人員與干部檔案的創新管理

王煒

摘 要：基于創新企事業人員與干部檔案統計管理的目的，本文從基礎設施的建設、材料的收集、統計內容、考核評估、隊伍建設、信息系統來展開論述，涉及人員與干部檔案統計管理的具體工作，也關注組織體系的構建，只有這樣才能全面完善人員與干部檔案統計管理，充分發揮認識檔案的作用。

關鍵詞：人員與干部;檔案;創新管理

人員與干部檔案是單位求才、個人求職的最原始資料，直接反映了個人的專業特點、工作能力和品德情操等，借助于這些材料，個人能盡快找到適合的工作，單位能盡快求得所需的人才。所以說，我們必要做好人員與干部檔案統計管理，以確保檔案資料的完全性、準確性和權威性，為人力資源的開發提供數據支撐。

1 加強基礎建設

基礎設施是人員與干部檔案管理的物質保證，其建設應嚴格遵守檔案統計規定：一是完善專用檔案庫房性能，確保其堅固耐用夠用，確保每千卷占有20～25m2，檔案柜是鐵質的。二是增設滅火、去濕、空調等設備，做到防潮、防盜、防高溫、防火、防光和防蛀，做到辦公室、閱檔室、庫房分開。

2 完善材料的收集

隨著社會的多樣化發展，培訓、考察、學歷、考核、技術特點、聘任、職稱晉升等需要入檔的材料不斷增多，我們應加強這些基礎材料的收集。管檔人員因在嚴格遵循歸檔制度的基礎上及時收集并歸檔職工的學歷、職稱、考核成績。當有查檔需要時，調用的材料要按時、按固定流程放回原位，以備下次再用。對檔案的整理裝訂應嚴格遵循全國統一標準。

3 完善統計內容

統計內容應進一步完善，以便能更加真實、全面地反映一個人的真實情況。基于提升人員與干部檔案統計信息利用價值和方便人力資源管理的目的，還可以增設個人工作態度、業績變化的統計，讓個人的工作表現一目了然。

4 對人員與干部檔案工作進行考核評估

為了確保人力市場能公開、透明、公平、公正地發展，應基于市場化、人員與干部檔案統計規范化的目標加強統計工作的考核評估，在完善企業人員與干部檔案統計工作的同時帶來更大的社會效益和經濟效益。一是定期對企事業的人員與干部檔案統計工作進行考核，人事組織部門、各級檔案局等主管人員與干部檔案的政府部門，應推行更加高效實用的考核制度，通過定期和不定期相結合的考核方式來監督、評估企事業人員與干部檔案統計工作。二是建立完善的測評體系，政府應把相關的評級權利下放給以人員與干部檔案管理領域的學者、研究人員、從業人員組成非盈利性機構或組織，對企事業的人力資源統計管理水平進行評級，為資源統計管理發展建立統一的專業性更強的標準。三是注重異議的審核和鑒定，如果檔案人對檔案材料有異議，應本著對檔案材料發布的機構和檔案人負責的態度加強異議部分的審核和鑒定。

5 加強人員與干部檔案統計人員隊伍的建設

選擇檔案管理專業出身人才作為人員與干部檔案管理員，并根據相關的規定和要求對其展開相應的培訓工作，使他們工作上認真負責、熱情好學，政治上覺悟高、能保守秘密。為了進一步提升他們的積極性和創造性，應加強團隊建設，并關心每個成員的工作和生活，增強團隊的凝聚力。對于老員工，每2年培訓1次，并進行考核，考核合格后方可繼續工作;對于新進員工，開展入職前培訓，使他們熟練工作流程、內容和制度，確保工作的有序開展。

6 制定合理科學檔案管理標準與規程

常規檔案管理的標準與規程的管理是工作開展的依據。通常所有的行業都有一個具有法律約束的執行標準，但由于我國人員與干部檔案管理發展的時間有限，檔案管理還沒有一個完善完整的官方準則，給企業的檔案管理工作帶來了一定的消極影響。檔案管理標準與規程管理主要是以國外有關標準為依據，并參照國內鐵道、公交等相近行業的檔案管理標準與規程管理。但對企業自身而言，在參照的同時，也應該有所創新和修訂，以符合企業的要求。同時，標準與規程管理應逐級細化，并由企業內部主管部門負責，專業人員主導標準與規程的制定并參與管理，將會收到意想不到的效果。常規檔案管理的標準與規程主要包括技術、安全、行政等方面，由企業自身制定，主要涉及技術和安全規程。

7 嚴格執行管理計劃

管理計劃不僅影響著檔案管理的效率，還關系到檔案管理的生產成本。一般情況下，為做好管理計劃工作，企業會設定專門管理部門來制定近期和遠期的工作計劃，然后工作計劃再根據企業每年制定的目標進行細化，計劃要有可操作性。安裝計劃和成本控制計劃是管理計劃的兩個主要內容。對于不同的領域，基層技術部門和企業總部的專門管理部門要分工明確，統籌合作，繼而進行管理計劃工作。例如，工作內容、安裝進度及資金分配是基層技術部門工作的重點，同時也要做好本專業本部門關于新的項目的可行性調研、技術方案、資金要求的準備工作;而制定總體工作目標、統籌匯總各專業部門的初步工作計劃、明確各部門可使用資金的額度、協調各部門之間工作計劃的銜接是企業總部專業管理部門的主要工作內容，有時還會分管計劃大型的企業活動。

8 建立人員與干部檔案統計的信息系統

信息化建設是時代的主題，我們的人員與干部檔案管理也應有意識有計劃地引入信息技術、設備，并運用相應的理念構建人員與干部檔案統計的信息系統，以更好地統計浩瀚的檔案資料，減低工作強度，提高工作的效率。企事業可根據自己需要，引入或建立檔案統計信息系統，錄入電子檔案，實現電子檔案的在線檢索和瀏覽，減少紙質檔案的磨損。建立人員與干部檔案統計的信息系統的必要性主要體現在人員與干部檔案信息是在不斷的變化和改動的，這是社會多樣化發展的結果之一，傳統人員與干部檔案統計耗時耗力又不討好。經常變化的檔案信息有：專業技術、學歷、聘用崗位、黨政職務、學位、任職時間等，為了確保人員與干部檔案的真實性，我們應定期對其進行更新，首先是要做好這些變化信息的收集、鑒定工作，然后創建電子表格，并把這些信息錄入。

9 結束語

現代管理理念認為，人員與干部檔案統計是企業管理中的重要組成部分，是企業人力資源管理的出發點，與人力市場的正規化發展也密切相關。與國外相比，我國現代人員與干部檔案管理才剛剛起步，存在亟待完善的地方，只有對當前人員與干部檔案管理存有的問題有一個清晰、明確的認識，我們才能有針對性通過創新工作方法和手段來解決。