題

從分析調查中發現，現階段我國高校院校中普遍存在著學生檔案管理力度不夠，管理方式落后等問題，下面具體對這些問題進行分析：

1.1 信息化建設中檔案內容單一，缺乏個人特色

目前，我國高校院校在學生檔案管理方面，比較突出的問題就是學生檔案的內容不夠豐富，形式千篇一律，無法凸顯學校特色，高校院校檔案是針對學生在校期間的各種學?；顒印⒌锚勄闆r以及實踐活動情況的記錄，那么不同的學校，學生從進行的學習以及實踐活動情況必然存在差異，所以不可能是千篇一律的內容，但是，從現階段我國高校院校學生檔案的情況來看，其內容還過于單一，主要內容基本都是學生學習成績、體檢情況以及懲罰情況的記錄，并且普遍的存在記錄簡單，對學生綜合素質信息反映不全面的問題。比如：學生參加社會實踐中心活動時，學校需要對學生在活動信息進行搜集，并進行整理歸檔，這些檔案資料就是日后用人單位招聘員工時的依據，企業通過對學生檔案的查閱和分析，從而判斷其是否是企業所需要的人才。但是因為學校在進行歸檔的過程中，對于很多具體問題，記錄的并不細致，沒有真實的反映出學生的實踐學習情況，因此企業也很難根據這些資料分析出學生的能力，無法進行學生能力比較。

1.2 信息化管理中還存在方式落后，重視程度不高的現象

隨著高等教育的普遍化，我國社會就業形勢也更加嚴峻，而高校院校也迎來了機遇與挑戰并存額新時代，高校院校為了提高學生就業幾率，首先就應該積極擴展就業渠道，學校應該定期開展校園招聘會，積極促進、鼓勵學生與企業進行直接交流，以雙向選擇為基礎，推動學校人才推廣活動。然后，高校院校應該與企業及時溝通，為企業提供學生在校的成績以及德育體美方面的資料，為其提供招聘依據，所以說，個人檔案對于學生來說至關重要，然而目前我國一部分高校院校因為種種因素的制約，在管理人員素質以及管理方式方面依舊存在一定的問題，導致這些問題的原因，往往就是學校有關領導對于學生檔案管理的重視力度不夠，在學校中還在檔案管理工作者職能劃分不明確的問題，缺乏統一管理，這樣的結果就是血色好難過檔案在管理中權限出現混亂，從而降低了管理的質量和工作效率。

1.3 缺乏必要的軟硬件設施

高校檔案信息化前提與基礎是必須擁有信息化建設所需的硬件設備和專業軟件。目前，許多高校檔案館現缺乏信息化設施，沒有專門接受數字化文檔的計算機管理設備和網絡服務器，成為制約高校檔案信息化建設的“瓶頸”。所以，必要的信息化硬件設施是加快高等學校檔案信息化建設的基礎。在檔案信息化管理軟件使用方面，許多高校檔案管理機構認識到如何實現檔案信息化建設，沒有建立檔案信息管理系統、檔案信息數據庫，僅僅是擺設幾臺電腦，認為這樣就可以算是信息化。

1.4 檔案信息化建設緩慢

館藏紙質檔案的數字化是檔案信息化的基礎工作。要進行信息化建設，就必須利用計算機、掃描儀等技術設備將館藏紙質檔案的數字化，建立成各種專業性、綜合性的數據庫。然而，在檔案數字化建設過程中，把館藏檔案案卷級和件級目錄建成數據庫不難，實現案卷級和件級目錄信息化管理指日可待。但是館藏紙資檔案具有數量大，篇幅長等特點，這需要投入極大的人力和財力來完成對館藏紙檔案數字化建設，制約了許多高校建立檔案信息化建設步伐，嚴重制約了檔案信息化建設進程。

1.5 檔案管理人員素質偏低

在高校檔案信息化建設中，人是最關鍵的因素，信息化的實現和管理都離不開人，各種信息化設施都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。然而，多高校檔案工作人員，都不是檔案管理專業畢業，更有甚者沒有接受過專業、系統的檔案管理知識培訓，對于新技術諸如數據存儲和壓縮技術、XMI高校技術、安全技術等還不熟悉，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，嚴重制約檔案信息化建設和高校檔案事業的長遠發展。

2 檔案信息化建設工作要采取以下措施

從上文的分析研究中，能夠發現我國高校院校學生檔案管理還存在一些實質性的問題，這些問題如果不得到有效解決，不但會影響學校的發展，同時也不利于學生就業，下面針對這些問題，將管理措施進行具體分析：

2.1 信息化建設過程中不斷的豐富和完善學生檔案資料，使其能夠更加多元化

高校院校具有自身的教學特點，它與普通高校不同，高校院校的教學目的，主要就是培養具有一技之長的專業性人才，也正是因為這一性質決定了期學生檔案的內容必須具有豐富性、多元化、真實性等特點，在檔案中，除了學生學習成績，考核成績等基本資料之外，更為重要是期參與社會實踐、單位實習等成績的記錄，這些都是非常重要的檔案內容，高校院校必須要積極搜集這些資料，及時與學生以及學生所在實習單位進行溝通，第一時間取得準確的實習以及實踐活動資料，為建立學生檔案提供數據，除此之外，高校院校的課程設置方面也需要進行合理的調整，要與教學改革的要求相統一，高校學生檔案中，在教學特色以及學生自身能力方面的信息必須要有充分體現，在市場就業壓力不斷提高的前提下，企業對于人才的選擇更加側重于專業技能以及實踐能力的高低，所以說高校院校檔案管理也必須要與時俱進，不斷搜集這些方面的資料，充實這些方面的內容，建立更為完善、真實的學生檔案。

2.2 學生檔案最重要的特點就是真實性以及可靠性

它對學生未來的發展有著深遠影響，所以說，高校院校在學生檔案管理的過程中，必須要保障檔案信息的真實性，盡可能的將學生的整體情況如實的反映出來，學校用從學生入學到畢業的整個過程中，對學生的各個方面的情況進行記錄，并進行整理，要從學生的個體差異性出發，科學合理的進行分類，核實，保證能夠檔案的完整性，要依據規定的格式進行裝訂。一份全面、精美的學生檔案無疑會在學生就業時起到積極的推動作用，所以說，學校一切工作都要為學生就業服務，在檔案管理方面更加應該如此，將學生最真實、最全面的信息展現給用人單位，為學生的就業做最后的助推努力。

2.3 增加檔案信息化建設經費投入

進行高校檔案信息化建設的過程中，有關部門以及領導應該給予大力支持，增加經費投入，這樣才能夠更好的實現教學、科研、產品、出版等綜合性檔案管理體系的建立。由于高等院校的檔案管理涉及到很多方面，是領導了解學?，F狀，制定各項工作計劃的指導，同時也是學校教學事業得以順利進行的基礎，因此重視學校檔案管理信息化建設，加大經費投入是非常必要的。這就要求領導要從學校的實際需求出發，將基礎設施建設作為重點，同時還要兼顧館舍建設、設備購置等方面的管理工作，加大各種硬件和軟件的投入，為檔案信息化建設提供良好的物質基礎。

2.4 建設高質量的檔案信息化數據庫

數據庫是檔案信息化建設的關鍵部分，資源是檔案的狠心，因此，要嚴格的依據國家相關對定對學校傳統的館藏方式所保存的檔案進行全面掃描和處理，并將其轉化為數字化信息，存入計算機，形成統一規范的管理體系，建立安全、完善、完整的數據庫。那么在這個過程中，還應該值得注意的事項就是數字化轉化的過程中，傳統館藏檔案也需要建立目錄，這樣能夠同正在使用的電子文件檔案進行及時歸檔，文件檔案的增多，需要不斷的進行存檔，逐年進行，都需要建立目錄，并采取機讀的方式。數據庫中的所有信息必須要做到全面、完整、真實、安全。建立這樣的數據庫，是高校進行信息化檔案管理的必要條件。強化文件目錄數據庫建設，手機各部分目錄數據，從而完成原有館檔案的目錄數據庫的及案例。高校檔案信息化建設的要求很高，尤其是在數據庫技術方面，因此，從學校的實際情況出發，建立屬于本校的數據資源庫，突出特色數據庫，不斷對數據庫進行更新和開發，才能夠不斷完善高校檔案管理的質量。

3 結束語

在市場經濟不斷發展的形勢下，企業招聘人才的類型也在不斷改變，單一的知識型人才已經不能滿足企業在激烈競爭中需求，因此，不斷的吸收技術與理論相結合的復合人才逐漸成為了其人才招聘的主要類型，為了能夠與市場需求以及時代發展的規律相適應，高校院校在學生檔案管理過程中，必然要進行一系列的創新和改革，面對當前的就業形勢以及學校檔案管理中存在的問題，高校院校應該積極的制定更加完善的學生檔案管理制度，提高管理力度以及管理人員的素質，結合市場需求，積極與學生進行溝通，多方采集資料，不斷充實和完善學生檔案，這樣才能夠為用人企業提供可靠的用人參考依據，提高學校就業率以及學校的社會地位。

參考文獻

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