淺談獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理信息化建設(shè)

摘要：隨著獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展擴(kuò)大和教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然趨勢(shì)。本文結(jié)合大連理工大學(xué)城市學(xué)院信息化建設(shè)的實(shí)際情況，分析了當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理信息化建設(shè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院? 教務(wù)管理? 信息化建設(shè)

近年來，獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)模式逐步穩(wěn)定發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，教務(wù)管理工作也日益增多，為了適應(yīng)新形勢(shì)的需要，獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)管理必須走“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化”之路，運(yùn)用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式，建立教務(wù)管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理事務(wù)處理的準(zhǔn)確化、系統(tǒng)化。

1 建設(shè)教務(wù)管理信息化的必要性

現(xiàn)代社會(huì)科技快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息量交換頻繁，各行各業(yè)都離不開信息數(shù)據(jù)的處理，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在信息管理領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用。利用電腦進(jìn)行信息處理和控制，不僅有利于提高工作效率，還大大增加了信息的保密性和安全性。特別是對(duì)于信息管理中一些復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理，計(jì)算機(jī)更能充分發(fā)揮它快速、準(zhǔn)確的優(yōu)越性。用信息化方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析已經(jīng)成為日常管理工作中的趨勢(shì)。

獨(dú)立學(xué)院在建院之初，辦學(xué)規(guī)模小，教務(wù)管理工作都是采用手工操作，記錄學(xué)生的成績(jī)、學(xué)籍、考試等數(shù)據(jù)信息的。隨著學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和招生人數(shù)的增加，教務(wù)管理工作內(nèi)容更加復(fù)雜，需要處理的數(shù)據(jù)量增大，這時(shí)傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)的方式凸顯很多缺點(diǎn)：工作效率低、紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)容易丟失且保密性差，而且多年積累產(chǎn)生的大量學(xué)生成績(jī)、考試等文件和數(shù)據(jù)在進(jìn)行查找、更新、維護(hù)等方面都帶來很多困難，非常容易出錯(cuò)誤，不利于數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，教務(wù)管理工作信息化是學(xué)院發(fā)展和教學(xué)管理進(jìn)步的必然趨勢(shì)。信息化管理有很多優(yōu)點(diǎn)，信息存儲(chǔ)量大，保密性好，可以避免教務(wù)管理人員的重復(fù)性勞動(dòng)，提高工作效率，使信息數(shù)據(jù)管理具有規(guī)范性、數(shù)據(jù)查詢方便、檢索快捷、統(tǒng)計(jì)分析準(zhǔn)確，這些將大大提高管理工作的質(zhì)量。

學(xué)院教務(wù)管理信息化是提高學(xué)院綜合管理水平和社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。教務(wù)管理信息化的建設(shè)，使教育基礎(chǔ)管理工作向規(guī)范化、系統(tǒng)化和自動(dòng)化邁出了一個(gè)新的臺(tái)階，不僅減少了管理工作量，還有利于提高效率，降低成本。從而實(shí)現(xiàn)了教育基礎(chǔ)管理的科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)信息的集中管理、分散操作、信息共享，使傳統(tǒng)的教務(wù)管理朝數(shù)字化、無紙化、智能化、綜合化的方向發(fā)展，并為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)完善的計(jì)算機(jī)教務(wù)管理系統(tǒng)和全校信息系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)。因此，獨(dú)立學(xué)院進(jìn)行教務(wù)管理信息化的建設(shè)是非常必要的。

2 該院教務(wù)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在建設(shè)數(shù)字化校園過程中，學(xué)院一方面投資構(gòu)建各種硬件教學(xué)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，另一方面還不斷引進(jìn)各類教學(xué)、辦公管理及科研等軟件應(yīng)用系統(tǒng)，正在逐步形成一定規(guī)模的信息化建設(shè)體系。該院的教務(wù)系統(tǒng)是從軟件公司購(gòu)買的教務(wù)管理軟件，經(jīng)過多年與本院的教育教學(xué)工作實(shí)際相結(jié)合，在原有模式化的功能模塊上已逐步定制開發(fā)完善多項(xiàng)功能，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)排課、學(xué)生學(xué)籍處理、網(wǎng)上登錄成績(jī)等各項(xiàng)教務(wù)管理工作。現(xiàn)使用中的教務(wù)系統(tǒng)主要包括以下幾大功能模塊：

2.1 教學(xué)計(jì)劃管理：該功能模塊是其他功能模塊運(yùn)行的首要前提。管理人員對(duì)全院所有專業(yè)的一個(gè)學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃課程數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入和維護(hù)，再根據(jù)各教學(xué)單位安排的教學(xué)任務(wù)生成排課的任務(wù)。

2.2 排課管理：按照教學(xué)計(jì)劃生成的教學(xué)任務(wù)可選擇年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)、課程等進(jìn)行課表編排工作。課表的編排可先自動(dòng)生成，再手工修改和調(diào)整，還可以對(duì)教師、教室、班級(jí)課程時(shí)間等資源沖突進(jìn)行校驗(yàn)，保證了教師、學(xué)生、教室等課程時(shí)間合理有序。

2.3 成績(jī)管理：一方面實(shí)現(xiàn)教師在網(wǎng)上可以錄入成績(jī)，打印成績(jī)單。學(xué)生可以網(wǎng)上查詢自己每個(gè)學(xué)期的成績(jī)，并可以打印出來，省去了下發(fā)學(xué)生個(gè)人成績(jī)單的環(huán)節(jié)。另一方面實(shí)現(xiàn)管理員對(duì)學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，通過登錄成績(jī)管理模塊，可以對(duì)全院學(xué)生成績(jī)進(jìn)行分類錄入，查詢篩選，刪除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)分析，打印成績(jī)單及報(bào)表等功能，方便教學(xué)管理和上報(bào)總結(jié)。

2.4 學(xué)籍管理：該模塊記錄該院全部學(xué)生的學(xué)籍信息，包括學(xué)號(hào)、姓名、性別、民族、身份證號(hào)、專業(yè)、班級(jí)、年級(jí)、家庭住址等，并與教育部的學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊(cè)接軌。管理人員可以對(duì)學(xué)生的休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)信息進(jìn)行操作和統(tǒng)計(jì)。畢業(yè)生的資格審查和畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)管理是學(xué)籍管理模塊中另一重要功能。

2.5 選課管理：網(wǎng)頁上學(xué)生通過學(xué)號(hào)和密碼登陸，根據(jù)安排的學(xué)生任務(wù)和學(xué)時(shí)學(xué)分和課程分類等要求，進(jìn)行選擇選修課程學(xué)習(xí)，獲得相應(yīng)成績(jī)及學(xué)分。后臺(tái)系統(tǒng)功能包括學(xué)生登陸密碼查詢、選課數(shù)據(jù)管理、選課學(xué)生信息維護(hù)、選課人數(shù)查詢、選課課程名單打印、選課日志查詢等，這些功能基本實(shí)現(xiàn)了學(xué)生在網(wǎng)上選擇選修課及課程人數(shù)的查詢統(tǒng)計(jì)等管理工作。

2.6 系統(tǒng)管理：該功能模塊是整個(gè)教務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障。設(shè)置了管理人員和教師的登陸賬號(hào)和密碼的分配和查詢，還包括各種教學(xué)資源信息，包括所有課程基本信息（學(xué)時(shí)、學(xué)分、開課單位等等）、教師信息、教室信息、學(xué)生班級(jí)、專業(yè)信息等的錄入、修改和查詢功能。這些信息是后續(xù)教學(xué)安排、選課、排課等功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，所以必須保證教學(xué)資源信息的全面性和準(zhǔn)確性。

教務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)施，大大提高了管理工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)了教學(xué)管理工作的數(shù)字化、規(guī)范化發(fā)展。

3 教務(wù)管理信息化建設(shè)中存在的問題和不足

3.1 其他教務(wù)管理功能有待開發(fā)。教務(wù)管理工作中還有一些工作延續(xù)手工方式，如考試管理也是教務(wù)管理工作中的一項(xiàng)重要工作，但現(xiàn)在由于后續(xù)開發(fā)等其他原因還未能實(shí)現(xiàn)。重修課程報(bào)名工作也是非常復(fù)雜，繁瑣，數(shù)據(jù)量多容易出錯(cuò)，急需實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)名功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總，減少工作人員的重復(fù)性勞動(dòng)，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。網(wǎng)上的查詢統(tǒng)計(jì)功能還不全面，不能滿足教師及學(xué)生的多方面查詢需求，還有待解決。

3.2 網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患，缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。教務(wù)管理系統(tǒng)涵蓋了學(xué)籍、學(xué)院課程編排、學(xué)生課程成績(jī)、各類選課等各項(xiàng)信息，存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)，操作人員多，涉及面比較廣，帶來了許多安全問題。同時(shí)它依賴于網(wǎng)絡(luò)存在，網(wǎng)絡(luò)安全又成了一個(gè)重要的問題，網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)問題，病毒、黑客的入侵會(huì)致使數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)癱瘓，將會(huì)給教務(wù)管理工作和教學(xué)秩序帶來嚴(yán)重的影響。

3.3 技術(shù)管理人才缺乏。教務(wù)管理的工作人員僅限于熟練操作系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)等，但對(duì)于出現(xiàn)的技術(shù)問題卻不能解決。教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理和維護(hù)技術(shù)性很強(qiáng)、難度大，需要具有專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員。通過招標(biāo)購(gòu)買的教務(wù)管理軟件，雖然有后期的售后服務(wù)，但因?qū)W院自己的技術(shù)管理人才的缺乏，所以在使用中遇到操作不當(dāng)出現(xiàn)問題，部分系統(tǒng)功能需更新等問題不能及時(shí)得到解決，只能先把問題反饋給軟件公司，等待解決，這樣系統(tǒng)部分功能一旦出現(xiàn)問題，處理周期會(huì)加長(zhǎng)，不利于提高工作效率。培養(yǎng)自己的技術(shù)管理人才是非常必要的。

4 進(jìn)一步提高學(xué)院教務(wù)信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

4.1 提高教務(wù)管理人員的計(jì)算機(jī)水平，培養(yǎng)技術(shù)管理人才。通過培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)一步培養(yǎng)教務(wù)的管理人員，提高他們的計(jì)算機(jī)實(shí)際操作水平和應(yīng)用能力，掌握信息化管理的方法和手段，做好本職工作同時(shí)能及時(shí)反饋系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)的問題，全面推進(jìn)信息化建設(shè)步伐。招聘、培養(yǎng)自己的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人才，及時(shí)解決網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)中出現(xiàn)的各種小的問題，確保教務(wù)信息化的深入進(jìn)行。

4.2 完善網(wǎng)絡(luò)安全體系，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。首先，完善網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，保證網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的正常運(yùn)行，其次提高管理人員的安全意識(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)備份，避免數(shù)據(jù)丟失。最后，采用安裝防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)備份等多種形式來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全體系。

4.3 加強(qiáng)信息資源的共享，搭建校園信息化平臺(tái)。教務(wù)管理中豐富的學(xué)生信息資源、教學(xué)資源是信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，除了進(jìn)行教學(xué)管理工作外，還應(yīng)與學(xué)校的其他部門工作（如教材發(fā)放、學(xué)生網(wǎng)上測(cè)評(píng)、圖書借閱管理，就業(yè)信息等）建立起信息資源網(wǎng)，信息資源共享，加強(qiáng)部門間的合作，提高工作效率，共同搭建校園信息化平臺(tái)，為教師、學(xué)生提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院的教務(wù)管理信息化建設(shè)正在逐步向前發(fā)展。教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，提高了教學(xué)管理工作的系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)查詢的準(zhǔn)確性，提高了管理人員的工作效率，有效地促進(jìn)了教學(xué)改革，為學(xué)校管理信息化建設(shè)鑒定了良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：

李玲（1977-），女，滿族，遼寧大連人，考務(wù)管理，助理研究員，研究方向：教育教學(xué)管理。