中職學(xué)校檔案管理工作的信息化研究

譚彥梅

摘 要：中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)，管理工作要保證工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容，全面發(fā)揮檔案信息化人才作用。從三個(gè)方面進(jìn)行了中職學(xué)校檔案信息化工作開展的全面研究。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)庫

檔案管理是學(xué)校管理的重要基礎(chǔ)工作，涵蓋學(xué)校管理、教育教學(xué)活動(dòng)、教育科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估等重要資料的管理。傳統(tǒng)的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優(yōu)勢(shì)逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發(fā)揮信息優(yōu)勢(shì)輔助和細(xì)化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢(shì)。本文從三個(gè)方面進(jìn)行了中職學(xué)校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)必須要重視信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，因?yàn)橐恢币詠碇新殭n案管理工作往往會(huì)因?yàn)槿狈π畔⒒瘍?nèi)容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲(chǔ)模式也容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容的損壞、丟失等問題，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠解決這些問題，為了建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫要從這幾方面做起：首先，要建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將所有的紙化檔案進(jìn)行重點(diǎn)篩選，完成信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對(duì)原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次，要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的共享建設(shè)。在共享建設(shè)的過程中要按數(shù)據(jù)庫用戶數(shù)量、連接系統(tǒng)的數(shù)量等來確定優(yōu)先順序。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行共享數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。通過數(shù)據(jù)庫共享建設(shè)中職學(xué)校校內(nèi)的各類檔案之間可以共享，保證不同側(cè)重點(diǎn)的檔案管理內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)共同管理，信息共享，避免了重復(fù)工作；校外的相關(guān)信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內(nèi)容與其他高等院校、相關(guān)用人企業(yè)之間可以進(jìn)行信息溝通，保證中職學(xué)生能夠獲得更高學(xué)歷進(jìn)修、參加企業(yè)內(nèi)部招聘的機(jī)會(huì)。

二、數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容

檔案建設(shè)最為復(fù)雜的內(nèi)容就是需要不斷地更新信息內(nèi)容，諸如學(xué)生的基本情況、教師的學(xué)歷情況、學(xué)校的發(fā)展歷程等都需要隨著時(shí)間的推進(jìn)而不斷發(fā)展。在信息化檔案管理建設(shè)的過程中，可以利用數(shù)字化工具進(jìn)行隨時(shí)的檔案更新。首先，要選擇有效的數(shù)據(jù)化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數(shù)據(jù)庫更新平臺(tái)，并在原有的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上開展、更新工作，保證滿足中職學(xué)校的人事、教育教學(xué)等檔案內(nèi)容的隨時(shí)更新，并保證對(duì)檔案內(nèi)容的管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、自動(dòng)化，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、兼容性、整體性和延續(xù)性。其次，在進(jìn)行數(shù)字化工具更新的過程中要一方面保證自動(dòng)化升級(jí)，當(dāng)文件保存系統(tǒng)自動(dòng)升級(jí)時(shí)，保存在系統(tǒng)內(nèi)的檔案將隨系統(tǒng)的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性，使得原有的內(nèi)容能夠備份保留。另外，在進(jìn)行更新管理的過程中要對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)，有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、識(shí)別文件加密等設(shè)置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發(fā)揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發(fā)揮管理人才的能動(dòng)作用，因?yàn)槿魏蜗冗M(jìn)的技術(shù)和設(shè)備都需要人的能動(dòng)操作，在這個(gè)過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強(qiáng)技能培訓(xùn)。中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質(zhì)載體匯集成系統(tǒng)檔案信息，以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)。（2）利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理。（3）直接在辦公自動(dòng)化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術(shù)，保證能夠隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強(qiáng)的檔案管理素質(zhì)。（1）較強(qiáng)的檔案保密能力，能夠隨時(shí)保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質(zhì)要求自己，尤其是面對(duì)信息化的檔案內(nèi)容要有檔案保密的技術(shù)應(yīng)用能力。（2）有合理化應(yīng)用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應(yīng)用。為了實(shí)現(xiàn)這些能力，中職學(xué)校要組織檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于新任檔案員工作的教師要進(jìn)行崗位培訓(xùn)，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內(nèi)容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學(xué)校應(yīng)建設(shè)健全高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)字化工具更新檔案信息內(nèi)容。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案信息化管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)：

裴宇奇.探討職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].城市建設(shè)理論研究，2012（13）.

編輯 段麗君