淺談檔案信息化建設(shè)的重要意義和實踐應(yīng)用

王海英 段樹華

一、信息化建設(shè)與檔案工作的重要意義

1.檔案是一種資源，是生產(chǎn)生活的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為信息源，越來越受到社會重視。檔案信息化主要包含三個層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征;三是編研成果等二次加工信息。

2.信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟時代的主線。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當然是貫穿全局的發(fā)展主線。 檔案的收集、整理、開發(fā)利用就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，是一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

3.檔案信息工作是信息化建設(shè)的必然要求，只有實現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。這就對檔案信息化提出了更高的要求，促使檔案工作者更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，不斷促進檔案工作改革加速前進。

二、檔案信息化建設(shè)的實踐應(yīng)用

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益。

1.檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出各種目錄等各種材料，可以極大地提高管理人員的效率。

2.檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，建立了圖像數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從數(shù)據(jù)庫中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負擔。

3.檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，為利用檔案提供了多種方式，包括直接查詢、電話查詢、網(wǎng)上查詢等。實行了計算機全面管理，操作方便，利用高效、便捷。檔案管理的職能不再單純是檔案的整理、保管、利用，而是公司內(nèi)部的信息中心。

4.更好地為公司發(fā)展出謀劃策。實施檔案管理的信息化后，公司人員可以利用大量的檔案信息和檔案編研材料信息，為公司上層決策提供依據(jù)，提高了公司整體的工作效率和競爭力。

三、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等三個方面。

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要包括計算機、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息資源建設(shè)。主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有室藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、錄像、錄音、照片檔案和實物檔案等）的數(shù)字化;二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

3.人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案的關(guān)系。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

四、檔案信息化建設(shè)舉措

加快檔案信息化建設(shè)要做好以下幾方面的工作：

1.加強領(lǐng)導，提高認識 。加大對檔案信息化的認知程度，對檔案信息化的重要性要有明確認識，要拓寬各級領(lǐng)導的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

2.加大投入，增配軟、硬件設(shè)施 。要舍得投入財力，在傳統(tǒng)檔案密集架、消毒柜、防磁柜等傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。包括計算機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)保障等，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.引進和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才。信息化時代的檔案工作需要大量的“通才”。這樣的人才有著更強的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓內(nèi)容中計算機知識的比例，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。

另外，加強檔案法制建設(shè)也是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，信息時代的檔案工作越來越多地涉及法律問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，檔案管理部門應(yīng)該充分運用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強有力的保障。

（作者單位： 國網(wǎng)冀北樂亭縣供電公司）