論行政秘書在隊伍建設中的重要性

佟杰

摘 要：高水平的行政管理是高校完成工作的保障，而在行政管理體系中，最能體現該體系崗位性質的便是行政秘書。本文通過論述行政秘書的崗位職責，分析了當前行政秘書的工作現狀以及行政秘書的角色定位，同時提出了提高行政秘書工作能力的具體舉措，從而突出了行政秘書在隊伍建設中的重要性。

關鍵詞：行政秘書；定位；隊伍建設；重要性

行政秘書，就是在管理者的領導下，協助領導做好辦公室行政事務以及有關管理工作的行政人員。行政秘書在高校的建設中起著非常重要的中樞橋梁作用，是高校管理系統中不可缺少的一部分。隨著高校管理水平的不斷提高，各高校對行政秘書的工作能力要求也在不斷提高。

1.行政秘書的崗位職責

行政秘書的工作內容比較繁瑣，不僅要傳達上級的精神，還需要為廣大師生服務。行政秘書的崗位職責主要有，日常行政工作：行政秘書要處理的日常工作很多，涵蓋了會務工作、內務工作、文書工作、物品管理、信息收集、公章管理、檔案管理等工作。人事工作：負責教職工的崗位設置、人才招聘、考勤考核、職稱評定的工作。溝通工作：聯系管理層和教職工，聯系本單位和其他職能部門[1]。

2.行政秘書的工作現狀

（1） 業務素質不高，創新意識不強。以北京航空航天大學（以下簡稱“我校”）為例，我校的行政秘書多為我校留校學生，在人員招聘時，對行政秘書崗位聘任人員的文秘相關專業的專業知識并沒有過多的要求，因此，我校很多行政秘書并沒有相關的專業知識，這也使得行政秘書在撰寫文書時表現出了業務水平不高，專業知識匱乏的特點[2]。

（2）人員結構不合理，隊伍建設不夠。高校普遍存在著重教學、忽視管理的現象。由于高校對行政秘書隊伍建設的重視度不夠，導致行政秘書的人員隨意性較大，人員來源構成復雜。同時，由于部分行政秘書是學校為了優化教師隊伍或者是減少其他崗位，調配過來的人員，從而使得部分行政秘書專業不對口，還有部分行政秘書是引進高層次人才時的隨調人員，這就導致了行政秘書隊伍的學歷不對稱，職稱不對稱以及專業不對稱。

3.行政秘書的角色定位

高校的行政秘書要充分了解職責分工中對自己的角色期待，行政秘書既是管理層的參謀與助手，又是溝通管理層和基層教職工的橋梁和紐帶，起到了承上啟下的作用。因此，行政秘書具有從屬性，屬于行政管理層的從屬層；同時，行政秘書具有服務性，不僅要服務于管理層，還要服務于基層教職工。另外，行政秘書還具有輔助性，輔助管理層來完成一些相關事宜[3]。

4.提高行政秘書工作能力的具體舉措

（1）牢固樹立工作意識，不斷強化服務意識。行政秘書工作量大、面廣、責任重、要求高，這就要求秘書工作者有嚴謹務實的工作態度和高度的責任感，不得有絲毫懈怠，行政秘書要充分認識行政秘書工作的意義，要認識到行政秘書工作雖然苦，但光榮。行政秘書要始終貫徹服務第一的理念，轉換角色定位，以服務行業專業人員的高標準、高要求來要求自己，提高自己的服務態度、服務效率和服務質量，樹立牢固的工作意識，不斷強化服務意識，積極主動地為師生服務，努力提高工作效率。

（2） 找好角色定位，做好職業規劃。如何正確規劃自己的行政秘書生涯，提升自己的專業素質或行政管理層級，對于行政秘書來說，是需要深度思考的問題。每個人在不同階段的工作中都要根據自己的實際情況制訂自己的職業規劃，高校行政秘書也一樣。首先，行政秘書要有正確的自我認知，包括心理認知、家庭認知、人脈認知等，并確定自己的興趣專長，現有的技能和條件。其次，行政秘書要了解高校的整個宏觀環境和客觀環境情況，并清除自己所在高校的歷史情況和發展情況。最后，制訂自己的短期目標、中期目標和長期目標。

（3）重視管理工作，健全管理制度，加強激勵機制。從管理學和組織行為學的觀點來看，組織中員工的五項需求中很重要的一項便是周圍環境和社會的認同感，缺乏此認同感的員工，將會失去信心，工作熱情低下，無法產生自我激勵。因此，這就要求高校要重視管理工作，從源頭上提高管理工作的地位。同時改革人事聘用制度，合理設崗設編，在考核機制和分配機制上，多勞多得，加強激勵機制。

5.總結

高校行政秘書是一個學校發展不可缺少的一部分，對高校的建設至關重要，認清行政秘書地位和作用的重要性，是高校持續發展的關鍵。

參考文獻：

[1]儲愛霞.高校行政秘書工作探討[J].管理教育，2008（18）：135—137.

[2]石風華.新建高校行政秘書現狀及對策[J].網絡財富，2009（15）：46—48.

[3]邰紅霞.高校教學單位行政秘書崗位職責初探[J].科技信息，2010（12）：75—77.

（作者單位：北京航空航天大學工程訓練中心）