芻議如何提高檔案管理的現代化水平

王剛　韓倩

摘 要：雖然近年來我國檔案管理水平有所提高，但相對于計算機科學水平和信息化技術的快速提高和發展，檔案管理的現代化發展水平是不夠的。根據科學化的最新要求，檔案管理要達到系統化、定量化、信息化、智能化管理的要求。文章就科學技術的飛速發展，著重論述了如何提高檔案管理的現代化水平。

關鍵詞：計算機技術；提高；檔案管理；現代化水平

目前正值現代化飛速發展的時代，任何工作似乎都與計算機技術有了必要的聯系，例如：檔案管理。要使現代化技術全面應用到檔案管理的工作中去，需要通過現代化技術的手段和方法使檔案管理工作上升到一個新的臺階，實現檔案管理工作的現代化，首要的問題就是如何提高檔案管理的現代化水平。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 部分檔案歸檔工作沒有建立起一個完整的業務機構

在較長時間以來，我國檔案工作普遍存在著檔案管理部門與基層單位在檔案管理上聯系的比較少，檔案的歸檔工作不及時、不規范的情況，這在一方面影響了檔案管理工作的有效性，另一方面也造成各部門之間檔案共享不及時，形不成一個完整的業務鏈，阻礙了檔案管理工作的進步和發展。[1]

1.2 檔案標準化程度低

檔案管理實現現代化的必要條件之一就是檔案標準化。我國從檔案管理工作開始初期就大力地推廣檔案標準化準則，明確檔案管理工作的重要性和地位，雖然在以后的較長時間里，檔案管理工作形成了初步的標準化體系，但是由于在推廣檔案標準度初期存留下來的歷史問題比較多，例如管理的分散性、標準化程度遠遠達不到現代化水平等，所以到了現階段，我國檔案管理工作面臨著管理設備不齊全、不統一，軟件研發也沒有遵循國際標準的問題。在這種情況下，檔案管理工作的發展就會出現很大的盲目性，就會導致在發展的道路上多走很多冤枉路，這樣既浪費了很多人力、物力、財力，又阻礙了檔案管理工作實現現代化。

1.3 高級專業管理人員缺乏

任何工作都是需要專業人士的，目前我國的高級檔案管理專業人員是非常缺乏的。所謂的高級檔案管理專業人員是具有非常高的政治理論能力和政策水平的，另外，這類人員還要具備較高的文化素質和掌握現代化管理檔案的工作技術，能夠為檔案管理實現現代化的發展之路出謀劃策。但是實際上，我國的檔案管理人員卻是恰恰相反，在這類人員中普遍都存在著文化水平低、缺乏專業的管理知識和專業水平，掌握不了現代化技術的問題。隨著信息化和網絡化的不斷發展和廣泛的應用，這對于檔案管理工作也在不斷提出新的要求，這更是對檔案管理人員提出了挑戰，但是對于目前我國檔案管理人員的專業素質來說，是遠遠不夠的。這些在管理人員身上的缺點同樣會反映到檔案管理工作上，更是影響了檔案管理工作的現代化進展。[2]

1.4 經費投入不足

就目前我國檔案管理工作來看，很多單位領導對檔案管理工作都不夠重視，對其重要性也意識不到，這就導致了領導人在調配資源時自然而然地疏忽了檔案管理這一領域，造成只有少量的資金投入到檔案管理部門，這種情況造成的最直接的結果就是檔案管理工作在實現現代化的過程中缺少足夠的資金來配備專業的硬件設備，特別是眾多的基層單位，檔案管理部門的設施更是落后，完全達不到規范化、現代化的要求，現代化建設最終成為一個遙遠的夢。因此，在檔案管理實現現代化的過程中，資金充足是一個必備的物質基礎。

2 提高檔案管理現代化水平的對策

2.1 加強檔案基礎建設，提高檔案管理的現代化水平

加強檔案管理基礎建設，首先就要提高檔案的歸檔工作的質量。提高檔案歸檔工作的質量就必須要建立檔案業務網絡，檔案歸檔工作不能僅僅依靠檔案管理人員收集來完成，更重要的是要有能延伸到各方面的檔案業務網絡，這樣才能在需要的時候第一時間將檔案歸檔，避免歸檔延期和不及時帶來的一系列問題，保證檔案歸檔工作的順利進行和高質量完成。[3]

2.2 實現管理現代化，增強檔案管理現代化意識

時代在發展，檔案管理工作也要隨著現代化的發展而發展，實現現代化是檔案管理工作在現階段的主要任務。管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂，這是檔案管理人員在現階段必須要認識到的問題，如果檔案管理人員沒有這種意識，就會造成在工作中出現很多不必要的麻煩，大大影響檔案管理現代化的進程。所以檔案管理人員要在檔案管理工作中依靠先進的計算機技術和信息化技術，實現檔案管理工作智能化、科學管理化、規范化，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

2.3 加快高級專業管理人員的培養與應用

高級專業管理人員的缺少是檔案管理工作實現現代化的一大阻礙，培養高級專業管理人員，不僅要使管理人員具備豐富的檔案方面的理論和實踐知識，還要具有非常高的政治理論能力和政策水平的、較高的文化素質和掌握現代化管理檔案的工作技術，做到能夠為檔案管理實現現代化的發展之路出謀劃策。要及時加強對檔案管理人員的培訓，不斷地為檔案管理工作補充新的管理知識和方法，只有把這類檔案管理人員應用到實現檔案管理工作的現代化中去，才能夠加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

2.4 強化管理意識，加大投入力度

在提高檔案管理現代化水平的進程中，不僅需要加強基礎建設、培養高級專業管理人員和強化現代化的意識，還需要有穩定的物質基礎，只有資源配置合理，我國的檔案管理現代化工作才會從整體上升一個高度，才能夠完全實現現代化，提高現代化水平。同時，各單位還要加強監督力度，真正做到資源分配在有用的地方，嚴防某些單位領導為了其他利益而忽視檔案管理工作建設。

3 結束語

綜上所述，要提高檔案管理水平并不是一項簡單的工程，它需要各方面的配合。它涉及到要了解工作中的薄弱環節，找到原因才能解決問題。但是需要我們明白的是，時代在發展，工作要進步，提高檔案管理現代化水平是不可避免的一次改革，我們要做的就是努力加強檔案管理的系統化、管理科學化、智能化，真正做到提高檔案管理的現代化水平。

參考文獻

[1]周立敏.提高檔案管理現代化水平的措施[J].讀書文摘，2014（10）：20、121.

[2]楊培花，楊德雄.提高檔案管理現代化水平的措施[J].現代婦女（下旬），2014（1）：1、206.

[3]趙映玲.提高檔案管理現代化水平的措施[J].東方企業文化，2014（8）：16、278.