小學(xué)校園數(shù)字化背景下的檔案管理模式探究

高國(guó)臣

摘要：檔案管理工作涉及記錄學(xué)校發(fā)展與收集整理人事材料等，檔案也是非常寶貴的材料，所以小學(xué)檔案管理工作遠(yuǎn)不是我們看到我的這樣簡(jiǎn)單，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視發(fā)展檔案管理。如今，智能化、數(shù)字化已經(jīng)覆蓋到教育教學(xué)中，那么這又是否能夠應(yīng)用在檔案管理中呢？答案是非?？隙ǖ模皵?shù)字化”在一定程度上能夠創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理員的工作效率，幫助解決檔案管理中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題。本文將從小學(xué)檔案管理模式數(shù)字化的必要性與其存在的問(wèn)題和解決方法展開(kāi)說(shuō)明，希望能夠?yàn)樾W(xué)檔案管理工作數(shù)字化提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：小學(xué);數(shù)字化;檔案管理

新時(shí)代以來(lái)，教育改革不斷推進(jìn)，教育教學(xué)工作與互聯(lián)網(wǎng)的融合大大提升了學(xué)生的積極性。而學(xué)校管理工作中，也應(yīng)當(dāng)發(fā)展數(shù)字化，結(jié)合數(shù)字化系統(tǒng)、管理理念將學(xué)校檔案管理水平提升上去。由此，也能對(duì)學(xué)校日常應(yīng)用的電子文檔進(jìn)行管理，做好紙質(zhì)文檔與電子文檔的銜接，建立系統(tǒng)化的檔案管理模式，促進(jìn)學(xué)校管理水平不斷提升。所以，小學(xué)檔案管理工作發(fā)展數(shù)字化是非常必要的，學(xué)校與相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理模式，做好記錄學(xué)校發(fā)展歷程的工作。

一、小學(xué)檔案管理模式數(shù)字化的必要性

傳統(tǒng)檔案收集管理工作是與教育教學(xué)管理工作分開(kāi)的，并且只有在一學(xué)期或一學(xué)年結(jié)束后，檔案管理人員才能定期到各班級(jí)、教研部門、教研室、教學(xué)保障部門、學(xué)生管理部門等搜集原始材料，并加工潤(rùn)色后才算編撰完成。這一過(guò)程時(shí)間跨度較長(zhǎng)，會(huì)耗費(fèi)一定的時(shí)間成本與人力，來(lái)整理和加工原始材料。而檔案管理模式數(shù)字化后，管理人員就能通過(guò)校園網(wǎng)接收文檔材料，從而更加便捷、更加快速地完成檔案管理工作。由此我們可以看出，檔案管理模式數(shù)字化是非常必要的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)優(yōu)化校園網(wǎng)，做好校園網(wǎng)維護(hù)工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、校園數(shù)字化背景下檔案管理模式的存在問(wèn)題

1.檔案材料不準(zhǔn)確

數(shù)字化檔案管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)多人共同瀏覽，大大提升了相關(guān)部門的管理效率，提升了檔案材料的再利用率，有效減輕檔案管理工作人員的工作量。但與此同時(shí)，它也存在檔案材料不準(zhǔn)確的問(wèn)題。目前，檔案管理員可以從校園網(wǎng)中及時(shí)獲取小部分材料，但是往往這樣的材料遠(yuǎn)達(dá)不到檔案材料搜集標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作未能圓滿完成，未能搜集到在真實(shí)教育教學(xué)中應(yīng)用的材料。所以，檔案材料的準(zhǔn)確性非常重要，數(shù)字化管理推進(jìn)過(guò)程應(yīng)當(dāng)做好這一部分保證工作，從而真實(shí)有效記錄學(xué)校發(fā)展，傳遞學(xué)校精神。

在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)做好工作計(jì)劃，配合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完成前期檔案材料審核工作，只有符合接受標(biāo)準(zhǔn)的檔案才能夠通過(guò)審核，而儲(chǔ)存在學(xué)校檔案中。針對(duì)接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，工作人員應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)準(zhǔn)與流程，讓學(xué)校工作人員、教師、班主任等輕松完成檔案放置，并提供準(zhǔn)確、有效的信息。之后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與參與檔案放置的各部門人員做好溝通，保證材料交接過(guò)程中材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這樣就能夠完整的將檔案材料歸檔。所以，檔案材料的準(zhǔn)確性與真實(shí)性切不可在數(shù)字化過(guò)程中逐漸丟失，只有符合實(shí)際情況的材料才是必要收集和做管理的，這是檔案管理工作的根本意義所在。

2.檔案查閱不便利

目前數(shù)字化檔案管理并未全面替代紙質(zhì)檔案，所以檔案管理工作容易存在漏洞，帶來(lái)一定的不便利。在實(shí)際檔案接收與材料搜集過(guò)程中，兩套檔案也對(duì)于工作人員和查閱人員造成了一定的不便利影響。對(duì)此我們應(yīng)當(dāng)完善檔案管理工作機(jī)制，在數(shù)字化發(fā)展中保持“數(shù)字化”優(yōu)勢(shì)，細(xì)化各部分工作內(nèi)容，舍棄不必要的紙質(zhì)檔案，只留存蓋章、文件等重要檔案。由此我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理過(guò)程中存在的不便利問(wèn)題還是非常嚴(yán)重的，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)癥下藥，積極完善工作機(jī)制，改善這樣的基本問(wèn)題，不能本末倒置。

傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化的進(jìn)程中應(yīng)當(dāng)部分舍棄與優(yōu)化，將紙質(zhì)檔案逐漸更新到電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣才能夠真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，保證檔案管理水平不斷上升。工作人員應(yīng)當(dāng)將非必要紙質(zhì)檔案部分拍照、掃描，歸檔到電子系統(tǒng)中，如蓋章材料、簽字材料、書(shū)本式材料等都可以如此操作，并且之后的檔案保存通通按照電子版保留。這樣就能夠完成數(shù)字化檔案管理工作，當(dāng)然工作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)變通，在條件不允許的極端情況下也可以留存紙質(zhì)檔案，以記錄學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的精彩時(shí)刻與感動(dòng)時(shí)刻。由此就能夠解決檔案查閱不便利的問(wèn)題，讓大家能夠在校園網(wǎng)中同時(shí)多人查閱到有效信息，從而對(duì)學(xué)校有更加全面和豐富的認(rèn)識(shí)。

三、校園數(shù)字化背景下檔案管理模式的構(gòu)建

1.模式層次構(gòu)建

數(shù)字化檔案需要建設(shè)三個(gè)層次，第一層網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，即完善的校園網(wǎng)支持，全域網(wǎng)絡(luò)覆蓋，及時(shí)傳送文本資料;第二層網(wǎng)絡(luò)服務(wù)層，即完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)支持，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián);第三層應(yīng)用系統(tǒng)支持，即軟件系統(tǒng)應(yīng)用，能夠?qū)⑥k公、圖書(shū)等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共通，從而提高信息傳遞速率，提升信息資源利用率。由此就能夠構(gòu)建出一體化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式，從而實(shí)際提升檔案管理工作效率，減輕檔案管理人員的工作量。

2.模式體系構(gòu)建

數(shù)字化檔案需要建設(shè)三個(gè)體系，第一方面為權(quán)限體系，即根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況將原始材料分門別類，完成歸檔、查閱、檢索、整理、利用等權(quán)利，以方便后續(xù)的管理工作;第二方面為標(biāo)準(zhǔn)體系，即建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)體系，形成完整而統(tǒng)一的檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化儲(chǔ)存檔案原始材料;第三方面為人員素質(zhì)體系，即提高小學(xué)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)系統(tǒng)應(yīng)用和管理能力，從而提升實(shí)際管理水平。由此就能夠完善“體系”規(guī)劃，完整地構(gòu)建出數(shù)字化檔案管理模式，讓檔案材料發(fā)揮出實(shí)際意義，傳承學(xué)校文化，傳播學(xué)校文明，傳遞學(xué)校精神。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，數(shù)字化管理檔案能夠節(jié)省更多時(shí)間成本與人力資源，并且減輕管理人員工作量，提升學(xué)生檔案管理服務(wù)部門水平，傳承學(xué)校文化，傳承學(xué)校文明，傳遞學(xué)校精神。雖然目前檔案管理工作數(shù)字化存在一些問(wèn)題，但是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作模式，逐步完善管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。由此才能夠解決檔案材料不準(zhǔn)確、檔案查閱不便利等問(wèn)題，從而更好的記錄學(xué)校發(fā)展歷程，提升新時(shí)代檔案管理工作效率，以數(shù)字化、智能化新時(shí)代思路提升檔案管理水平。

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