人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考

王若冰

摘 要：隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，人才交流服務中心的檔案管理工作面臨著空前的挑戰。在人才交流服務中心的日常管理活動中，檔案管理占據著十分重要的地位。新形勢下如何選擇適當的檔案管理策略，提高管理效率，破解管理難題，已經成為人才交流服務中心所要面對的首要問題。

關鍵詞：人才交流服務中心 檔案管理 思考 應對措施

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）09（c）-0097-02

人事檔案是記錄一個人在社會活動中的主要經歷、道德素養、生活作風等個人情況的資料包，是企業選擇合適人才的重要根據。隨著新時代的到來，人才市場的檔案管理工作日趨復雜，因而在檔案管理工作中，一些相關問題也逐漸暴露出來，影響著檔案管理工作的順利進行，阻礙了社會的發展。

1 現存問題及其出現的原因

1.1 棄檔現象嚴重

人才交流服務中心所接收的檔案主要有以下幾類人群：需要辦理接收手續的各類高校畢業生；因私出國人員；在規定時間范圍內需要組織評審或者是申報的專業技術職務資格認定人員；社會流動人員；其他人員。對于以上幾類人群數量龐大，在人才交流服務中心對這些人群進行檔案管理的過程中存在著工作量大、工作內容復雜、分類困難等眾多問題。再加之許多檔案個人，特別是各類高校畢業生，由于短期之內可能找不到正式的固定工作，由畢業學校將其檔案郵寄到人才市場后就不再過問，久而久之就使得這部分檔案在當事人未知的情況下被棄檔，為其以后的檔案管理和使用都留下巨大的隱患。

1.2 信息管理滯后

隨著社會經濟的發展，信息科技技術也在不斷發展，但人才交流服務中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經頒布《關于實現人才交流服務中心檔案管理信息化的通知部署》，但基層人才交流服務中心信息管理的智能化較低，還是只停留在搜索、查詢等簡單層面上，無法發揮出應有的作用。雖然國家已經就該項問題提出了改善措施，但是并未起到較大的效果。在對社會人員檔案管理過程中信息化、網絡化還停留在較低的水平，尚不能和社會保險部門、人事部門、監察部門實現檔案信息的實時更新和共享。

1.3 對檔案管理工作重要性認識不足

現階段，我國部分人才交流服務中心仍然片面地認為，檔案管理工作只是單純地將單位日常工作中接收的檔案材料進行收集整理，而忽視了對檔案的有效管理。人員配備不足，硬件設備老化嚴重，績效考核也不列入考核范圍，從而導致了檔案管理工作在人力資源和社會保障部門得不到應有的重視，很多單位的檔案管理只是流于形式，沒有發揮檔案管理應當具有的作用。按檔案管理相關規定，每千卷檔案需要配備一名專職管理人員，但多數在崗工作的檔案管理人員均達不到規定比例。隨著畢業生人數的逐年累加，檔案數量也在不斷增長。因此造成的人力不足而導致工作無法到位。

2 主要應對措施及方式方法

2.1 加大宣傳力度

通過定期向社區和媒體發放宣傳資料、畢業季走進高校向應屆畢業生組織專題宣講等方式廣泛宣傳檔案的正規流轉途徑和重要性，提高畢業生們對檔案的認識，從而提高其對檔案的重視程度，拓展人事代理影響面，大力宣傳人事代理重要性，讓有需要的畢業生通過宣傳渠道進一步熟悉人事代理和檔案管理的區別，

2.2 加快信息化步伐

運用現代技術，在對檔案信息進行網絡化管理時，要確保信息的及時性和準確性，使不同的企業能夠依據需求更快速地對相應人才進行檢索，從而切實有效地提高了自身的服務效率以及企業人才檢索的有效性。

2.3 出臺完善政策法規

健全法律法規的建設，提高檔案管理的法制化進程根據檔案管理過程中所存在的糾紛，制定出科學有效的法律法規。人才交流服務中心工作人員制定詳細的宣傳手冊，通過手冊的發放告知檔案材料內容、如何補充，完善工作流程，簡化辦理手續，堅持按需服務。在維持原來的業務的基礎之上，包括人事檔案和人際關系的管理，工齡計算轉正定級、職稱考評、代繳社保、調整檔案工資、開具存檔證明、黨員關系代理、集體戶口落戶等，新增為單位提供用人指導、人才交流、崗位評估、年終考核等，為個人提供個性職業指導等服務。

2.4 提高重視，加強組織領導

領導重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及相關法律法規，以增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責，配備專人負責人事檔案管理，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，分管領導協同主管領導定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監督，及時發現問題解決問題。單位要運用發展的眼光，轉變思維方式，積極學習認識檔案管理對于人才交流服務中心的意義，給予足夠的重視，只有這樣才能夠保證人才交流服務中心更加有效地展開工作。

2.5 注重人才培養，加強業務培訓

加強檔案管理人員培訓，實現檔案科學有效管理。提高檔案管理工作人員的專業素質。可以通過聘請一些高校檔案管理的專業老師對檔案管理工作開展培訓，通過培訓使人才交流服務中心檔案管理的存放更加科學合理，工作人員能夠在實際的工作過程中為人才交流服務中心提供更加方便高效的檔案管理工作，也可以更加細致全面地為辦事群眾和高校畢業生提供服務。

2.6 規范檔案管理，提高責任意識

2.6.1 及時性

在進行檔案管理時，要確保歸檔的及時性。檔案管理工作人員應該應用統一歸類辦法，比如將全部檔案統一根據時間進行歸類，或者進行分級分類管理。如對于大量檔案，檔案管理人員可以先根據地區進行歸類，然后再對已經根據地區進行分類的檔案進行二次歸類，二次歸類即根據檔案的寄存日期進行分類，從而方便尋找。為提高檔案管理工作效率，檔案管理人員應盡快創新并完善檔案管理辦法，使檔案的歸檔程序化，可操作性強。

2.6.2 完整性

在進行檔案管理時，要確保檔案的完整性。規范檔案流轉手續，提高檔案流轉科學性和嚴密性。建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，按檔案管理相關規定辦理，檔案流轉中出現問題的要追究責任。接收檔案時要對檔案要件詳細審核登記，對不完整的檔案予以退回。檔案管理過程中加強對借檔、查詢等步驟的規范。調檔時手續的完整性和檔案內容的完整性均應予以高度的重視，防止出現推諉扯皮現象。

2.6.3 保密性

在進行檔案管理時，要確保檔案的保密性。檔案涉及到個人信息，極其敏感，一旦泄露會造成不可估量的損失。對于紙質檔案應該注重其原始性，避免隨意外借和查詢。對于電子文檔的保密應當注重其加密性。存放電子檔案的電腦應該避免接入互聯網而遭到黑客攻擊，應當采用加密處理技術，不定期地修改密鑰、加強跟蹤監控、及時備份數據等方面的技術處理。

3 檔案管理工作發展的新思路在人才交流服務

3.1 制定科學實施方案，選取多種數字化工作手段

人才交流服務中心庫存檔案資料數量龐大，年代久遠，如果簡單粗暴地將這些檔案數字化，只會大幅度增加檔案數字化管理工作的負擔和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數字化要采取科學合理的方式進行。要制定科學合理的檔案優化方案，做好庫存檔案的優化工作。根據人才交流服務中心檔案管理的具體情況以及所保存檔案所屬年代、使用頻率、保密級別和保管年限等等，對庫存檔案的優化工作制定出一份科學合理的方案。目前使用的數字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據庫存檔案的不同類別，采用不同的數字化手段。針對著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等要制定出合理的規范標準，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質的文檔掃描以后，其本質是圖片，依然不能實現全文檢索，雖然能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題：首先，費用高；其次，不能起到憑證的作用，需要原件復印以后加蓋檔案證明章才能有效。

3.2 軟件系統架構合理，功能完善，有擴展上升空間

系統架構應從做到應用層、技術平臺、數據層三層結構互相支撐，滿足前臺操作、管理炒作，以及外部系統接入等方面的需求。系統功能應包括：檔案采集功能，借助掃描設備將檔案按照國家規定的類別掃描到系統中，同時可以對檔案進行初步加工；查詢功能，借助系統可以通過多維度的查詢條件精確定位到某個人員的檔案；檔案調轉材料打印功能，日常業務辦理中的《檔案借閱登記表》《檔案查詢登記表》《取檔審批表》等相關單據通過簡單的按鈕點擊根據業務要求靈活地打印相關單據；業務辦理憑證采集，系統可以通過拍照設備將業務辦理的憑證信息采集到系統中，予辦理單據綁定，方便日后追溯；表單樣式定制，根據業務辦理特性，系統可定制業務單據；統計功能，通過業務數據的不斷累積，系統可以從不同的角色統計取得真實數據，如畢業生報道情況、就業情況、男女比例等；分配機制，系統合理分配不同工作人員進入系統的權限問題，從而達到各司其職的作用；最后系統還應留有一定的擴展上升空間，為以后新的發展和要求留下余地，避免重復建設，資金浪費。

該文對人才交流服務中心檔案管理的發展現狀進行了詳細的論述，為更好地完成檔案管理工作提出了一些具體可行的建議和措施。同時分析了檔案數字化管理方向是檔案管理發展的必然選擇，凸顯了檔案管理數字化的迫切性和必然性。檔案管理數字化是新形勢下檔案工作的一項重要內容，它作為一個新生事物，需要我們在工作中不斷對其進行摸索和研究，積累經驗，總結規律，改正不足，需要我們每一個檔案工作者及科技工作者，乃至各級領導積極探索、研究，推進檔案管理工作的發展。只有這樣才能做好新時期新形勢下人才交流服務中心的管理工作，使其充分發揮自身職能，更好地向企業和社會提供更為有效的服務。

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