淺析會計信息化檔案的管理

楊紅梅

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料，它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案，既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案，又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。網絡技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，對包括會計信息化檔案在內的檔案管理工作提出了新的要求。

一、會計信息化檔案的特征

（一）無紙化與多元化

會計信息化要依靠信息技術來完成，則必須將所有的會計數據通過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發票和合同等紙質檔案，其他信息在進入計算機處理過程以后均存儲在計算機內部的磁性存儲介質中，在整個處理過程中沒有紙質介質參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計信息多元化，使會計信息已經不是簡單的賬務數據，還包含企業內部的各種管理參考信息、人事數據、企業運行趨勢、決策分析等。

（二）智能性與開放性

隨著計算機信息技術的發展，在會計信息化實現的同時也標志著會計工作進入智能化階段。會計信息化系統會自動根據會計數據的發展趨勢和狀態等信息進行智能分析并給出相應的參考意見。在會計數據表現出非正常趨勢時還可以發出警報信息，同時，會計信息化系統是一個開放的系統，可以實現與其他管理系統的對接及整合，從而實現信息共享與互通，使多方面數據綜合分析成為可能。隨著計算機技術的不斷提高，會計信息化系統的智能化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統之間的聯系也將更加緊密。

（三）高速性與準確性

會計信息系統是依賴計算機系統實現的，計算機對各種數據的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統還能對會計數據進行分析，將其從數據狀態轉化為信息狀態，使得會計信息化系統比傳統的手工系統和電算化會計系統更加高效。

二、會計信息化檔案管理中的問題及對策

（一）會計信息化檔案管理存在的問題：

1、只保存傳統的紙介質檔案，不保存磁介質或者光介質檔案（又稱電子檔案）;2、會計軟件不標準和不規范，影響了會計信息系統的應用和發展;3、會計信息系統網絡化剛剛開始，還需要加快發展;4、會計信息化水平偏低，僅處于管理型會計信息化階段與更高一層次的決策型會計信息化還有不小的距離等。

（二）可采取的對策主要有：

1、確保信息化檔案安全首先要完善管理制度，根據相關法律法規和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

2、對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據，保證數據的完整性。

3、對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統內部局域網，與Internet互聯網物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數據被破壞。

4、培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提，一方面，要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面，有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才，逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。

5、信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主，因為光盤作為一種光存儲介質，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。

6、不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務軟件，在存儲其會計檔案時，一定要將其對應的財務軟件一并存儲，以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤，影響會計信息系統檔案的再利用。

7、信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級，許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件，面臨淘汰，但新的計算機又不能運行老的軟件，無法查詢過去的會計信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。

（作者單位：唐山市引灤工程管理局邱莊水庫樞紐管理處）