淺談高校檔案管理信息化建設

葛雅京

摘 要：在高校的數(shù)字化校園建設規(guī)程中，檔案管理信息化建設是非常重要的組成部分，高校檔案管理工作只有實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，才能為高校的建設與發(fā)展提供更為快捷和優(yōu)質(zhì)的檔案信息，才能實現(xiàn)高校的發(fā)展目標。本文對當前高校檔案管理信息化建設進行深入的探討，針對當前高校檔案管理工作存在的問題進行分析，并探討相關解決措施，以供參考。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；培訓

隨著科學網(wǎng)絡技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案工作中發(fā)揮了越來越重要的作用，而數(shù)字化校園建設的提出，也是要求充分利用信息技術(shù)，不斷獲取資源、處理信息、傳輸信息以及應用信息，不斷向社會提供更多具有價值和重要意義的檔案信息。高校檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化和規(guī)范化，無疑能更好地為我國的教育科研管理事業(yè)服務。

一、當前我國高校檔案管理工作存在的問題

1.管理形式落后，管理意識薄弱

如今我國高校的很多高層管理者認為高校當前主要任務在于緊抓教學質(zhì)量和科研突破，其他的工作得不到應有的重視，這在一定程度上阻礙了學校的建設與發(fā)展。還有一些管理者認為檔案的管理就是簡單地對檔案進行記錄和保管，沒有把握檔案管理的內(nèi)涵，在資金上也沒有足夠的投入，使得檔案管理創(chuàng)新工作無法開展，庫房、辦公等基礎設施落后，嚴重阻礙了學校對廣大師生的服務以及整體規(guī)劃與建設。在管理形式上，仍舊有很多高校比較落后，無法與當前現(xiàn)代化管理接軌，而長年累月在檔案管理工作上的故步自封，又使得這類繁雜的工作得不到優(yōu)化，惡性循環(huán)產(chǎn)生。

2.專業(yè)素質(zhì)較低，機構(gòu)設置不當

由于多種主客觀因素的影響，目前高校存在很多用檔案工作解決人才家屬就業(yè)問題的現(xiàn)象，很多靠關系進入高校檔案管理職位的外行人員進行檔案管理工作，而且在專職的檔案管理隊伍中，年齡普遍偏大，有老化的趨勢，這一群體中嚴重缺少牢固掌握計算機基礎知識、熟練運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)且熟悉檔案管理方法和具備檔案管理經(jīng)驗的人才。[1]如今時代逐漸進步，科技逐漸發(fā)展，高校的檔案管理工作卻沒有得到實質(zhì)性的進展，也是由于檔案管理工作職位進入了很多專業(yè)素質(zhì)較低、學歷較淺的工作人員，這些工作人員基本沒有受過專業(yè)的訓練和嚴格的考核，專業(yè)技能、管理能力都比較差，思想老化也使得他們無心學習和運用先進的網(wǎng)絡技術(shù)，因此在高校檔案管理中工作效率較低。

3.利用效率不高，檔案功能單一

通常情況下，高校中都保存了大量的檔案資料，但是由于工作人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案管理價值利用效率也不高。很多人都認為檔案管理工作沒有實際的意義，只是單純的保管。因此，高校的管理者必須意識到檔案管理工作的重要性，只有逐漸改變管理人員檔案管理的思想方式，才能實現(xiàn)學校的建設以及更好地為廣大師生服務。

二、高校檔案管理信息化的必要性

1.符合信息時代的發(fā)展與建設

21世紀是信息化的時代，而高校實現(xiàn)檔案管理信息化建設是當代發(fā)展的要求，如今的社會信息化水平已經(jīng)成為了國家現(xiàn)代化水平的重要標志，高校積極實現(xiàn)信息化建設才能跟上國家信息化建設的步伐，才能不斷促進檔案事業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是由于工作人員被傳統(tǒng)陳舊觀念束縛，對高校檔案管理工作不上心、不重視，缺乏相應的資金投入，因而也就無法滿足現(xiàn)代信息資源的需求。檔案管理是學校建設的一項重要工作，也是學校信息資源的重要部分，關系著廣大師生的利益，因此必須加強高校檔案管理信息化建設，不斷推動高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.對高校檔案管理工作的推動作用

在高校檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化管理具有非常重要的作用，首先，檔案信息化建設有利于檔案管理工作人員大幅度提高工作效率，過去陳舊的管理模式大多采用檔案的人工收集、整理和保存，需要花費大量的人力和時間進行復雜的翻查，工作效率極低。在高校實現(xiàn)檔案管理信息化以后，工作人員可以利用先進的信息網(wǎng)絡技術(shù)收集整理檔案，一次數(shù)據(jù)的錄入可以終生使用，既可靠又安全，查詢工作也變得簡單而便利，人們可以利用網(wǎng)絡搜索輕松快速地獲取相關的信息和資料，滿足了廣大師生的要求，大幅度提高檔案管理工作人員的工作效率，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。[2]

三、實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設的措施

1.推動檔案管理規(guī)范化、標準化建設

檔案管理信息化建設離不開規(guī)范化標準化的要求，只有調(diào)整規(guī)范的管理形式，使用標準的管理程序，才能逐漸向現(xiàn)代化檔案管理方向發(fā)展。第一，全國應統(tǒng)一科學的檔案管理目錄標準，確定檔案信息屬于一種具有豐富內(nèi)容和復雜形式的源頭，除了合理利用網(wǎng)絡管理和查詢的規(guī)范性及便捷性外，還要遵循一定的目錄標準，幫助檔案查找者快捷準確地查閱檔案資料。第二，要建立規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，全國各大高校要根據(jù)學校自身的實際情況，建立符合自身特殊情況的信息資源庫，統(tǒng)一經(jīng)由計算機進行全部的管理，制度包括系統(tǒng)安全運行制度、檔案使用制度以及相關的權(quán)限制度等，管理過程中由高校的最高權(quán)限統(tǒng)一對所有資源進行整合，科學規(guī)范信息管理，并采用先進的管理軟件，逐漸建立包含高校上下所有信息資料的數(shù)據(jù)庫，更好地為廣大師生服務。[3]

2.加強高校檔案信息庫的數(shù)字化建設

全球的信息化建設加速使得各大數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系也越來越緊密，任何一個高校的資源都不僅僅局限于自身的應用，而是與全國甚至全世界各大高校的數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起，所以現(xiàn)代的信息化建設，獨立的高校檔案管理工作開發(fā)只是包含具有本校特色的檔案資源，提供給其他高校瀏覽使用的資源則可以實現(xiàn)資源共享的目的。因此必須建立能夠有效協(xié)調(diào)各大高校數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一檔案信息管理的龐大機構(gòu)，統(tǒng)籌整理各大高校的檔案信息資源，建立一個龐大的檔案網(wǎng)絡，真正實現(xiàn)檔案資料的資源共享。數(shù)字化檔案的開發(fā)、計算機技術(shù)的運用能為這一目的提供更大的推動力，將各種檔案信息錄入網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫上，實現(xiàn)數(shù)字化信息化的保存，從而為更多的需求者提供更廣闊的服務。[4]

3.加強管理人員隊伍信息素養(yǎng)培訓

高校檔案信息化管理建設離不開用戶之間的資源共享，因此檔案管理工作人員的任務非常重要，隨著信息化、現(xiàn)代化的逐步推進，當前檔案管理工作更需要一批既擁有專業(yè)技能又能熟練運用先進管理方式進行檔案管理的優(yōu)秀人才，高校必須加強檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的培訓，逐漸提高檔案管理人員的信息意識、專業(yè)知識和管理能力，為檔案管理人員提供更多培訓機會讓其掌握信息傳播的基礎知識和信息技術(shù)的運用能力，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，同時也要積極引進高素質(zhì)的檔案信息管理人才，加強檔案管理專業(yè)隊伍的建設，推動高校檔案管理信息化建設的發(fā)展。

四、結(jié)束語

當前，我國高校的檔案管理信息化建設依舊面臨很多困難，高校管理者只有充分全面了解到檔案管理工作的重要意義，推動檔案管理規(guī)范化、標準化建設，加強檔案信息庫的數(shù)字化建設，加強管理人員隊伍信息素養(yǎng)培訓，才能使得各大高校的檔案管理工作獲得更大的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現(xiàn)代情報，2007（06）.

[2]過奐穎，李建華.高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及對策[J].黑龍江科技信息，2009（31）.

[3]張 學.淺談高校檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2013（21）.

[4]譚春霞.高校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及對策研究[J].科技資訊， 2015（11）.

（作者單位：河池學院）