物資公司原始憑證電子化建設與實踐

賈德海

[摘要]近兩年來，財政部積極推進會計檔案電子化管理的試點工作及由此帶來的對《會計檔案管理辦法》的修訂工作。財務原始憑證電子化是會計檔案電子化的基礎，已經成為會計檔案保存形式及管理方式變革的必然趨勢。

[關鍵詞]原始憑證；電子化；數據采集；體系建設

[DOI]1013939/jcnkizgsc201537031

國家電網公司堅持以“六統一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續提升財務集約化、信息化管理水平，逐步實現無紙化辦公、自動化處理、智能化分析等先進管理模式，并提出“應用原始憑證電子化數據中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統，實施電子化管理的工作要求”，以實現原始憑證電子化、規范化管理。國網公司根據財務政策環境及自身財務體系的建設狀況于2012年下發了國家電網財〔2012〕346號（《關于印發國家電網公司財務信息化建設方案（2012年版）的通知》）文件，該文件明確要求國網總部及各網省以規范財務及物資體系的原始憑證和記賬憑證為重點，強化會計基礎工作管理，制定原始憑證規范，統一記賬規則，推進原始憑證電子化，確保業務清晰、記錄規范、原始憑證合規。

1實施背景

11加強原始憑證影像集中管理的迫切要求

內蒙古東部電力有限公司物資公司現有的財務集約化ERP平臺系統已經走在了國家電網各網省公司的前列，目前已經實現了國家電網公司的集中部署運行，但是在物資供應過程中涉及的原始票據的留存、驗收、過賬、查閱、統計、稽核等環節的原始憑證流轉及數據稽核上還存在一些問題，如傳統的原始紙質憑證和ERP系統中的數據通過人為主觀地進行查驗核對，整個過程繁雜，加之原始票據數據資源分散，服務管理方式單一，無論從財務的業務辦理效率和服務能力，還是從供應商的管理能效上，已不能滿足國家電網總部對于財務原始憑證電子化的溯源要求，同時也不利于后續國家電網財務原始憑證電子化影像數據的集中管理和大數據分析挖掘。

12加強原始憑證電子化業務流程的重要內容

建設原始憑證電子化平臺，是國網總部《關于印發國家電網公司財務信息化建設方案的通知》中確定的重要工作任務，同時在《國家電網公司“三集五大”體系建設“大財務”評估標準》中，對建設省級集中的依托財務集約化原始憑證電子化影像數據采集平臺提出了明確的要求，該文件同時指明要對現有ERP業務流程辦理的速度、信息采集的準確度、智能化進行提升和加速，并最大限度地降低數據采集的人工工作量，最大程度地通過智能識別技術來提升原始憑證電子化的業務采集與電子化水平。

13加強提升公司財務數據采集效率和服務能力的重要舉措

通過在現有財務ERP系統中增加智能掃描OCR文字識別技術系統模塊，可以提升整個財務原始憑證電子化水平，提升物資、財務部門的供應商票據票面信息及報銷單據、訂單、合同的數據實時采集和財務會計部門的過賬中的三單（合同、訂單、匯票）匹配的實時性。通過原始憑證電子化平臺的建設，將會構建一個全省統一的影像數據采集和發布平臺，實現數據采集信息流和業務流的雙向實時交互，滿足財務的會計自動過賬、出納的用戶付款的服務需求，極大提升財務體系的服務管理水平。

14加強國網公司業務流程優化的必然要求

建設原始憑證電子化平臺是內蒙古東部電力有限公司物資公司在財務體系建設中對供應商票據、電力公司部門間的票據、工單等的影像數據的集中存儲、管理及影像中數據的實時采集的必然要求，無論從數據采集效率還是從整個財務體系的ERP流程優化都是必然趨勢，可以極大提升整個系統平臺的電子流程的順暢性和充分發掘該平臺的可利用度。無論從業務流程辦理的效能上，還是從財務體系建設的品牌上，都能夠展示形象、提升管理服務水平。

2內涵和主要做法

隨著物資集約化管理的不斷深化和發票驗審結算工作量的大幅增長，著力建立原始憑證電子化系統平臺，其內涵概括為建立企業級非結構化數據集中管理平臺，統一原始憑證管理標準，結合文件管理系統，實現原始憑證電子化數據的收集、識別、查詢和存儲，同時與其他業務系統緊密集成，實現對原始憑證的全生命周期管理，加強對原始憑證電子化數據的規范管理和高效利用，制定企業統一原始憑證和電子檔案管理標準規范，提升企業整體管理能力。

圍繞“3+2”的工作內容，統一開展原始憑證電子化工作?！?”是指三項建設工作內容，即規范業務體系、明確業務職責和優化業務流程，是財務原始憑證電子化的基本工作內容?！?”是指兩套配套保障措施，即制度體系保證和技術支撐保障，要在財務原始憑證運行工作中不斷優化和完善。

三項建設工作內容如下：規范業務體系，按供應商、物資部、財務部等業務功能劃分來組織開展信息系統運行工作；明確業務職責，按供應商、物資部、財務部等業務領域來細化明確各環節業務職責，合理設置崗位；優化業務流程，按供應商、物資部、財務部等業務環節，統一規范改進業務流程，明確業務流程之間關系，提高流程效率。

兩套配套保障措施的內容為建立健全管理方法，管理規定，實施細則和操作指南為主題的運行制度體系；統一建設原始電子憑證運行體系技術支撐平臺，并推廣應用。

圍繞“3+2”工作內容，建成三級審批制度體系，實現財務工作的組織形式由專業分工向業務分工轉變，工作方式由被動處理向主動處理轉變，由分散處理向集中處理轉變，最終達到財務系統的精益管理，集中管控，統一調度和高效運作。

21原始憑證電子化建設與實踐的內涵

內蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證電子化建設與實施以建設“電子化財務管理”為目標，以智能人機交互技術為基礎，按照“集團化運作、集約化發展、精細化管理、標準化建設”工作要求，對原物資供應商管理，財務過賬資源和流程進行優化整合，構建清晰、高效的運轉模式，與內蒙古東部電力有限公司物資公司發展戰略相適應，實現由復雜到簡潔、分散到集中的運行管理模式轉變，為公司提供更高效、更安全、更優質的服務。

22主要做法

以建立財務原始憑證管理系統為理論基礎，以增值稅發票智能結算平臺、原始業務憑證采集平臺、非結構化數據平臺為管理支撐。以文檔管理、協同操作、圖像捕獲、電子工作流、內容訪問、記錄管理、歸檔與數據結構緊密聯結，與各種不同的SAP界面無縫集成，使用工作臺嵌入SAP，無縫聯結SAP業務流程，實現使用內容增強的SAP財務業務流程，包括企業資產管理、合同管理、財務單據管理、品牌管理、設計文件管理、項目管理、質量管理和事件管理。

221技術支撐手段建設

采用電子化系統架構設計策略對內蒙古東部電力有限公司物資公司原始憑證管理進行優化。與SAP系統深度整合，既支持現有財務憑證電子化的功能需求，也支持未來其他業務領域的憑證電子化，與非機構化數據平臺、現有集團結算平臺和業務系統權限管理整合，支持百萬級財務憑證電子化的處理壓力，降低升級對現有原始憑證電子化系統的影響。通過聯結內容與業務流程，改進業務流程的效率，通過管理內容的完整生命周期，改進日常工作的規范。

（1）在原始憑證電子化系統中構建智能結算平臺，統一文件標準，為電子原始憑證在線管理提供系統支撐，規范財務相關電子文件管理，提供票據自動掃描，由“原始憑證電子化”到“結構化”的自動轉換，與其他業務系統集成應用，實現全局共享文件資源，提高原始憑證電子化數據利用效率。管理系統架構具體如下：

在業務單據或憑證錄入界面增加掃描功能，業務單據或憑證錄入時，通過啟動掃描程序，自動調出掃描窗口，掃描原始紙質憑證，調出即時圖片（也可選擇載入已有的掃描圖片）。各業務系統在業務單據或憑證提交、保存時，系統自動將電子文件存儲到非結構化數據集中管理平臺，系統流轉時可在各審批崗位查看到對應的電子圖片。在現有相關業務單據或憑證查詢分析時，可即時查看對應的電子圖片，同時也可登錄非結構化數據集中管理平臺電子圖片識別信息關聯查看對應的業務單據或憑證。

各業務系統根據業務需要進行原始憑證電子化數據實時動態收集，支持原始憑證掃描成各種圖片文件格式，進行檔案化管理，對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理，保持對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態。發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。

在電子化原始憑證傳輸過程中，按照國家相關的法律法規和規范標準要求，結合國內通過認證的安全加密產品，進行索引加密、數字簽名、RMS等技術保證電子文件的安全性以及可用性，達到控制數據安全的作用。

（2）通過OCR識別技術，對掃描件中的指定位置信息進行識別，提取指定信息，建立與電子圖片文件索引及與業務單據、憑證的關聯，或將識別信息自動裝載到業務單據中，經核對無誤后，可進行相應的后續操作。

（3）建設非結構化數據集中管理平臺。搭建企業級非結構化數據集中管理平臺，統一原始憑證管理標準，結合文件管理系統，實現原始憑證電子化數據的收集、識別、查詢和存儲，同時與其他業務系統緊密集成，加強對原始憑證電子化數據的規范管理和高效利用。根據原始憑證電子化的總體功能需求，綜合考慮系統技術架構的成熟性、穩定性和擴展性，同時為了和非結構化數據庫技術路線保持一致，選擇采用成熟的企業內容管理套裝軟件作為基礎平臺，在此基礎平臺上開發內蒙古東部電力有限公司物資公司的財務原始憑證電子化系統。

非結構化數據平臺在數據存儲、歸檔、流程和生命周期等方面為原始憑證電子化系統提供支持，具有很強的海量存儲、安全管理、快速定位、信息共享和內容關聯能力，從底層實現對各種原始憑證非結構化數據的管理業務和管理工作進行有效支持，提升財務系統產生的數據資產的價值。

（4）增加可視化管理功能。業務系統在進行業務申請和審批過程中按流程、節點隨需掃描原始紙質文件，實現原始資料的動態收集，掃描為電子圖片的原始憑證作為業務單據或憑證的附件，供業務單據或憑證在審批流轉、查詢分析時查看。利用OCR技術，對特別的原始單據（增值稅發票，訂單，合同）進行掃描識別，自動生成結構化的憑證明細數據和系統單據。

222組織體系建設

內蒙古東部電力公司財務原始憑證電子化體系以“三級審批”為基礎，總體設計架構為“兩層調度，三級審批，一體化運行”?！叭墝徟斌w系主要包括物資供應部初審，物資采購部復審，財務部三審。物資供應部初審指供應部大廳審核人員審核，主要包括在物質供應商管理大廳對物資采購合同、增值稅發票、物資驗貨單等原始憑證進行評審，物資采購部根據物資采購訂單信息，對原始憑證影像和票據信息進行核對，物資財務部對原始憑證影像進行集中校驗，查詢過賬信息和批量清賬工作。

（1）兩層調度。按照一體化運行體系要求，建設內蒙古東部電力有限公司總部和市級公司兩層調度方式。總部財務部進行財務原始憑證的集中管理，承擔公司總體原始憑證的存儲、統計、調度、審查。市級公司財務部接受總部財務部管理，負責基層財務工作中的原始憑證電子化數據采集、上傳，同時對調管范圍內的原始憑證進行信息監管和檢查憑證完整性。

（2）三級審批。供應商通過供應商協同平臺，進行發票的電子化工作和付款進度和付款情況的查詢，同時也借此收集電子發票信息，為后期自動處理做準備。今后更可擴展為發布采購需求，甚至庫存狀態。發票掃描和識別平臺批量處理供應商寄達的紙質發票，并且識別其上的關鍵內容，和已采集到的電子發票明細進行比對。如果匹配則進入下一步處理。

根據三單匹配（PO（訂單），GR（收貨單）信息，紙質發票信息），再加上供應商平臺產生的預制發票，這4個數據按照預設邏輯進行判斷后，進行大量自動過賬，小量人工異常處理，最大化實現處理自動化。

供應商攜帶發票到物資供應部大廳，登錄SAP開發掃描終端→選擇對應采購訂單并上載發票信息→系統自動分配原始憑證編號，打印粘貼單并粘貼發票→打印一級交接單，連同發票交供應部大廳人員審核→供應部大廳人員接收及審核發票，并根據發票信息分類→打印二級交接單，連同發票交供應部人員審核→供應部人員接收發票復審，并根據發票信息分類→打印三級交接單，連同發票交財務部審核→財務經理智能派工→接收審核粘貼單，發票→過賬生成應付賬款會計憑證。

對于物資供應部門的供貨商提供的購貨增值稅發票可以按照上述數據業務流程在物資供應商大廳和大廳辦事人員處配置掃描終端設備，然后通過配置的掃描終端由供應商送發票人員或者物資大廳辦事人員接收到的供應商發票進行掃描，掃描出的發票數據（9類數據和3類文本信息）通過BASE64加密傳入ERP系統，掃描識別完成后刪除本地信息，本地不做任何數據和圖片的保存操作，打印發票粘貼單，同步利用掃描識別到的條碼信息將影像數據和工單信息進行關聯。

（3）一體化運行。按照財務運行體系要求，建設內蒙古東部電力有限公司物資公司物資、財務兩個體系原始憑證集中式調度，依托原始憑證電子化系統平臺，優化數據運行資源配置，推進運行體系的扁平化，注重管控集約化。

223強化標準化財務原始憑證管理

（1）完善財務與生產、項目、物資、人資、營銷等前端業務信息的集成，規范前端經濟業務和交易事項的處理，深化財務與業務系統集成應用，實時轉換業務信息和財務信息，促使前端業務按照財務規則或財務管理要求進行核算與管理，確保集成業務的內部原始憑證全部來源于業務處理環節。

（2）深化電子報賬系統應用，將項目管理系統與電子報賬系統集成，實現電子合同、工程預決算報告與審批單無縫鏈接。同時，制定相關的經濟業務事項財務審核規范條款，規范并細化日常費用報銷、營銷電費、物資采購、在建工程等各類經濟業務原始憑證內容，實現原始憑證精細化管理。

（3）規劃財務審查工作。從審批、記賬、校驗、過賬、預付款清賬等各個方面，規范內蒙古東部電力有限公司物資公司財務部審批操作流程，提升財務部工作的管理水平，確保公司財務的安全穩定。

（4）建立健全的評價考核體系。為加強公司財務原始憑證電子化系統建設、運行和應用情況，建立財務運行考核體系，通過從財務數據可靠性、貫通性、安全性等各方面進行評價考核，切實提高公司財務憑證電子化流轉水平，有效支撐公司發展方式和電網發展方式的轉變，加快推進公司現代化建設。

（5）強化“三級審批”流程管理。建設標準化流程并結合國家電網財務管理流程的實踐經驗，從實際財務憑證管理角度出發，旨在從整體上把握公司財務管理流程建設的基本思路和關鍵要素，總結形成全公司財務管理流程建設的統一和規范。對財務事件與原始憑證管理進行無縫銜接，固化財務處理流程，用電子化手段管理財務工作。

（6）提高財務工作運行專業化水平。依托財務原始憑證的電子化建設不斷覆蓋和實用化，從財務憑證流轉的各個環節“縱向到底，橫向到邊”逐步統一規范，從內蒙古東部電子公司到各市級子公司的財務均采用通用的管理流程進行日常操作，依托原始憑證電子化系統全面支撐運行工作，提高財務工作整體運行保障水平。

224采取整體規劃、階段推進、注重實效的實施策略

（1）原始憑證電子化建設涉及財務的各項日常工作，所以在應用系統的各項功能開發、業務配置、系統存儲規劃、項目實施等工作的規劃和實施上，要服從內蒙古東部電力有限公司物資公司長期建設規劃，需采用信息技術領域領先的技術進行開發，支撐內蒙古東部電力有限公司物資公司現有應用，并著眼于未來3～5年的管理改進，同時以國網公司整體規劃為準，各項系統業務規劃要符合國網財務各類財務業務規范、管理要求。

（2）在電子化建設項目實施過程中有意識地進行階段性推進，將工作劃分成可以控制、有明確實施目標和效果的各個實施階段，采取先試點再推廣的模塊開展實施工作，通過試點實施形成典型模式和經驗，在此基礎上全面推廣實施工作。

（3）在實施過程中以項目實施對用戶企業實際管理工作的改進和提高工作效果為最主要的考核標準，注重實效，將原始電子單據與非結構化數據集中管理平臺集成，實現數據集中管理、關聯查詢，促使日常業務憑證、單據審核的高效管理，保證業務在線審核操作的高效、簡便、友好、運行穩定。

3實施效果

31提升財務結算能力，增強自動化管理水平

依托掃描識別技術，實現全程操作“按圖索驥”。供應商物資結算自助平臺通過掃描識別技術與SAP系統數據交互，將增值稅專用發票票面信息影像化、數字化。在供應商發票掃描環節，自動識別增值稅發票票面內容，智能匹配初始信息；在發票驗審環節，自動審核發票信息，實時歸集票據影像業務數據；在集中過賬環節，實現發票自動錄入過賬，會計處理由輸入數據向檢查數據轉變；在發票檢索環節，提供多條件搜索功能，實時跟蹤發票處理業務狀態。

32提升供應商管理水平，創新優化結算流程

創新優化結算流程，實現工作模式“化繁為簡”。供應商物資結算自助平臺將財務人員從單調枯燥的手工錄入勞動中徹底解放出來，將供應商納入發票處理工作流程，由供應商發起結算業務并進行發票掃描、打印、粘貼等業務操作。財務人員通過系統完成在線審批、校驗、過賬等業務處理，使傳統的手工處理發票向自動化、智能化、集成化方向轉變，增強了供應商參與物資結算工作的積極性，改變了企業財務人員編制隨業務量增長而同比例擴充的被動局面。

33提升企業財務管控能力，保證“三集五大”體系建設有效開展

集成系統應用，實現財務業務“兼容并包”。結算平臺上線以來，供應商物資結算自助平臺掃描識別正確率達9933%，驗審正確率達100%；財務與業務納入“一體化”在線管控，“影像流”與“任務流”暢通無阻、有條不紊；原始發票影像數據一次錄入、全程共享；審批環節規范統一、職責清晰；數據收集便捷高效、口徑多樣；財務與業務部門管理職能協同銜接、緊密耦合，有效打破“條塊分割”的管理壁壘，為“三集五大”體系建設業務融合提供有益探索。

34提升企業品牌價值，降低服務成本

促進優質服務，提升品牌價值。內蒙古東部電力有限公司物資公司在所屬物資供應公司供應商服務大廳設立自助結算終端，充分利用現有資源，改善服務環境，優化服務界面，簡化業務操作，豐富信息查詢，輔以友好的操作示意圖、完善的操作手冊及快捷的技術支持，使供應商得以“輕裝上陣”，降低了物資結算辦理難度，極大地節約了時間成本和人工成本。

參考文獻：

鄭瑩瑩供電公司原始憑證電子化應用研究及成效[J].現代經濟信息，2015（3）.