淺論高校教學檔案的管理與利用

摘要：近幾年來，隨著高校改革的深入推進，教學檔案數量與日俱增，教學檔案管理工作也越發重要，搞好高校教學檔案管理意義重大。高校教育工作者科學管理和運用好教學檔案，發揮其應有的作用，對強化教學管理、促進教學改革和提高人才質量都有著至關重要的作用。

關鍵詞：教學檔案；教學管理；教學改革

隨著高等教育改革的不斷深入，高等教育的教學方向、教育理念呈現出多元化的發展特色。作為高校工作中心的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，重視檔案工作的管理與利用，更好地為高校工作與社會服務。

但本文通過調查研究之后發現，目前地方高校教學檔案管理工作存在不少嚴重問題，影響著檔案管理的正常運轉。文中針對這些問題，提出了一些相應的解決對策，以期加強教學檔案的管理，更好地為學校的發展服務。

一、目前高校教學檔案管理工作中存在的主要問題

盡管教學檔案管理工作是高校教學管理工作中重要的組成部分，但是由于各種原因，目前我國高校在教學檔案管理工作中仍存在一些問題，主要表現在：

（一）缺乏完善的教學檔案管理制度

由于很多高校沒有很好地執行教學檔案統一管理的原則，各職能部門和院系的教學文件、檔案管理各自為政，缺乏有效的協調機制，出現了文件的形成和歸檔兩方面的脫節，導致檔案管理混亂。因此，有關職能部門之間記錄不一致的現象時有發生，一些教學檔案記錄有始無終，缺乏完整性。

（二）管理人員專業素質整體偏低

由于大部分從事高校教學檔案管理工作的人員是非檔案專業畢業的，因此，這些人員缺乏敏銳的職業嗅覺、較強的檔案價值鑒定能力和管理技術，，有的檔案管理人員往往身兼數職，部分院系檔案管理人員變動頻繁，檔案管理工作生疏現象較為普遍。某些從事檔案管理工作的人員，專業思想不穩定，認為檔案管理工作在高校中無地位，難有大的作為。在這種思想的支配下，某些人為應付局面而不去深入學習和研究探討教學檔案的管理之道，使得教學檔案管理人員整體素質普遍偏低。

（三）教學檔案缺少開放性

傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性。由于對教學檔案信息的開發利用價值認識不足，教學檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統中進行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態，其服務模式是一種以收集、保存、借閱為主的模式。通過案卷目錄、索引來反映檔案信息，需要人工查檔來傳遞信息，服務形式呈現被動性，缺乏多渠道、多層次的綜合服務功能，沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動。

二、提高高校教學檔案管理與利用的具體措施

教學檔案信息資源的開發利用是教學檔案管理工作的最終目的和教學檔案工作的生命線，也是這一工作聯系群眾的紐帶。只有有效地發揮教學檔案的應用價值，把資源優勢轉化為信息優勢，更好地服務于教學和科研工作，才能從根本上促進高校各項工作的發展。具體要做好以下幾個方面的工作：

（一）要規范和完善教學檔案管理制度

教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結合高校教育實踐的有關特性和思想理念，應制訂、完善教學檔案管理工作的各項規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極的進取心。在教學檔案管理工作中，做到下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料所形成的積累資料同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。這樣就可以確保高校教學檔案管理目標規范化的實現，從而建立更加科學、規范的教學管理運行機制和教學秩序。

（二）要加強高校教學檔案管理復合型人才的培養

隨著高校教學檔案進入電子化、網絡化階段，對檔案人員的人才結構的要求也隨之改變。在信息化條件下，教學檔案管理人員應成為信息資源的管理者、組織者和信息檢索利用的傳播者。為此，必須加快培養教學檔案管理復合型人才。實用操作型人應該熟練操作微機，了解網絡知識，并能夠做好文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作。二是制定人才培養計劃，確定培養的途徑和方法，活化用人機制，制定鼓勵人才奮發向上的政策，充分調動檔案工作人員學習電子技術、檔案理論、行政管理等相關知識的積極性，更新知識結構，提高信息模塊和信息存取途徑的能力，積極開展高層次的咨詢服務，使高校教學檔案的資源優勢真正轉化為信息優勢，推動高校檔案管理工作步入規范。

（三）要加快教學檔案管理工作信息化建設的步伐

檔案信息化建設是一個促使由檔案管理向檔案信息管理轉變的過程。它的目標是最大限度地延長檔案的壽命，最快捷地提供檔案信息。高校檔案信息化建設應以信息技術的廣泛應用為主導、以檔案信息建設為核心、以信息人才為依托，建立起綜合保障體系。隨著計算機的大量應用，產生了大量的數字化文件，極大地拓展了高校教學檔案的內容，同時也為高校教學檔案資料的收集、整理、存儲、使用和管理帶來了新的機遇和挑戰。高校檔案數字化的發展，意味著教學檔案在信息時代的重大轉型，高校教學檔案管理也將改變過去以紙質檔案文獻為主的管理模式，逐步轉向以電子文件為主的管理模式，它給高校教學檔案管理工作帶來了新的變化，對工作效率的提高有極大的作用，也對高校教學管理工作走向規范化起到關鍵性的作用。

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作者簡介：潘利娜，女，（1983，07——），河南開封人，單位：中原工學院，職稱，助理館員，學歷：碩士研究生，研究方向：教學論。