工程資料整理歸檔的基本要求及存在問題的解決方法

孟麗俊

摘 要：隨著我國社會經濟的迅速發展，工程技術得到了更為廣泛的應用，尤其是在建筑行業、市政工程等方面應用的更為普遍。而工程資料整理歸檔作為施工企業做好工程技術管理工作的重要組成部分，必須引起重視。本文主要分析了建筑施工企業工程資料整理歸檔的基本要求，探討了目前在工程資料整理歸檔方面存在的問題，并提出了幾點建設性的意見。

關鍵詞：工程資料；整理歸檔；基本要求；問題；方法

工程資料的收集、整理和歸檔工作是工程施工管理工作中的重要組成部分。良好的工程資料能夠為單位的各項基本工作提供堅實的基礎，對施工過程和管理流程進行有效控制，優化資源配置，確保工程質量，以便于順利竣工驗收。工程資料是與工程的施工過程同步形成的，在很大程度上反映的是工程項目實體，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，對于工程質量標準、工程施工細節等都有詳細的記載，是工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。因此，工程資料的整理歸檔工作對于提高工程質量、加強對工程的監督以及竣工驗收等都具有十分重要的意義。

1 工程資料整理歸檔的基本要求

①真實性。要求工程資料必須要真實反映工程建設的情況。②準確性。要求工程資料必須填寫準確，評語準確、無誤。③及時性。要求工程資料必須要與工程施工同步。④完整性。要求工程資料不得有缺項和漏項。

2 工程資料的重要性

2.1 工程資料是竣工文件的重要組成部分 隨著高性能混凝土的普遍使用，預計建筑工程使用年限大都為100 年，但是施工單位在工程竣工驗收、交付使用后，一般只在前兩年負責維修，由于施工不當導致的工程質量問題往往在多年以后才顯現出來，需要進行維修和整改，但是由于施工單位人員流動性大，導致難以進行工程修復工作。因此，為了延長工程使用壽命，保證維修質量，確保工程使用人員的安全，維修人員必須通過查閱該工程的相關日志、檢查記錄等資料檔案，以便采取有效的補救措施，提高工程維修質量，從而保證工程的使用壽命。由此可見，只有規范了工程資料的整理歸檔流程，使工程資料保持完整性和準確性，才能為有效解決工程的后期問題提供資料支持。

2.2 工程資料是反映工程質量的有力證明 工程資料是對工程施工的各個環節、各項材料等的真實記錄，是對整個工程實際情況的客觀、真實地反映，包括施工過程中使用的工程材料的質量、相關材料及工程質量的評定資料等，為工程施工過程中控制和提高工程施工質量提供了客觀、真實的依據，可以幫助施工人員及時發現錯誤并積極改進，促進工程質量得到有效提高。

3 現階段工程資料整理歸檔存在的問題

3.1 重視力度不夠 我國的《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》等法規條例，對工程資料的整理歸檔都做出了相關說明和規定。但是，由于部分施工單位領導對于檔案資料的整理歸檔工作不夠重視，相關工作人員也缺乏管理意識，再加上相關部門監管力度不夠，導致在工程竣工之后，工程檔案資料不夠完整，不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無法很好的反映建筑工程的施工質量。

3.2 缺乏科學的工程資料保存機制 目前，很多施工單位在整個建設工程結束之后，對于相關資料文件的收集整理不夠重視，對于竣工后的工程文件資料沒有按照相關規定進行規范的裝訂和管理，缺乏科學的工程資料保存機制，極易造成工程資料的混亂和丟失。工程資料保存機制不健全，使得資料的整理歸檔工作并不能為工程資料的完整性和準確性提供保障，甚至給單位造成經濟損失。

4 工程資料整理歸檔問題的解決辦法

4.1 提高對工程資料整理歸檔的重要性認識 為了提高施工單位對工程資料整理歸檔的重視，提高相關工作人員的工程資料管理意識是關鍵。首先，要切實加強工程資料整理歸檔的有關規章制度建設，并通過開展不同形式的宣傳教育活動，來提高人們的工程資料管理意識，學習相關方面的專業知識，使其充分認識到工程檔案資料管理的意義與價值，并按照相關制度規定逐步規范自身的行為，不斷提高建筑工程管理人員的檔案資料管理意識。最終使得檔案資料整理歸檔工作能夠順利進行，為提高工程的質量，提升企業形象打下堅實的基礎。

4.2 注重對工程施工資料和物資試驗相關資料的整理 施工的過程也是工程資料形成的過程，因此，單位要根據工程開展的進度和環節進行資料的整理。首先，施工過程中要根據施工和報檢資料的順序進行工程資料的積累和分類存放，一直到整個工程竣工驗收；其次，還要對施工過程中使用的水泥、鋼筋等原材料的試驗數據資料進行收集整理，并按施工時間順序和試驗類別分類存放，保證工程資料的真實性；然后，還要對竣工圖表、會議記錄、相關影像資料等進行整理，保證工程資料的完整性和多樣性。

4.3 規范資料的收集過程，保證工程資料的完整性和真實性 為了確保工程資料的完整， 工程資料表格的填寫、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來進行，對于遺漏、破損的工程資料文件需要補齊，并確保后補資料的真實性，這樣才能有效保證工程資料不丟項， 并且與工程質量實際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實性，才能方便對工程質量的控制，也為后期的質量監督檢查工作提供可靠的依據。

4.4 加強對工程資料整理人員的培訓 目前，由于單位領導不夠重視，相關的管理制度還不夠完善，沒有規范的、完整的資料整理手冊，標準也很難統一，導致工程資料整理歸檔工作難以科學高效的進行。因此，單位可以組織一批資深的老資料員在單位內開展資料整理培訓講座，或者舉辦新老資料員交流會，幫助新手解決工程資料整理歸檔過程中遇到的實際問題，從而提高工作效率。

4.5 要嚴格把關竣工驗收資料的收集整理歸檔過程 在工程竣工驗收階段，工程項目管理監督部門要嚴格把好審查驗收關，對各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更設計的落實情況，認真審查工程資料是否完整，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確保竣工檔案的真實性和準確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

5 結語

現階段我國施工企業在工程資料整理歸檔方面還存在一些問題，企業必須充分認識到工程資料的重要性，并采取積極有效的措施，加強對工程資料的整理歸檔工作，規范資料收集整理的流程，并建立健全相關管理制度，加強監督，最終提高工程資料整理歸檔的有效性，為提高施工企業工程質量提供輔助作用。