淺談高校文件管理現狀及其發展

李文文　張曉靜

【摘 要】高校記錄及公布文件由電子文件和紙質文件兩種類型，高校電子文件的使用與管理推動了紙質文件的變革，紙質文件儲存與管理及查閱的相對繁瑣促進了電子文件孕育的完善。高校電子文件與紙質文件相互促進、相互制約、共同發展的局面將長期存在，未來高校文件將以批量化管理、查閱簡便、低碳環保發展為方向的高校文件管理信息化，紙質文件功能將會逐漸減弱。

【關鍵詞】高校；文件管理；電子化；發展

當今科學信息技術的快速發展，科技化、信息化進程的不斷加強，各高校在工作中已形成了積累大量文件及其電子文件，也在從傳統辦公室辦公過程形成的紙質文件逐漸被電子辦公所替代，行政輔助教學中大量的電子儲存文件的產生，使管理和合理利用科技化、信息化、電子化成為高校文件管理工作中的重要內容，由于高校電子文件對原有高校紙質文件管理方式的影響，完善管理電子文件已成為當前信息化、電子化建設的一個重要課題。高校文件管理一直以紙質文件管理為主，由于紙質文件存儲面積大、查閱繁瑣，所以隨著電子科技技術及信息技術的迅猛發展，文件管理的電子化發展迅速崛起，無紙化辦公成為全世界辦公室的共同追求，高校辦公也追尋世界電子文件發展方向同步發展。在高校文件管理電子化的同時，高校傳統的紙質文件管理方式受到很大挑戰，面臨創新和調整。我們認為文件科技化、信息化、電子化將是高校文件存儲查閱發展的大趨勢，但電子文件和紙質文件相互影響、相互促進及共存的局面也將長期存在。

高校電子文件可以以電腦里的文本文件、表格文件、圖形文件、多媒體文件、影像文件等形式存在和傳輸及查閱。此外，數量眾多的電腦數據以及某些重要的Email郵件也屬于電子文件的范疇。高校學院所屬機構在主要職能活動中產生的大量電子文件，凡有查閱、記錄及查考價值的均定期制作文件儲存備份，并要及時拷貝到相關備份硬盤或刻錄到光盤上脫機保持。各院部、系部及各管理處室應派出專人負責各部門電子文件歸檔工作，將高校電子文件的收集、整理、歸檔、保管納入院部及系部管理處室的程序內并賦予相關人員保管。

隨著社會逐步進入科技時代，高校也隨之進入信息時代，高校電子文件大量產生并得到廣泛運用。高校電子文件查閱及管理工作除了采用必要的技術和管理措施外，還應制定相應的保護策略，以使部分涉及隱私的電子文件管理工作符合保密要求。在與電子文件管理有關的問題中，版權和隱私權的保護是高校電子文件管理機構又面臨的一個新的課題。因此，如何根據國家相關法規制定相應的保護方式及策略，以及如何針對高校電子文件管理中遇到的新問題對修訂提出相應建議，就成為高校電子文件管理的努力方向。涉及高校電子文件版權和隱私權的問題，第一主要是高校電子文件管理中的版權保護問題。首先高校文件管理專員應了解什么是版權以及電子文件管理過程中實用的版權保護方法。然后高校文件管理專員需學習電子文件查閱及應用過程中的版權保護方法及問題。其中主要是電子作品的合理使用問題，視頻類作品、多媒體類作品的版權保護問題。高校電子數據庫的版權保護問題以及在現今復雜的網絡環境下電子文件管理所涉及的版權問題。最后高校電子文件管理專員長期存取、查閱過程中的版權保護問題。其中主要是高校文件管理專員存取中作品復制權的合理使用以及版權技術保護措施的限制的這兩個問題。第二主要高校文件管理專員在管理電子文件中的隱私權保護措施。首先是高校文件管理專員個人學習對于隱私權以及個人資料進行保護的總體情況，及復雜的社會網絡環境，并對本高校盡快制定專門的個人資料保護方式方法提出建議。然后是高校文件管理專員對電子文件管理中侵犯隱私權的行為，并就電子文件管理中如何進行隱私權保護提出了具體措施。最后高校電子文件管理專員了解復雜網絡環境下的垃圾郵件對于社會及高校隱私權的侵害，并就高校反垃圾郵件立法提出了相應建議。第三主要是電子文件管理中版權保護與隱私權保護的沖突及解決問題的方式與方法，在復雜的網絡環境下并不沖突的版權和隱私權之所以在數字世界發生了沖突及解決方法。

在現今社會里推進高校辦公科技化、自動化、網絡化、電子化和信息資源共享已是大勢所趨。全國高校的信息化水平都越來越高，信息化程度的高低已成為衡量高校辦公綜合實力的重要標志，全面實現信息共享已成為各高校的共識。運用現在發達的網絡技術構建電子網絡高校，以電子化、信息化手段提高高校行政效能和高校行政管理水平，科學化信息化有效的為高校各職能部門全面服務，已成為當今高校越來越緊迫的一項工作。我國高校建設雖然起步較晚，但其發展進程令世界矚目。在全國各高校建設的迅速發展中，高校電子文件的查閱及管理問題已無法回避，電子文件是高校各部門建設活動的主要實施工具和真實記錄，是高校最重要的信息資源積累及儲備。高校電子文件管理的疏漏或不當，就當前而言是高校電子建設系統的一種功能缺失，就長久而言可能造成高校和社會記憶的某些空白，因此，對電子文件的管理是高校文件建設的重要組成部分。對高校電子文件的管理既要服務于當前高校專業活動或記錄的電子化，也應確保重要信息的長久真實可靠和歷史說明能力。近年來，各高校逐漸重視對高校電子文件管理的研究，制訂了部分規章制度和標準，通過各地相關高校和高校檔案機構的共同努力，取得了顯著的成效。但是由于我國高校建設起步較晚，對電子文件管理的研究還處于初級階段，電子文件的管理多院部、系部單位，分別針對高校各部門建設發展現狀采取不同的管理方式，但在全面建設上還缺乏統一的規劃，全國各高校目前管理模式管理觀念也比較落后，同時由于相關標準、規范的不完善及安全管理措施不到位等原因，阻礙了全國高校之間的電子信息傳遞和利用，同時還造成部分高校信息資源的損失和歷史記錄的缺失，嚴重影響了全國各高校建設的健康發展。首先應對高校各部門文件管理專員進行“電子高校”、“電子文件”和“電子文件管理”等概念的學習與普及，然后就是全面深入學習高校電子文件的特點，加強對高校電子文件管理的重要意義和現階段國內外對高校電子文件管理的現狀的了解，還應對現階段全國各高校電子文件的管理現狀及存在的問題，重點針對高校全面電子文件管理、具體管理模式及管理過程的安全問題及電子文件管理專員的培養中存在的問題進行分析、研究和學習，綜合現階段多方的問題及解決方法，提出適合各高校電子文件管理的對策及建議。

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