企業檔案信息化建設的實踐與思考

鄭康維 幸小基 劉戈 趙暢

【摘要】 隨著電子信息技術的發展，企業檔案信息化建設顯得尤為重要，是信息時代檔案事業的重要組成部分。順應科學是企業檔案管理工作的必由之路，也是提高檔案服務水平、加速檔案管理的客觀要求。科學的管理手段是保證檔案管理工作順利進行的源泉，是我國檔案管理模式的重大革新。為適應發展形勢、緊扣時代脈搏，我們經過調研、實踐已經順利邁上改革之路，其間存在的問題仍期待我們去探討和研究。為保障企業檔案信息化建設的安全，我們應該針對需求提出應對措施，為建立健全的管理體系提供技術支持，為信息化建設的完善搭建良好的平臺。

【關鍵詞】 企業檔案 信息化建設 實踐

引言：現代企業長遠發展的根基在于改革，創新是企業的新鮮血液。對于追求長足發展的企業來說，我們需要意識到企業檔案信息化建設的重要性。我們不斷探索企業檔案信息化建設的趨勢和發展現狀，發現并應對企業檔案信息化建設中存在的問題，遵循企業檔案信息化建設的原則提出設想和對策，使檔案管理工作在信息化時代中實現數字化、網絡化的資源共享。將檔案進行電子化管理，建立數據庫，讓企業檔案信息化建設工作在時代浪潮中不斷創新實踐、嘗試改革、激流勇進。

一、檔案事業在信息時代下存在問題

我國是工業化發展中國家，信息科技是推動我國不斷進步的發展戰略。未來，各行各業都離不開電子信息科技的支持，檔案事業亦是如此。企業的興衰成敗與企業檔案信息化建設有著密切聯系，它是生產經營的歷史記憶，也是最有價值的信息資源，對提升企業的核心競爭力起到重要的作用。目前，我國缺乏對檔案管理工作的統一標準，使這項工作過于分散，因此，推進檔案管理工作的建設步伐、開發整合檔案管理工作的信息資源是當務之急。我們必須重視此項工作，并將其提上議事日程。自企業檔案信息化建設實施以來，我國檔案工作確實發生的巨大變化，但仍有很大的開發空間，有待進一步加強。

1.1 人才短缺、基礎薄弱

由于檔案信息化建設對技術要求較高，而我國檔案信息管理人員對信息化建設的理解不夠全面，技術支撐也不牢固，在工作方面表現不足，只能停留在計算機管理水平。大部分企業電子信息資源較少，不能將原有資料轉化為電子版，這也大大阻礙了檔案信息化建設的推進。

1.2 資金不足、檔案信息與其他信息得不到銜接

我國在信息化建設進程中起步低，電子技術做不到靈活運用，導致各環節不能有效銜接，不能實現一體化，使檔案信息化建設的效率降低。由于開發不足，很多企業沒有認識到企業檔案信息化建設的重要性，不愿注入資金支持，資金不足也是導致企業檔案信息化建設不能順利進行的原因之一。

1.3 相關規范標準達不到統一

規范就像法律，是制約并規定事物進行的準則，沒有標準便是一盤散沙，擁有統一規范，才能有方向、有規律的開展工作。缺乏有效的規劃管理會影響實踐研究的積極性，從而達不到預期目的。

二、企業檔案信息化建設的當前目標任務

《全國檔案信息化建設實施綱要》指出，一段時期內，要著重分析企業檔案信息化建設的實質內容和中心思想，把握重點、分清主次。以提高信息資源整合為目標，使企業檔案信息化建設得到高效的發展。當前任務要加快信息電子化的進程，各級相關部門協作配合，依托各個網點把建立數據庫作為工作重點，以傳統檔案為基礎，加快硬件建設。注重培養新型復合型人才，組建相關管理人才隊伍，熟練掌握電子信息化技術，推動改革穩步開展。加強自主研發，完善計算機檔案管理系統，在開發的同時發現問題，爭取在信息時代下通過對檔案管理工作方面的研究，為相關事業做出突破性的貢獻。

三、企業檔案信息化建設日后發展方向

如今，網絡數字技術在經濟高速發展的今天顯得尤為重要，必定會成為新時代的發展趨勢。提高電子信息技術水平、構建信息化社會勢在必行。在這個技術交融的時代，掌握紛繁復雜的專業知識技能能夠有效的拓展業務、提升發展空間。除此之外，在企業檔案信息化建設工作中，要利用知識和能力的共容組建有序的團體，開展合作交流，把合作聯盟變成信息互通的重要紐帶。充分發揮多媒體的功能，更正以往紙版信息檔案的弊端，加強多媒體的應用，改變從前的信息建設模式，在此基礎上優化處理原有資料。

四、加強企業檔案信息化建設的安全體系

信息的安全管理是檔案工作中最重要的環節之一，電子信息化建設固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機防護系統來提高安全性，并進行定期的防護加密、監控保養來保證硬件的安全運行。重要的企業資源要進行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網絡安全工作造成危害，據資料顯示，西方國家因木馬、黑客等網絡犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設工作帶來漏洞，因此，我們更倡導內部局域網封閉式網絡。應用系統的安全也十分重要，迅速為受保護的檔案資源建立完備的訪問權限，加強防盜竊技術。

五、企業檔案信息化建設的存在意義

在網絡技術急速覆蓋的今天，數字信息技術手段對檔案信息管理起到的是積極的推進作用，是中小型企業能夠融入市場、達到有效生存可持續發展的有力支持。檔案管理進入信息化是檔案工作歷史上的一次升級，新的進步會在新的潮流之中應運而生，以往紙版檔案管理工作中存在的任務繁瑣、工作量大的原始問題在信息化管理中迎刃而解。

六、結語

然而，從紙版檔案到檔案信息化的改革是一個長期的工作，涉及多方投入。目前我國的革新工作正在探索中穩步前行，基礎設施飛速發展，很多企業已經實現了計算機搜索管理，大大提高的工作效率。新的管理理論和數字化技術在企業中得到普遍應用。面對實踐中遇到的問題提出有效的觀點和對策，借鑒和參考國內外的做法做出積極應對，為企業檔案管理工作在今后的發展之路上奠定基礎。